关于加强办公礼仪及秩序的相关规范

关于加强办公礼仪及秩序的相关规范

一、 总则

良好的仪容仪表能够展现个人良好的品格修养，有序的办公秩序可以创造良好的办公环境，规范的办公用语有利于营造融洽的沟通氛围，为提高办公效率、树立良好的企业形象，据公司的实际工作情况，制定本规范。

二、 办公仪表

个人形象 1， 仪表

1) 头发：应保持适当长度，整洁、干净，保持经常修剪，不宜涂抹过多的头油、发胶，不应有头皮屑等；

男士：不宜留长发，脑后的头发不得接触到衬衣

的领口处，头发不得遮盖住耳朵，鬓角不要过长；

女士：披肩发要整齐，不要看上去没有经过梳理，

不要留怪异的发型，头发帘不要长过眉头，挡住眼睛。

2) 脸部：

男士：尽可能不要留胡子，即使留也应整

齐，脸部应保持干净，注意鼻毛不要露在外面；

女士：不宜化过浓的妆，眉毛、嘴唇不要

用怪异颜色。

3) 口腔：口味应保持清新，牙缝不要有食物残渣。 4) 指甲：不要留长指甲，女士不要涂抹颜色过于鲜艳的指甲油。 5) 香水：

男士：应尽量使用品牌的男士专用香水； 女士：不宜喷洒味道过于浓重、气味过于

怪异的香水，应以气味芬芳、清淡为好。

6) 帽子：建议最好不要戴帽子、围巾。 7) 服饰：

男士服饰：

西装：一定要笔挺，颜色以藏青、深蓝、

灰色和米色为主，不要穿白色、红色、黑色（正式晚宴可穿黑西装）和绿色的西装。新西装袖口的标签要拆掉。一般穿西装只扣第一个扣子，如果是三个扣的西装，可以扣前两个扣子，坐下时应解扣，站起后应随手将扣系上。

衬衣：干净、整齐，尽量不要穿带有明花、

明格的衬衣，最好穿质地好的长袖衬衣；浅颜色衬衣不要太薄；袖口、领口要干净、平整；袖口要系好，袖子应比西装的袖子长出1公分，并能盖住手背；领角有扣的衬衫即使不打领带也要扣上；不打领带时，衬衣第一个扣子要解开；不要穿太旧、起泡或起球的衬衣；

领带：颜色不要浅于衬衣，尤其不要黑衬

衣白领带；不要带怪异的领带（如：皮的、珍珠的）；除本公司统一配置领带外,最好不要带印有其它公司名称的领带；领带下摆应长过皮带扣少许；穿毛衣或马甲时，领带应放在毛衣、马甲的里面即贴住衬衣。

腰带：一定是黑色皮腰带，腰带扣不要太

花，不可打其它色腰带，也不能太旧。

裤子：不得有褶，要有裤线，不要太短，

应盖住鞋面。

皮鞋：男士的皮鞋应以深色为主，如黑色、

棕色或灰色，不要穿太陈旧的皮鞋，要干净，跟不要太高。

袜子：应穿深色质地好的袜子，如棕、深

蓝、黑或灰色，不要穿质薄透明的袜子，尤其是不

能穿“白袜子”。

女士服饰：

帽子：女士在商务场合也不应戴帽子，晚

宴除外。

服装：女士应以职业装为主，穿套装时上

衣不要脱掉，切忌穿着袒胸露背、透亮、领口过低、过于怪异或露脐的衣服。

裙子、裤子：不要穿超短裙、牛仔裙或带

穗的休闲裙；裤子要整齐，不要穿过瘦的裤子，也不要穿吊脚裤。

鞋：鞋子应与服装相配，鞋跟不要太高或

太细或有破损，鞋面要干净，装饰物不宜过多；无跟鞋会使女士缺少女人味。

袜子：必须穿袜子。高筒袜的上端应被裙

子盖住。袜子质地、颜色与裙子、鞋的颜色要相配。不要穿带花、白色、红色或其它鲜艳的袜子，并一律穿肉色丝袜。长筒袜不能有破损。

提包：女士用的提包不一定是皮包或者名

牌，但必须质地好，庄重，并与服装相配。不能拎纸袋或塑料袋。不能背双肩背包，更不要只拿一个化妆包。

2，胸卡的佩戴：上班期间一律要求佩戴胸卡，胸卡遗

失者到相关部门办理补办手续。 3， 行为举止：

与人交谈要时刻表示关注，始终保持微笑，肯定处微微点头；保持同他人80cm_1m的距离；说话、交谈与对方视线应经常交流，（每次3—5秒），其余时候应将视线保持在对方眼下方到嘴上方之间的任一位置，重要的时刻眼神尤其要与对方有交流；语速适中，手势明确、适度，指示物体时要并拢手指引导他人的目光；

