浅谈现阶段档案工作规范化标准化的建设

第３３卷第１期　青海师范大学学报（哲学社会科学版）　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｑｉｎｇｈａｉ　Ｎｏｒｒｎ￣ｌ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（Ｐｈｉｌｏｓｏｐｈｙ　ａｎｄ　Ｓｏｃｉａｌ　Ｓｃｉｅｎｃｅｓ）　Ｖｏ１．３３。Ｎｏ．１　２０１１年１月　Ｊａｎ．２Ｏ１ｌ　浅谈现阶段档案工作规范化标准化的建设　郑亚萍　（青海广播电视大学继续教育学院，青海西宁８１０００８）　摘要：随着信息时代和网络技术的发展，档案信息资源的开发和利用越来越受到重视，但是现阶段档案工作中存　在有不利于档案的提供和利用的问题。本文为档案实现信息化服务、提高档案管理水平，使档案工作重新具有新　的活力和价值提出一点建议。　关键词：工作定位；规范化；标准化；计算机管理；　中图分类号：Ｇ２７１．３　文献标识码：Ａ　文章编号：ｔ０００—５１０２一（２０１１）０１—０１５４—０３　在改革开放和现代化事业蓬勃发展的今天，档案工作情　况发生了很大的变化，档案工作要适应新形势，自觉以”三个　代表”重要思想指导档案工作，解放思想，实事求是，与时俱　进，开拓创新，敢于突破那些与时代发展不适应的工作理念　和工作模式，使档案工作具有新的活力和价值。　一它规范化和标准化、以便提高档案实体的质量．为档案的标　准化和规范化打下坚实的基础。　首先，公文用纸质量应该较好、幅面尺寸规范一定按国　家对公文的有关规定执行，要做到统一、规范、标准、排版形　式要横写横排、左侧装订。其次，注意公文制发是否履行签　发手续、是否符合审批权限、公文的标题是否准确，主送单位　、档案服务的政治与服务形式的定位是档案工作规范　化和标准化的前提　档案工作具有鲜明的阶级性，履行其服务职能要有坚定　正确的政治方向。新时代的档案工作必须坚持马列主义、毛　泽东思想和邓小平理论，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义　和抄送单位是否准确、落款是否和公文一致，日期是否准确。　第三、公文字迹要牢固、清晰。在公文的起草中应该使用不　易褪色的墨水书写。以保证字迹清晰、鲜明，这有利于档案　的保管和利用。但由于现在计算机的普及、很多公文从拟稿　到定稿全在计算机上完成，所以没有底稿。公文的文种、拟　的世界观、坚持正确的政治方向、以邓小平同志指示的“三个　有利于”为前提无条件地执行党关于档案开放、开发、公布、　利用的方针、政策、法规。坚持以社会利益为最高利益的原　制的格式要规范、以利于以后公文的标准化、现代化检索手　段的实施应用。　则实现档案工作社会效益和经济效益的最大统一，确保党和　国家秘密的安全、维护安定团结、政治上同党中央保持高度　一三、“以单位为主”的立卷归档为原则是推进档案工作规　范化、标准化的关键环节　致，使档案工作的服务职能有一个正确的政治定位。　档案工作的服务性突出地表现在档案利用的环节上，提　“以单位为主”的立卷归档原则就是要以单位形成的文　件为主的原则，不仅是我国文书立卷归档工作实践中形成并　供档案的服务形式包括档案的检索与档案信息的开发、编研　等、使档案检索及传递档案信息最有效，最具特色就是档案　服务的定位。　二、公文制发的规范化是档案工作规范化和标准化的基　础　坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准　化、现代化的一个重要原则。档案工作的目标就是要实现档　案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。　档案工作要以“以单位为主”原则指导下确立立卷归档的重　点，在实际操作中区分文件与资料，具体问题具体分析，以减　档案是由公文转化而来的，公文的制发和质量直接影响　少档案管理中的重复性和冗长性，提高档案利用的效果与效　率。　以后档案的质量，所以我们在制发公文的过程中，必须注意　收稿日期：２０１０－１１—２２　作者简介：郑亚萍（１９７１一），女，汉族，青海西宁人，青海广播电视大学档案馆馆员。　・１５４・　其次，在坚持“以单位为主”归档原则的前提下，注意有　效地维护全宗的完整性。在归档工作中把握重点，分清主　次，把好立卷的人口．