集团企业采购内控

1 采购管理风险与关键环节控制 1.1 采购管理风险

采购，主要是指企业外购商品并支付价款的行为，企业在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险，如图2—1所示。

采购行为违反国家法律、法规和企业制度规定，可能遭受外部处罚导致经济和信誉损失 采购未经适当审批或超越授权审批，可能应重大差错、舞弊、欺诈而导致损失 请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊行为 采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可能造成资源浪费 盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致企业资金损失 验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失 风险1 风险2 风险3 风险4 风险5 风险6 风险7 付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致却资金损失或信用受损

图1 采购管理中存在的风险示意图

1.2 采购管理关键环节控制

企业在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图2—2所示。

关键环节1 建立采购业务岗位制造制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保相互分离制约 依据购置商品和劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应请购权限并制定相应的请购程序 明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法，确保采购工程透明 加强非财务方面采购物资信息的收集，明确信息沟通方式 关键环节2 关键环节3 关键环节4 关键环节5 明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证和记录的完整

1.2 职责分工与授权批准

1.2.1 采购管理岗位设置

1.采购管理控制岗位职责

企业应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的之前、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表所示。

表2—1 采购管理控制岗位职责一览表

采购管理控制岗位 主要职责 ◇审批采购部门各项规章制度 不相容职责 ◇拟定采购计划和购货合同 1.总裁 ◇审批年度采购预算和采购计划 ◇审议批准合格供应商名单 ◇审批预算及计划外采购项目 ◇批准请购单和重要购货合同 ◇制定采购部门各项规章制度 ◇选择供应商 2. 财务总监 ◇审核采购部门各项规章制度 ◇审核面读采购预算和采购计划 ◇审核预算及计划外采购项目 ◇根据权限审批请购单和购货合同 ◇审批年度采购预算和采购计划 ◇审批预算及计划外采购项目 ◇制定采购部门各项规章制度 3. 采购部经理 ◇制定采购部门各项规章制度和工作流程 ◇编制年度采购预算和采购计划 ◇审核购货合同和采购订单 ◇在授权范围内签订购货合同 ◇办理大宗物资及重要物资的采购 ◇组织进行合格供应商的选择和评审 ◇批准采购计划及预算 ◇批准计划外采购项目 ◇选定合格供应商名单 ◇填写采购订单 ◇起草购货合同 4. 采购员 ◇进行市场调查，填写询价比价单 ◇负责起草购货合同和填制采购订单 ◇提出付款申请 ◇实施采购，办理退还货事宜 ◇建立、更新与维护供应商档案 ◇参与对供应商质量、交货情况等的评价 ◇制定采购部规章制度 ◇制订年度采购计划及预算 ◇审批购货合同和付款申请 5. 财务部经理 ◇审核购货合同及付款申请 ◇审批会计提交的付款凭证 ◇参与合格供应商评审 ◇参与商定对供应商的付款条件 ◇实施采购 ◇编制采购预算和采购计划 ◇执行具体结算工作 6. 应付款会计 ◇核对原始凭证并入账 ◇开具付款凭证 ◇批准付款 7. 出纳 ◇支付货款 ◇编制本部门年度采购预算和采购计划 ◇提交推荐供应商名单 ◇编制付款凭证 ◇实施采购 8. 采购物资使用部门 ◇提交请购单 ◇参与检查采购物资质量 ◇参与合格供应商选择评审 ◇对不合格及报废物资提出处理意见 9. 质量管理部 ◇事先检验样货质量 ◇检验所购物资的质量 10. 技术部 ◇提供对所购物资的专业技术建议 ◇参与对持有物资的技术检验工作 11. 仓储部 ◇参与外购物资的出入库验收 ◇外购物资的标识、保管、收发 ◇提出外购物资的补仓申请