站立时，挺胸、抬头、收腹，手自然下垂，行走时身体略微前倾，视线注视前方，步伐沉稳；抬头，目视前方，挺胸直腰，肩平，双臂自然下垂，收腹，双腿并拢直立，脚尖分呈Ｖ字型，身体重心放到两脚中间。也可两脚分开，比肩略窄，双手合起，放在腹前或背后。

坐姿，轻轻入座，至少坐满椅子的２／３，后背轻靠椅背，双膝自然并拢（男性可略分开）。对坐谈话时，身体稍向前倾，表示尊重和谦虚。如果长时间端坐，可将两腿交叉重叠，但要注意将腿向回收。坐在办公桌前姿势应给人以精神饱满、积极的印象。

注：特殊情况有便装的，须经行政管理部批准。

三、 办公秩序

(一) 工作规范

1、工作时间每位员工必须讲普通话。见到领导要主动打招呼，员工相互之间宜称职务、老师或姓名，不得有其他称谓。

2、严格执行上、下班作息制度，不迟到、不早退。上下班自觉打卡。上、下午各有一次20分钟的弓箭休息时间，可以开展文体娱乐活动。

3、员工上班时间穿着应整齐大方，干净利落，不得穿短裤、拖鞋、背心。上班前不准饮酒。公司有重要活动时，男士应着西装、领带，女士应着正装，化淡妆、朴素、高雅、大方。

4、办公室内保持清洁、安静，房间内走动脚步要轻，抽屉、门窗轻拉轻放，下班前将桌面收拾整齐，墙壁不得张贴任何资料，不得悬挂其他个人物品，办公台四周不准张贴与办公业务无关的装饰性纸张。

5、电话铃响后要及时接听，并用礼貌用语“您好，这里是时代佳欣”，电话结束时，道声再见。讲话时声音要轻，简明扼要。必要时做好电话记录，接听电话时要压低音量，以免影响他人工作。

6、办公室所有电脑、门窗、灯具保持整洁、完好，下班后关闭所有电源、锁闭门窗。

7、上班期间，应遵守办公秩序。接待来访者，原则上应在会议室或接待室。

8、日常值班及节假日值班由行政管理部负责。

会议室的使用、管理，主管部门为行政管理部。负责保持会议室内清洁，保证会议室内灯光、空调、音响等设备的正常运行，协助相关部门做好各类会议的会务工作。

9、有现金及其它主要物品存放的部门，应使用保险柜，并装配防盗门（铁闸）或其他安保装置，确保安全防护措施可靠。大额现金应按规定及时存入银行。

10、所有工作职能均须按照有关工作程序进行，不得随意越级或擅自取舍程序。

11、工作时间禁止如额度物管报刊。休息时间阅读报刊后要注意整理、归位。

12、上班时间不准在办公室用餐或吃零食水果，不准做与工作无关的事，不得妨碍他人工作。

13、外来人员须经秘书请示领导同意后，方可进入总经理办公室。

14、员工外出办事，须在制定位置的外出登记表上写明外出的时间，地点、事因、以便联系。

15、对公司内部地形、管理方式、客户电话、客户名称等不得外传。

16、服从上级安排，高效率、高质量地完成自己的工作；严谨办事拖拉，效率低下，互相推诿。

17、严谨随意乱传，不得乱翻与自己工作物管的资料、文件等。

18、各部门专用的设备由各部门制定专人定期清洁，公司公共设施则由行政部负责顶起的清洁保养工

作。

19、公司行政管理部和总经办有权随时检查办公秩序情况，并做出相应处理。

(二) 办公环境规范

1、保持办公区域宁静、赶工工位整洁、办公物

品摆放有序。

2、每位员工必须自觉维护办公环境卫生，不得

随地吐痰，不得乱扔杂物。不在公共办公区吸烟（吸烟者请到各楼层的茶水间吸烟）、扎堆聊天、大声喧哗；节约水电；禁止在办公家具和公共设施上乱写、乱画、乱贴；保持卫生间清洁；在指定区域内停放车辆。

3、饮水时，如不是接待来宾，应使用个人的水杯，减少一次性水杯的浪费。

4、得擅自带外来人员进入办公区，会谈和接待安排在洽谈区域。最后离开办公区的人员应关电灯、门窗、及室内总闸。

5、办公桌位清洁，非办公用品不外露，桌面码放整齐，桌椅要经常擦拭，保持无灰尘。当有事离开自己的办公座位时，应将座椅推回办公桌内。

6、下班离开办公室前，使用人应该关闭所用机器的电源，将台面的物品归位，锁好贵重物品和重要文件。将自己的座椅推至办公桌下，如有客人陪坐时，应在客人走后将座椅放回原处。

7、室内不得乱接临时电线、插头，确有需要时应由专业电工进行处理，不得使用电炉及其他电热器具。办公室无人时，应切断相关电源，确保用电安全。

8、严禁在墙壁、门窗、上乱贴、钉、挂各种纸张、物品，严谨私自搬移、拆卸固定物品，损坏者将照价赔偿。

9、文件柜里的资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定期处理或销毁，避免多余物品占用文件柜的使用空间。

