浅谈档案的开放与利用

浅谈档案的开放与利用

作者：周承莹

来源：《卷宗》2017年第13期

摘 要：档案受到越来越多的重视，档案的开放与利用已成为一种巨大的社会资源。分析档案开放利用的现状，发现档案开放利用存在的问题。探讨从法律的完善、社会环境的改善及各档案馆的管理服务提升的角度，如何更好、更深入、更全面的利用档案，使档案发挥其作用。

关键词：档案；档案开放；档案利用

档案如今已受到越来越多人的重视，它作为一种巨大的社会资源，正依法对社会开放，并逐步为全社会所广泛利用。档案中包括了各种各样的信息，而信息开放的程度已经成了一个社会开放程度的显著标志。档案的开放和利用已经成为一个非常重要的课题。 1 档案开放利用工作概述

如今的档案开放体系是档案馆—现行文件服务中心的“文档一体”、“文档互补”的开放格局；是档案馆—机关档案室之间的全方位的系统的开放体系。这种开放体系的最终目标是： 由“开放档案”最终实现“档案开放”——档案形成之日便是开放之时；同时在开放之时要制定“安全例外”与“一般例外”，确保档案开放“不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益”。 ①

（一）档案开放利用的现状

通过档案的定义：档案是自然人或法人在其社会活动中直接形成的，作为原始记录按一定规律集中保存起来以备查考的具有物理载体的文献。②档案的保存目的就是用来查考，以此人们从中获得历史的经验和教训。按照允许开放利用范围的大小，档案可分为3种：开放的档案、限制利用的档案和保密的档案。③

1、档案馆开放的档案。根据《档案法》 第十九条规定，开放的档案有3种分类：第一，开放期等于30年，“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放”；第二，开放期小于30年，“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年”，《档案法实施办法》进一步规定：这几类档案可以随时向社会开放；第三，开放期大于30年，“涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年”。

2、档案馆限制利用的档案。此类档案虽不向公众开放，但可以在有限范围内为一定的目的提供利用。根据《档案法》，开放期一般为自形成之日起满30年，限制利用的档案可分为两类：第一，没有到开放期的未开放的档案。《档案法》第二十条明确规定：“机关、团体、

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企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案……”第二，超过开放期而未开放的档案。《档案法实施办法》第二十条对此作了具体的规定：到了开放期但“涉及到国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的，以及其他到期不宜开放的档案，其向社会开放的起始时间可以延长到档案形成之日起满50年，满50年开放仍有可能对国家重大利益造成损害的，可以继续延期开放。由此可见，超过开放期而未开放的限制利用的档案也有一个开放期：大于等于50年。

3、保密的档案。这类档案是指在一定时期内仅供特定范围内的档案利用者利用的档案。国家档案局、国家保密局1991年9月27日发布的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第二条规定：如果原档案形成机关、单位认为仍属国家秘密的，应当自该档案形成届满30 年之日前的6 个月，以文书形式通知同级档案行政管理机关和国家档案馆延长保密期限。对于建国前后形成满30 年的已经解密的档案和未定密的其他档案，原则上应该开放利用。但是有“安全例外”和“一般例外”。在《暂行规定》第七条列举了20 款“例外”，例外是指开放利用时需要限制和控制的。 2 积极开展档案开放利用工作的作用

1、有利于政府实施“信息公开”制度，有利于体制建设，实现政务公开。信息公开是有关保障公民了解权和对了解权加以必要限制而组成的法律制度。

“信息公开”制度的具体要求有，行政许可机构将有关行政许可的资料和信息向社会公开，机关集体作出的重大许可决定也必须自觉地向社会公开其决议过程，从中可以看出要将这些信息向社会公布，便要借助档案。这些信息是保存在档案之中，这类行政档案的公开利用就关系到政府信息公开制度的完善情况了。

政务公开的主要内容是政务信息的公开，而政务信息的主要存在形式是现行文件或未到进馆年限的档案。我国实行改革开放以来，倡导行政公开办事原则，逐步推行了信息公开制度。由于我国的具体国情，政务公开制度是从“村级事务”开始的。村务公开的重点是财务公开村级财政公开的内容，主要包括财务计划及其执行情况、各项收入和支出、各项财产、债权债务、收益分配、代收代缴费用、小电费、以资代劳情况以及群众要求公开的其他财务事项。1998年6月美国总统克林顿访华。6月27日随同访华的专家在湖南省双峰县四个村参观时，既不听情况介绍，也不看准备好的材料，而是径直走进村档案室，通过档案了解中国基层的民主建设和村民自治情况。村务公开所要向人们公开的许多信息，许多内容都忠实地记载在档案和文件之中，村务信息公开的重要内容就是档案公开。

2、有利于档案事业的发展。档案最重要的功能就是以备人们利用查考，当我们充分意识到档案的重要性以及其价值后，如何利用就成了需要思考的问题。在档案事业的发展中，较好地开展档案开放利用工作正是档案事业发展的标志。档案利用工作是档案工作价值的直接体

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现，是档案工作的成果。而档案开放工作就是让更多人利用更多的档案，充分发挥档案的价值。档案的开放与利用体现了整个档案工作的价值，促进档案事业的发展。