2. 采购管理岗位工作职责

（1）采购部经理岗位工作职责，如表2—2所示。

◇审批请购单 ◇决定供应商名单 ◇实施询价比价 ◇物资在库管理 ◇采购物资的询价比价 ◇具体实施采购 表2—2 采购部经理岗位工作职责一览表

岗位名称 工作联系 采购部经理 内部 部门名称/编号 直接上级 财务总监 总裁、财务总监、质量管理部、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工 外部 工作目标 序号 1 2 潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等 完成企业年度采购计划，降低采购成本名和利控制部门费用 工作职责 负责程度 全责 全责 制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行 制订采购部年度。季度、月度工作计划及采购预算，报上级审批 3 4 5 6 负责完成企业所需各类物资的采购任务 负责重大数量及重要物资的采购工作 组织市场供货信息调研和供应商评审 负责采购合同管理及合同纠纷的防范 全责 全责 全责 全责 7 8 9 确认 负责组织建立和完善供应商档案 组织合格供应商的选择评审工作 负责采购内部管理的各项工作 全责 全责 全责 我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！ 确 认 人： 确认日期： 生效日期

批准日期 （2）采购员岗位工作职责，如表2—3所示。

表2—3 采购员岗位工作职责一览表

岗位名称 工作联系 采购员 内部 部门名称/编号 直接上级 采购部经理 采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量管理部、提出采购申请的各部门 外部 工作目标 序号 1 2 3 4 5 6 7 潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等 保证企业 物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合企业相关规定 工作职责 负责程度 全责 全责 全责 全责 全责 全责 部分 填写采购订单，并跟踪订单，保证物资及时供应 进行市场供需调查，编写市场调研报告，报上级领导审阅 进行询价、比价，编写询价、比价记录表，报上级领导审阅 负责与供应商进行接触和谈判，尽量降低采购成本 负责草拟购货合同的相关条款，报上级领导审批 负责办理不符合企业要求的采购物资的退换货工作 审核购货合同的付款条款及采购发票、结算凭证等相关凭证，并提交付款申请 8 9 确认 负责建立供应商档案，并及时更新 参与合格供应商的评选工作 全责 部分 我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！ 确 认 人： 确认日期： 生效日期

批准日期 2.2.2 采购授权审批制度

受控状态 制度名称 采购授权审批制度 文件编号 执行部门 第1条 目的 为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。 第2条 进行授权审批 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务 1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。 2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 第4条 专家论证适用情形 对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。 第5条 请购 使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。 第6条 审批 采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。 1．采购预算内采购额在×万元以内的，采购经理审批；采购额在××—××万元的，由财务总监审批；采购额在××—××万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。 2．采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。 3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。 监督部门 考证部门 第7条 采购 1．采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。 2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。 3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。 （1）采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。 （2）采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。 （3）采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。 （4）采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。 第8条 验收 质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。 1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。 2．采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。 第9条 付款 1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。 2．应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××—××万元的，由总裁审批。 3．预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××—××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。 4．审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。 第10条 账务处理 1．财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。 2．将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。 3．每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。 第11条 对账 1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。 2．取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

2.3 请购与审批控制

2.3.1 采购计划编制流程

部门 步骤 总经理 财务总监 财务部 采购经理 采购员 相关部门

下达经营目标 下达年度企业经营目标 汇总各部门采购计划 分析上年度经营收集并分析相关信息 编制本部门采购计划 进行 相关 状况及年度经营目标等相关信息 确定采购种类、信息 分析 数量、种类、时间、方式等 编制总体采购预算 编制 制订 审批 采购 计划 审批 审核 审核 审核 采购计划 审批 审核 审核 审核 执行 采购计划 调整 采购 计划 及时更新采购计划 定期编制采购差异分析报告