(三) 拜访客户

1、视情况提前一到三天约定，提前一天确认，若有改变，应尽早通知对方；

2、出访前应落实组队人员名单和带队人、主谈人；并准备齐全有关文件、资料、解决方案、演示文稿等；

3、拜访期间准确说明来意，准确、详实介绍有关方案、说明有关材料等，不应长久逗留；

4、拜访客户应按时到约定的地点访客，不得迟到；

5、告别时向对方致谢，并邀请对方回访。

(四) 接待客户

1、接待客户要友善，无论什么时候都能微笑接待客户；

2、客人到达后应立即起身迎接，安排到接待区

就座，及时安排递送茶水、饮料；

3、根据情况向客人引见本部门领导及有关人士； 4、热情、详细回答客人提出的问题，并赠送有关资料、文件等；

5、客人离去时应引领至楼梯口，然后告别。 6、需要宴请宾客者，按有关接待应酬规定办理。

(五) 对待同事

1、每位员工平等地享有法律和公司制度赋予的权利和义务，不得因性别、职务、国籍和其他任何理由歧视任何一位员工；

2、无论职务和能力高低，也无论个人的性格和工作方式如何，都应该尊重他人的人格尊严和合法权益，包括准时到会、耐心倾听等；

3、同事之间出现问题，应自行协调解决，本着沟通-理解-再沟通的方式寻求理解，不要争吵，也不要恶言相对，人身攻击，贬低、讽刺、挖苦、嫉妒都是不应出现的行为，严禁对投诉或持有不同意见的员工进行打击报复；

4、任何向公司汇报的工作信息，都应该如实反映。当工作中发现问题和疏漏时，不能掩盖问题，应及时向具有相关职责的人员汇报；重大、紧急和超出职责范围内的工作，应及时向上级主管、公司领导汇报和请示，以便妥善地解决问题。

5、与同事沟通时，应关注并尊重对方感受，不能以对方最终同意自己观点为唯一目标；

6、如果有不同意见，要敢于通过正常渠道提出，不能当面表示没意见而在背后散布个人的不同看法；

7、沟通中应该遵循四步骤，即：一是找到责任岗位直接沟通；二是找到该岗位的直接上级沟通；三是报告自己的上级去帮助沟通；四是找到双方共同上级去解决；

8、自身提倡的行为一定要身体力行，不能说一套做一套。

9、工作要有计划性，做到日事日毕、有始有终、专心致志、事事有回声、件件有着落。严禁办事虎头蛇尾，互相扯皮推诿。

四、 办公用语

部门内部规范用语

办公室称谓：

总经理： ■总、■总经理 部门负责总级别： ■总、■经理 部门负责总以下级别： ■经理、■主管

部门之间规范用语

1) 拨打电话时要先自我介绍部门，“您好，我是XX

部门的***？”

2) 电话响时，应在三次振铃内接听电话；如遇办公

室有来访者时，应 先向来访者致歉说：“抱歉！请您稍等一下！”，然后再去听电话。

3) 接听电话时应先向对方问好，接着自我介绍：“您

好，我是XX部XX”。

4) 如遇被找的人不在，应回答：“抱歉，他现在不在

办公座位”，或“他刚外出了”，“请留下您的姓名和联系电话代为转达！”并尽快告知当事人。 5) 遇有找公司领导或索要领导电话时，可委婉询问对方姓名、工作单位、联系方式及来电意途，将询问信息代为转达再与之联系，并于第一时间报告上级。“您好，请问您怎么称呼？是哪个部门？**现在不在，请问有什么事情可以代为转达？”如对方不愿说明意途，可“方便留下您的联系电话吗？等**回来一定代为转达！”

6) 对方找别人，“请稍等。” 或“XXX不是这个电话

号码，他（她）的电话号码是……”

7) 对方咨询的业务属于别的部门或别的工作人员的

职能范畴， “对不起，这个问题请您咨询XXX部门（人），他们的号码是……。”

对公司上级领导规范用语 对上级领导：

“×经理（主管），您好！请问您有什么安排\\指示”；

您好！我这边需要帮您做什么；

您好！我是XX部门***，您现在时间方便吗？

有事情需向您请示（汇报）”

其他：

初次见面说——幸会 请人批准说——指教 求人帮忙说——劳驾 请人看稿说——阅示 求人解答说——请问 托人办事用——拜托 陪伴客人用——奉陪 等候客人用——恭候 送客出门用——慢走 就别重逢说——久违 求人原谅说——包涵 麻烦别人说——打扰 请人改稿说——斧正 请人指点说——指教 赞人见解用——高见 中途先走说——失陪 请人勿送用——留步 与人道别说——再见

综合管理中心

2012-03-06