使不该归档的文件不归档，但也要防止　应归档的文件散失，特别在立卷中要灵活合并同类项，保持　文件及问题的完整性和连续性，这样可以提高档案的完整性　和利用价值。为档案工作标准化和规范化管理奠定良好的基　础。　索与利用。　另一方面，应用计算机管理档案的标准化、规范化，还必　须建立在档案的立卷归档及其管理的标准化、规范化的基础　上。因此．从档案管理现代化的要求出发，必须制定相关的　业务标准，规范管理，为数据的采集和录入奠定基础。档案　人员要以贯彻实施档案信息化标准和规章制度为手段，逐步　规范、统一档案信息化建设，为档案信息资源共享和安全提　供保障。要使档案信息在市场环境下找准位置、发挥实效是　再次，在做好常规的接受工作的同时．积极主动地做好　现实的、即时性的重大活动、重大工作、重大事件档案史料的　征集接收工作。要以强烈的紧迫感、使命感、广泛深入地开　展档案资料的“补缺补漏”工作，尤其在成人高校中，普遍存　在着教学档案缺失的现象，这已经成了高校成人教育评估中　存在的最大问题。　档案人员应该积极寻求符合高校成人教学档案共性的　管理服务模式与技术，并将各种管理服务优化整合为有机联　系的服务体系，向档案用户提供不同形式的服务。档案部门　要围绕学校教育教学这个中心，努力更新思想观念，加强信　息的需求与研究，把重要的教学档案信息编制成专题材料，　并通过档案网页、校园网把存放的档案信息及时提供给利用　者，真正实现资源共享．利用方便快捷，以便最大限度满足利　用者对教学档案信息资源的各种需求，为教学第一线服务。　四、全面推进文书立卷改革。推进档案事业与时俱进　提高档案室现代化管理水平首先要提高案卷质量，推进　档案工作的规范化、标准化。不断深化的工作实践证明，卷　宗是否完整决定了档案的利用价值，而立卷装订方法与案卷　装订质量也决定和影响档案工作的规范化和标准化，维护卷　宗的稳定型。要实行《归档文件整理规则》，在新形势下，找　出一套更合理地整理方法和手段，提高档案的现代化利用水　平。　《归档文件整理规则》的实施减少了工作程序，减轻了档　案工作人员的工作量，提高了工作效率，这是对立卷方式的　改革，顺应了办公自动化对文件材料归档管理的必然要求，　利用档案现代化管理软、硬件配置，为推动档案工作现代化　创造了机遇。　加强档案利用工作，利用档案信息为各级领导决策、为　改革开放和现代化建设、为满足人民群众日益增长的物质文　化需要提供全面、及时、有效的服务．是档案工作的根本要　求。档案业务工作必须着力推荐档案利用工作，面向大局，　面向大众，全方位的提供档案服务。　五、档案人员的时代意识是推进档案标准化、规范化的　关键　在档案管理工作中应用计算机技术．必须建立在标准　化、规范化的基础之上。档案管理的目的是为了利用，实现　档案为经济建设服务的大目标。只有通过网络工程，使本部　门、本单位的档案信息资源成为全社会共享的信息资源，才　能真正实现这一目标。这就要求档案指导部门制定统一的　标准及规范，从选购档案管理软件、制定数据录入统一标准　等方面加以规范，以便于数据的移交与接收、档案信息的检　信息价值竞争的重要措施．实现这一目的的条件就是档案人　员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，更新　知识，努力学习现代化设备的实践技术，以应用多媒体技术、　网络技术等现代化信息技术实现档案信息资源检索和利用　自动化、在线化为重点的档案信息资源开发利用系统建设；　以计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识　培训教育为重点培养档案信息化人才队伍，推进档案工作的　进程，努力使档案信息化建设成为现代化信息化的重要组成　部分。　（一）提高档案工作的标准化程度　档案工作现代化的基础是标准化。计算机在档案管理　应用中涉及的每个问题。如数据著录、设备兼容、应用软件推　广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。在标准化的　基础上大力推进计算机应用的社会服务，这是档案部门获得　高质量技术支持和减少人力、物力投人的最有效的途径。　（二）加快在档案工作者中的计算机知识普及　尽快使计算机文化成为每个档案工作者必须具备的基　本职业技能，解决电子文件归档和电子档案的长期保存问　题。电子文件的归档问题应引起更多的注意。