2.3.2 采购申请审批流程

部门 步骤 部部门提交 提交 申请 汇总、整理、采购申请 采购申请单 部门负责人 签字确认 总经理

财务总监

财务部

出纳员

会计

内部职能部门

进行 审批 审核 审核 审核 检查库存物资 储存情况 呈交采购 申请单 实施 采购 按照申请单 进行采购

2.3.3 采购申请审批制度

受控状态 制度名称 采购申请审批制度 文件编号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。 第2条 本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。 第3条 责权单位。 1．采购部负责企业所需物资的采购工作。 考证部门 2．财务部负责采购物资的货款支付工作。 3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。 4．财务总监、总裁根据权限审批采购项目。 第2章 请购审批规定 第4条 原材料或零配件的请购。 1．需求部门请购。 （1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。 （2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。 （3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。 2．仓储部门请购。 （1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。 （2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。 ①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。 ②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。 ③采购部应将处理过的请购单归档备案。 第5条 临时性商品的请购。 1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。 2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。 3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。 第6条 经常性服务项目的请购。 1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。 2．使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。 第7条 特殊服务项目的请购。 1．特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。 2．总裁、董事会或股东大会进行审议批准。 3．审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。 第8条 资本支出和租赁合同。 1．对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。 2．对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。 第3章 请购单规定 第9条 请购单的开列和递送。 1．请购单的开列。 （1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。 （2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。 （3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。 （4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。 2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。 3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。 4．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。 5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。 第10条 免开请购单部分。 1．总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。 （1）礼仪用品，如花篮和礼物等。 （2）招待用品，如饮料和香烟等。 （3）书报、名片、文具等。 （4）打字、刻印、账票等。 2．零星采购及小额零星采购材料项目。 第11条 请购事项的撤销。 1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。 2．采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。 （1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。 （2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。 （3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。 第4章 附则 第12条 本制度经总裁审批，自颁布之日起执行。 第13条 本制度由采购部负责解释。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期 2.3.4 采购预算管理制度

受控状态 制度名称 采购预算管理制度 文件编号 执行部门 第1条 目的 为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。 第2条 采购预算管理的含义 1．采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。 2．预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。 3．采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。 第3条 编制采购预算 1．编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程 监督部门 考证部门 序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。 （1）根据企业年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。 （2）采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交总裁审批。 第4条 执行采购预算 1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。 2．对预算执行过程进行监控。 第5条 分析和调整采购预算差异 1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。 2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。 第6条 采购预算资金控制 1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。 2．部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。 3．对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。 4．对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总裁审批后才能给予办理。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

2.4 采购与验收控制

2.4.1 采购询价比价流程

部门 步骤 总裁 财务总监 采购经理 采购员 供应商

收集供应商基本进行 询价 报价信息 制作并发出询价单 汇总分析所有供应商报价 进行 比价 审批 审核 审核 与供应商进一步洽谈价格 填写询价比价单初步选择供应商 进一步进行洽谈 提供资料 报价 洽谈价格 洽谈价格 选择价格最优供确定价格 确定供应商名单 审批 审核 审核 应商

2.4.2 供应商选择流程

部门 步骤 总裁

财务总监

采购经理

采购员

供应商

进行 市场 调研 采购员进行 市场调查 收集潜在供应商相关信息 提供相关信息 初选供应商 审核 审核 初步分析、评价供应商 提出候选名单 根据采购种类组织现场评审 审核 评审 供应商 审核 汇总评审结果 需要样品 检查样品并汇总质量信息 提供样品 确定 供应商 审批 审核 审核 确定供应商名单 建立供应商档案

2.4.3 供应商评定流程

部门 步骤 总裁 财务总监 采购经理 采购员 相关部门

制定 评价 标准 审批 审核 审核 制定等级评价标准 收集评价资料 相关部门提供资料 进行标准评估 评价 阶段 审批 审核 审核 初步建立等级评定结果 相关部门参加评估 供应商等级 更新供应商档案 沟 通 阶 段 准备沟通资料 与供应商进行沟通 2.4. 4 购货合同签订流程

部门 步骤 总裁 财务总监 采购经理 采购员 供应商

选择供应商 确定 供应 商 审批 审核 审核 评审供应商 根据企业采购权限规定进行 进行 谈判 审批 编制 购货 合同 形成正式 购货合同 审核 审核 起草购货合同 相应的采购谈判 采购 谈判 签订合同 签订 合同 签署 合同 合同归档

