总经办文秘主任岗位职责

文秘主任岗位说明书

三、工作关系

一、基本信息

岗位名称

：文秘主任 ：

编制者

人力资源部

审定者 所属部门

二、岗位目的

协助部门领导处理公文、会议材料及其他文字材料，协助安排对外接待及管关行政事务

指挥汇报关系 总经理助理 经理办主任 直接下属人数：5人

公司内部沟通关系 部门 各部门 公司外部沟通关系 单位 总部 部门 经理办 频繁程度 （频繁/经常/偶尔） 岗位 各岗位 频繁程度 （频繁/经常/偶尔） 频繁 经常 四、主要职责与工作任务 职责一：协助本部门领导处理相关文字工作

任务1：对公司正式印发的各类公文进行文字把关 任务2：协助本部门领导起草各类公文

任务3：起草公司半年和年度工作总结、各类会议材料及其他文字材料

任务4：各种文件、通知的上传下达 任务5：管理档案室、文书

任务6：起草向总公司上报的月度报告

职责二：协助本部门领导安排公司会议及各种接待工作

任务1：协助本部门领导组织召开半年、年度工作总结会议 任务2：协助本部门领导安排公司领导班子例会及业务例会及其它会议，做好会议纪要，并督促会议决议的贯彻落实 任务3：接待到访的总公司领导及其他客户

职责三：主管办公室的保密和安全工作

任务1：定期检查保密设备的安全状况 任务2：协助安委会做好各项安全生产工作

职责四：进行公章管理和办公室公车管理

任务1：按照公司《公章管理制度》对公司公章和介绍信进行管理

任务2：安排公车进行外事接待和车辆的日常维护 工作依据(与该岗位工作紧密相关的规范、制度、标准)： 企业管理奖实施细则、《中国远洋物流公司、中国外轮代理公司公文管理规定》、《大连外代文件材料立卷归档办法》

五、工作权力

人事权力：

财务权力：公车产生各项费用的审核 工作权力：

六、工作责任

对所负责文档的准确性、完整性负责，对车辆的保有、发生费用负责，对办公室泄密负责

七、任职资格

教育程度/经验

 学历：本科

 专业：文秘、管理类或其它相关专业  工作经验：2年以上

 外语语种与水平：能够运用外语进行工作交流

 计算机水平：能使用办公软件和办公操作系统，进行文字、图表、办公信息的处理

业务知识与技能

 业务知识：

1．了解物流、船代、货运知识。 2．了解管理、经济、法律等相关知识。 3．掌握档案管理、文秘。 4．熟悉公司规章制度。

 技能：

1．较强的写作能力

2．良好的沟通、组织协调能力 特殊要求

 性别：/  年龄：/  政治面貌：/  其他：/

八、关键绩效指标（KPI）

文档的准确性和完整性，办公车辆状况，用车费用控制