加紧制定有　关的国家标准或行业标准。电子文件生成的数量已很惊人。　而其与纸质文件的区别又很大，目前多数档案工作者对其特　性还很陌生，这不能不说是很大的隐患。国家档案局已经成　立了电子文件归档问题领导小组，并由专门的课题组研究解　决有关的问题。虽然已在问题分析和标准制定上有了一些　初步进展．但离真正解决这个问题还很远。针对这个问题必　须在如下几方面作出艰苦的努力：（１）进一步研究各类电子　文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖　析．在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、　安全性等方面的技术措施。（２）与电子文件的形成部门主动　配合，共同制定相关标准，并严格执行。由于电子文件的管　理工作跨部门、跨行业，因此标准化涉及的种类多、范围广，　其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引起足够的　重视。（３）提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提　出要求，解决逻辑归档的不安全性、物理归档的载体选掸、设　备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。　六、推陈出新．加快实现档案工作服务机制创新的新突　破　档案工作服务机制创新对于提高服务水平　促进档案事　业的健康发展，有着十分重要的意义。我们档案人员应该紧　紧围绕创新档案工作服务机制这一重大课题，广开思路。　・　１５５　・　心钻研，进一步解放思想，大力推陈出新，加快实现档案工作　案产业的开发。所以，档案信息服务方式很难达到市场所需　的“快、精、准”要求。　（三）档案内容及栽体的变化对档案信息工作提出新要　求　服务机制创新的新突破。开辟新领域、创造新方式，积极引　进和借鉴兄弟档案部门好的做法和成熟的经验，博采众长，　进一步丰富和创新档案服务机制的思路和方法，把档案工作　推向一个新阶段。　（－－）档案工作改革是信息化建设的必然要求　在信息社会中，信息消费将成为加快社会信息化进程的　源动力。在信息化建设发展的过程中．社会各信息部门担负　促使变革主要表现在档案内容及载体的变化，档案信息　量的骤增、档案信息服务对象的变化，以及档案信息资源作　为社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来，相对　来讲，过去传统服务方式已经不能适应新的档案事业发展，　着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会　这必将带来新的变革。　信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要　现行档案信息服务正面临着严峻的挑战和难逢的机遇，　的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息　正处在革命性变革的酝酿期。许多看似天经地义，不可更易　部门的使命．是经济发展途径变革的要求．是生产力进步方　的传统体制、方法和模式已经受到档案工作者的挑剔和怀　式转变的要求。生产要素发生了变化，信息将成为失去生产　疑。　力发展的关键因素。同时，由于档案部门作为重要的文献信　（四）实现信息及载体类型的多样化　息源的社会地位得以确立和巩固，使得经济发展途径的变革　磁盘、光盘、缩微品等多种载体形式将大量运用，它们具　和发展模式的转变，从根本上改变了社会各部门工作的发展　有存贮容量大、处理速度快的特点。对一些珍贵档案、科技　方式和运作模式。　档案图纸的管理具有一定的保护作用，广泛用于档案信息全　（二）信息资源的保护与开发对档案信息工作提出新要　文检索、编目和参考查询服务，使用者使用档案信息时更加　求　方便和快捷。　资源保护主要指数据库建设和网络化建设。数据库建　（五）利用网络平台提高信息服务效率　设一般都是某一类型档案文献信息库的建设。网络化建设　充分利用互联网和电子政务网络平台，做好已公开档案　则是各数据库的互相联网．以便实行资源共享。它们是档案　信息和已公开现行文件资源的有序整合、传输与发布。