2.4.5采购验收控制流程

部门 步骤 初步 检验 质量 检验 解决 阶段 财务处理 财务总监 采购经理 相关部门 采购员 供应商

接收货物 按时 发货 清点核对 问题 检验 组织 货物质量 质量检验 审核 出具验收 报告 质量 问题 审批 审核 提出解决方案 联系供应商 验收入库 退换货处理 重新 发货 财务处理

2.2.6 采购控制制度

受控状态 制度名称 采购控制制度 文件编号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 目的 明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。 第2条 责权单位 1．采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。 2．总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。 第2章 采购方式控制 第3条 采购方式分类 1．订单采购方式 （1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。 （2）供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。 （3）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。 2．合同订货方式 （1）采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。 （2）供应商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收货物并支付款项。 3．直接采购方式 采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。 4．比质比价采购方式 选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。 5．紧急采购方式 因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需 考证部门 要时方可采用。 第4条 采购方式选择 1．根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。 2．一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。 3．小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。 4．重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。 5．大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。 第3章 采购数量控制 第5条 采购数量应该严格按照采购计划进行确定。 第6条 采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。 第7条 检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。 第8条 对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。 第9条 对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。 第4章 采购时间控制 第10条 采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。 第11条 根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。 1．现用现购商品或劳务 从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。 2．以最佳成本为原则确定最经济的订货方式 采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。 3．保险储备量和定量 当某一商品达到订货点时就是采购时间。 第12条 对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。 第13条 采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓库管理部门。 第5章 供应商选择 第14条 供应商初步评价 1．采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。 2．采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。 3．选择供应商标准 （1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。 （2）供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。 （3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。 （4）具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。 （5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。 4．采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。 第15条 供应商现场评审 1．采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。 2．供应商评价内容 （1）采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。 （2）财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。 （3）使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。 （4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。 3．适用范围 （1）根据所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。 （2）必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。 （3）对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。 （4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。 第16条 “供应商质量保证协议”的签定 1．采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。 2．“供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。 第17条 样品需求与供应商送样 1．如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。 2．样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。 第18条 样品确认 1．样品在送达企业后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验，并填写“样品签样试用回单”。 2．经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格或不合格，标识检验状态。 3．合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后检验的依据。 第19条 确定合格供应商名单 1．采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交采购经理审核。 2．采购经理审核无误后，交总裁审核。 3．原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。 4．唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。 第6章 订单的控制 第20条 选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。 第21条 采购价格审核 1．财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报财务总监、总裁审批。 2．对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特殊审批。 第22条 条款审核 财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。 第23条 合同审批 根据《采购授权审批制度》的相关规定，报相关人员按权限进行审批。 第24条 登记采购订单 1．采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。 （1）一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。 （2）一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。 （3）一联提交财务部，作为入账凭证。 2．采购员要及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。 3．定期汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。 4．定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。 第7章 附则 第25条 本制度经总裁审批后，自颁布之日起执行。 第26条 本制度由采购部负责解释。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期 2.4.7 验收管理制度

受控状态 制度名称 验收管理制度 文件编号 执行部门 监督部门 考证部门 第1条 质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。 第2条 验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。 第3条 货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到货物的数量和质量进行检验。 第4条 收货准备。 1．货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、货物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。 2．对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。 第5条 待验货物处理。 已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规划出“待验区”以示区分。 第6条 实施验收。 1．货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单”。同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。 2．质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一律不得签收。 3．质量管理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。 4．验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。 5．验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。 6．公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。 第7条 超交处理。 1．交货数量超过订购量的部分应退回供货商。 2．属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。 第8条 短交处理。 交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。 第9条 急用品验收。 紧急货物到货后，若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对，确认无误后，按收货作业办理。 第10条 货物验收规范。 质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。 第11条 货物检验结果处理。 根据不同检验结果可做以下两个方面处理。 1．检验合格的货物，检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。 2．验收不合标准的货物，检验人员应贴上不合格标签，并于“材料检验报告单”上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。 第12条 退换货作业。 1．检验不合格的货物退货时，采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。 2．货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。 3．对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