3、有利于各档案馆、档案室在实践中提高档案工作水平。档案利用工作质量的优劣，成为衡量档案馆（室）业务工作开展程度及其质量高低的主要标准。人们利用档案通常是到档案馆或是在单位中的档案室，如果档案馆（室）的开放利用工作做得不好，那么就会影响其档案工作水平。而对社会开放档案，并且鼓励人们多去了解。去利用开放的档案的人多了，自然能够在实践中提高档案馆（室）档案工作水平。 3 如今档案利用开放工作存在的问题

从现在各方面看，人们利用档案的范围比较广泛，要求也越来越高。档案作为宝贵的信息资源，发挥着其查考价值，渗透到人们的生活之中。但是同时，不得不说，档案开放利用工作存在一些问题。

1、档案开放利用的速度迟缓。1980年中共中央作出关于开放历史档案的决定。1987年我国颁布了《中华人民共和国档案法》规定：“各级国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。”我国档案开放工作在世界上来说算是比较晚的。1794年法国政府以法令的形式宣布法国所有公共档案馆实行开放原则。19世纪后，欧洲各国逐步将其公共档案馆向公众和社会开放。与国外不同的是，我国不仅起始开放的时间较晚，并且从决定开放到真正实施的持续时间较长。我国虽然在1980年就规定开放档案，但时至今日，档案仍没有达到开放的目标。

2、档案开放利用的深度和广度不够。我国明清以前的历史档案很少，利用档案来展现历史的风貌以及还原历史真相很难办到。加上现代的档案大都市机关档案，反映“民间文化”的档案少之又少，造成档案的利用率不高。这虽然与利用者的需求有关，但更主要的问题是档案工作者对档案信息资源的开放程度。目前档案开放利用的深度和广度不能满足人们对档案中宝贵信息资源的开发和利用的需要。 4 如何扩大档案开放，提高档案利用 （一）扩大开放

1、推进法制建设，完善档案法规，档案的开放需要一个较好的法律环境和法律保护，档案的收集，保管，利用都需要法律的保护，需要一系列的法律、条例、规范、规定等组成完整的法律体系，明确的执法程序和相应的全民档案法律意识及良好的法律环境。大力宣传《档案法》、《保密法》，使人们自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人合法权益。有了良好的执法环境，对于档案的开放十分有益。作为档案工作者，要利用法律的手段，加大档案开放力度。并且在法律允许的范围内，拓宽开放空间。

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2、构建良好社会环境。在全社会营造尊重历史，重视档案的氛围，增强人们对于档案信息资源的需求。随着改革开放，社会对档案需求越来越大，档案被越来越多的人认知并利用。在这样的形势下，在社会中宣传档案信息资源的优势。档案信息资源是社会原始活动的记录，客观地反应历史面貌和人们的思想活动的特点。我们需要营造人们对社会信息的需要，使人们了解到档案中的资源可以满足人们不同需求，为档案开放营造良好的环境。逐步深化人们对档案性质和价值认识是有利于档案开放的。

3、扩大现行文件的开放。作为档案开放职能的延伸，我国许多综合性档案馆承担起开放现行文件的职能。现行文件的本质是提高和保障我国公民知情权，加强政务信息共享，促进社会主义物质文明，政治文明和精神文明协调发展。④开放政府的现行文件，不仅保障公民的知情权，提高政府工作透明度，还推进了档案业务工作的开放与档案管理的开放，推进了档案事业的发展。 （二）提高利用

1、确保提供高质量的信息。高质量的信息是档案事业发展的源泉。因此在做档案收集工作时，就要把好关，努力丰富优化馆藏，在数量和质量方面都要注意。在接收档案时不管是现行单位的档案还是撤销单位的档案都要顾全，特别是历史档案的收集，不光是纸质档案，还有一些特殊载体档案如甲骨档案，金文档案等；以及一些相关的资料，如地方志，文集，家谱等。这样保证了馆藏的数量与质量的丰富从而提高档案信息资源的质量，吸引更多人利用档案。

2、提供一流的服务。这就包括了档案人员的业务水平和素质，档案利用的环境，以及设备。档案人员的素质也成为提高档案利用的一个要素，能够与档案需求者很好的沟通，从而提高他们的满意度非常重要。利用档案时的设备条件要符合快速，便捷，这也是国家和档案部门需要努力的地方。另外，档案部门可以简化手续，使用电子检索系统提高档案利用时的效率。 3、使档案利用进入社会各个阶层。档案馆是档案事业的主体，可以通过档案馆将档案工作的管理制度，技能让全社会知晓。使档案工作进入社会各领域、各层面，尤其是新领域的管理。例如：近年来兴起的民营企业档案、农业与农村档案、社区档案、家庭档案、证券档案以及当前的热门话题信用档案等等，档案部门面临着挑战和机遇。使档案服务层面变广，提供服务不论地位，不讲学历和政治倾向，不看职业。只有让档案进入到各个阶层，各个领域，才能引起人们对档案查考兴趣，使人们充分利用档案，提高档案的利用率。

总之，在我国高速发展的今天，在透明度原则的要求下，我国的档案的开放工作受到了挑战。我国档案信息开放利用还需要进一步的改善提高，需要档案人员的思想的解放创新，以及全社会的努力，营造利用档案信息资源的氛围。 参考文献

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[1]吴文革：《构建档案开放的系统体例》，《档案学通讯》2003年第3期第12页。 [2]王向明：《档案管理学原理》，上海大学出版社2009年9月第一版第9页。 [3]刘国能等：《档案利用学》，中国档案出版社1996年7月第一版第71页。 [4]王向明：《档案管理学原理》，上海大学出版社2009年9月第一版第306页。