充分　信息服务的坚实基础，但当前这一工作无论是人们的思想观　利用互联网档案网站提供档案信息查询检索服务，定期公布　念，以及实际现状都远远滞后，它是对档案信息服务方式发　开放档案目录和全文信息，为社会公众提供已公开档案信　展变革的重要影响因素之一　息、已公开现行文件及其他政府公开信息服务；充分利用各　另外，要使档案信息服务向现代化和社会化不断迈进，　级政务网，构建为各级党政机关和社会有关部门提供暂不开　档案信息资源的有偿开发和利用非常重要。从我国目前现　放档案信息服务的共享平台，最大限度地实现档案文件信息　状看，整体现代化技术设备水平不高，即使拥有计算机的，也　的共享。　多用于内部业务工作的管理，较少用于档案信息的处理和档　Ｓｔａｎｄａｒｄｉｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　Ａｒｃｈｉｖａｌ　Ｗｏｒｋ　ａｔ　ｔｈｅ　Ｐｒｅｓｅｎｔ　Ｓｔａｇｅ　ＺＨＥＮＧ　Ｙａ—ｐｉｎｇ　（Ｓｃｈｏｏｌ　ｏｆ　Ｃｏｎｔｉｎｕｉｎｇ　Ｅｄｕｃａｔｉｏｎ，Ｑｉｎｇｈａｉ　Ｒａｄｉｏ　ａｎｄ　Ｔｅｌｅｖｉｓｉｏｎ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｘｉｎｉｎｇ　８１０００８，Ｃｈｉｎａ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ　ａｒｃｈｉｖａｌ　ｗｏｒｋ　ｉｓ　ｔｈｅ　ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ　ｏｆ　ｓｏｃｉａｌｉｓｍ　ａｎ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ａｎｄ　ｉｎｄｉｓｐｅｎｓａｂｌｅ　ｐａｒｔ　ｏｆ，ｉｓ　ａｎ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｂａｓｉｓ　ｆｏｒ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｗｏｒｋ，ｗｉｔｈ　ｔｈｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ａｇｅ　ａｎｄ　ｎｅｔｗｏｒｋ　ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ，ｔｈｅ　ｄｅｖｅｌｏｐ—　ｍｅｎｔ　ｏｆ　ａｒｃｈｉｖａｌ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ａｎｄ　ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｍｏｒｅ　ａｎｄ　ｍｏｒｅ　ａｔｔｅｎｔｉｏｎ，Ｈｏｗｅｖｅｒ，　ａｒｃｈｉｖａｌ　ｗｏｒｋ　ａｔ　ｔｈｉｓ　ｓｔａｇｅ　ｉｓ　ｎｏｔ　ｃｏｎｄｕｃｔｉｖｅ　ｔＯ　ｆｉｌｅｓ　ｔｈａｔ　ｅｘｉｓｔ　ｉｎ　ｔｈｅ　ｐｒｏｖｉｓｉｏｎ　ａｎｄ　ｕｓｅ　ｏｆ　ｆｕｌｌ　ｓｏｃｉａｌ　ａｎｄ　ｅｃｏ—　ｎｏｍｉｃ　ｉｓｓｕｅｓ　ｗｅｒｅ　ｄｉｓｃｕｓｓｅｄ．Ａｎｄ　Ｏｎ　ｔｈｅ　ｆｉｌｅ　ｂａｓｅｄ　ｏｎ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　ｓｅｒｖｉｃｅｓ　ａｎｄ　ｅｎｈａｎｃｅ　ｔｈｅ　ｌｅｖ—　ｅｌ　ｏｆ　ｒｅｃｏｒｄｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ。ＳＯ　ｔｈａｔ　ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ　ａｇａｉｎ　ｗｉｔｈ　ａ　ｎｅｗ　ｖｉｔａｌｉｔｙ　ａｎｄ　ｖａｌｕｅ　ｏｆ　ｓｏｍｅ　ｒｅｃｏｍｍｅｎｄａ—　ｔｉｏｎｓ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｗｏｒｋ　ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ；ｆｏｒｍａｌｉｚａｔｉｏｎ　ｓｔａｎｄａｒｄｉｚａｔｉｏｎ；ｃｏｍｐｕｔｅｒ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　・　ｌ５６　・