2.5 付款控制

2.5.1 付款审批流程

部门 步骤 总裁 财务总监 财务部 采购经理 采购员 相关部门

汇总采购 审核 采购 订单 合同 审核检验报告、计量报告、验收证明等 提供相应单据 审批 付款 审批 审批 审批 审核 填写 付款申请 安排付款 事宜 付款 结算 发出付款 通知书 通知供应商 借款

2.5.2 退货管理流程

部门 步骤 总裁 财务部 采购经理 采购员 供应商

制定 退货 管理 规范 审批 审核 编制退货管理制度 采购中 具体执行 按时发货 通知验收员 提出 退货 方案 审批 审批 审批 提出 解决方案 发现问题 验收货物 开具退货单 办理 退换 货 开具换货单 要求退货 重新采购或替代品采购 要求赔偿 核对信息 办理退货 核对信息 重新验货 取回货物 通知验收人员准备验收 重新发货

2.5.3 付款控制制度

受控状态 制度名称 付款控制制度 文件编号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 为规范企业商品采购付款业务的内部控制管理，特制定本制度。 第2条 本制度由采购部制定、修改，报总裁审批后执行。 第3条 企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范资金（试行）》等规定办理采购付款业务。 第2章 付账控制中单据的审核 第4条 财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 第5条 真实性审核。 1．应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。 2．核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。 第6条 合法性审核。 审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。 第7条 合规性审核。 审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。 第8条 完整性审核。 根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。 第9条 除对上述5、6、7、8条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符等。 第3章 付账控制中的现金使用 第10条 现金使用范围。 考证部门 1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。 2．结算起点以下的零星采购支出价款。 第11条 现金使用方法。 1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。 2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。 3．财务人员不得从企业的现金收入中直接支付（即坐支），需要坐支现金的需报经开户银行批准。 4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。 第4章 付账控制 第12条 采购员在付款时，应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。 第13条 一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总裁等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。 第14条 收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。 第15条 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。 第16条 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。 第17条 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总裁按权限审批。 第18条 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。 第19条 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。 第20条 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期 2.5.4 退货管理制度

受控状态 制度名称 退货管理制度 文件编号 执行部门 第1条 目的。 明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。 第2条 退货条件。 验收人员应该严格按照企业的验收标准进行验收，不符合企业验收标准的货物视为不合格货物。不合格货物应办理退货。 1．对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商予以补足，或价款上予以扣减。 2．对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物，然后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系，决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。 3．经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。 第3条 退货手续。 检验人员应在检验不合格的货物上贴“不合格”标签，并在“货物检收报告”上注明不合格的原因，经负责人审核后转给采购部门处理，同时通知请购单位。 第4条 货物出库。 当决定退货时，采购员编制退货通知单，并授权运输部门将货物退回，同时，将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于货物退回后，通知采购部和财务部。 第5条 退货款项回收。 1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。 2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总裁按权限审批。 3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。 第6条 折扣事宜。 1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。 2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总裁批准。 3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。 监督部门 考证部门 4．财务部门根据借项凭证来调整应付账款。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期 2.5.5 应付账款管理制度

受控状态 制度名称 应付账款管理制度 文件编号 执行部门 监督部门 考证部门 第1条 应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。 第2条 应付账款必须由财务部应付账款会计管理 1．应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。 2．按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。 第3条 应付账款的确认和计量应真实和可靠 1．应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。 3．应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。 第4条 应付账款必须及时登记到应付账款账簿 1．应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。 2．应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。 第5条 及时冲抵预付账款 财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。 第6条 正确确认、计量和记录折扣 财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。 第7条 应付账款的授权支付 财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。 第8条 应付账款的结转 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。 第9条 应付账款的检查 1．财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。 2．如果追查结果表明无会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。 3．财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。 第10条 同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总裁按权限批准。 第11条 财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。 第12条 财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。 第13条 财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。 第14条 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。 第15条 应付票据要按照号码顺序及时进行保存。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期