关于办公室安全管理工作特点的思考

关于办公室安全管理工作特点的思考

作者：贺磊 翟哲 吴海龙 许洋

来源：《办公室业务（下半月）》 2021年第8期

文/中国林业科学研究院林业研究所 贺磊；中国林业科学研究院 翟哲 吴海龙（通讯作者）；北京中林林业科技开发公司 许洋

【摘要】现代办公室工作环境更加复杂，组织架构更加系统化，在人员分工方面更加明细化，因此注重安全管理工作，才能创造良好的办公室工作环境，才能保证各项工作任务顺利开展。

【关键词】办公室；安全管理；特点；思考

对于高校、科研院所等研究性机构来说，要重视办公室安全管理工作，要培养职工树立安全责任意识，牢记单位各项安全原则。同时，树立风险责任意识，有效预测、识别安全风险是十分重要的工作。不仅可以有效防范安全风险，降低危险事故发生的概率，而且也是对职工能力的培养。

一、加强办公室安全管理的意义

随着时代的发展，办公室在科研院所中的作用更加显著，不仅是上传下达信息的部门，作为各个部门联络的中转站，担负着承上启下、协调左右、推动和促进其他职能部门正常开展工作的重要作用，特别是在当前全面开展各项工作新局面的新形势下，办公室不仅要

做好日常的行政事务性工作，更重要的是搞好调查研究，了解新情况，研究新问题，出主意，想办法，真正成为领导的“参谋部”和“智囊团”。因此，办公室安全管理工作意义重大。科研院所内部环境构成更加复杂，办公室需要加强安全管理工作，才能有效保证单位各部门工作的正常运转，才能确保科研人员正常开展各项实验和工作。加强办公室安全管理工作对于科研院所发展有着重要的作用。对于办公室而言，必须要加强安全管理工作，注重细节管理，优化管理流程，才能减少安全风险。

二、办公室安全管理特点及存在的风险

（一）开放性。办公室最为明显的特征就是开放性，其开放性特点会带来外来风险。办公室作为对外对接部门，常常需要开展多种对外业务。对外业务由于复杂且多样，有时候业务战线较长，在对接外来业务时，办公室的职工需要高度警惕，加强自我管理，不仅要给其他单位留下良好的形象，同时增加其他单位对办公室的良好印象。另外，在业务对接时，需要提前做好相关项目对接的手续和资料，做好事前管理，否则会给单位带来一定的风险。此外，由于各单位的快递业务较多，在管理快递业务时存在明显的风险，如果管理不当，可能会导致重要文件遗失，从而造成重要机密泄露，形成安全隐患。

（二）多样性。办公室工作是多样性的，由于其多样性的管理特点，给办公安全管理造成了一些隐患。业务往来多样，人员构成复杂，有时候由于衔接不畅，沟通较少，可能会造成一定的风险。比如，在实际的安全管理中，办公室钥匙管理是极为重要的工作，但是可能会出现管理失责问题，办公室门窗可能会因为夜晚敞开的原因，造成物品被盗，国家财产损失。办公室业务多样性会带来一定的安全问题。由于人员复杂，办公室是很多重要文件的保管部门，在日常管理中，难免会发生文件遗失的现象，或者出现保险柜钥匙遗失的现象，这些问题会导致一定的安全问题，继而给办公室造成一定的管理难度。

（三）综合性。办公室管理工作具有综合性的明显特征，其主要表现为单位的所有业务和数据、信息的统计、归纳、整理都在办公室完成，因此具有明显的综合性特点，在日常管理中，由于单位业务较多，所产生的文件和数据需要审核和保管，所以办公室文件整理工作量较大，如果整理不到位，文件丢失，会给单位带来更多的麻烦。另外，单位办公室在业务量剧增的情况下，其自身的费用支出逐渐增加，在费用增多的情况下，给单位带来了一定的风险，很多费用的支出无从考证和管理，管理人员分身乏术，无法事事皆控。安全管理在办公室业务管理中极为重要，因此，现代办公要想提升安全管理效率，就要做到事无巨细，统筹管理，缩减相关业务流程，减少风险因素。

三、提高办公室安全管理效率的策略

（一）增强职工安全意识，做好安全宣传。办公室安全管理工作效率不高的原因是大多数职工对于安全管理的意识不强，因此办公室可以通过多渠道宣传提升员工的安全意识，让职工重视安全管理工作，从自身开始做起，做好本职工作，从而提升单位的安全管理水平。职工自身意识的欠缺可以通过日常培训进行提升，让职工正确认识到安全管理的重要性，从而将安全管理工作落实到工作中。一方面，办公室可以通过日常培训，提升职工的安全管理意识；另一方面，可以在日常办公室工作中逐渐渗透，将安全管理相关细则形成办公室准则，提升职工的意识。对于职工来说，可以通过日常的训练、实践进一步提升自己的安全管理素养，从而以更加饱满的热情投身工作中，作为管理层而言，要上行下效，做好职工榜样，依序做好相关安全管理工作的宣传，利用单位宣传大屏幕、单位微信号和公众号做好日常宣传，贯彻安全管理的精髓内容，注重办公室安全管理，并落实相关策略，提升管理层面的管理意识。由于办公室职工常常与其他部门的职工有较多的联系，因此办公室可以展开部门交流活动，让所有职工贡献奉献自己的力量，不断加强单位安全管理工作的力度。

（二）加强风险意识，了解风险类型。要做好安全管理工作，全体职工以及管理层都要全面了解工作中存在的各种风险，从而更加从容地应对风险，减少工作中的安全风险。办公室安全管理工作中的风险在以上内容中有所涉及，但不够全面，常见的安全风险主要是日常消防管理、业务往来、系统培训、网络信息管理、实验室管理等内容。由于现代办公室管理更加信息化，虽说办公效率更高了，但是存在更多的风险，在管理上的难度也更大了，尤其是对于信息管理来说，在日常的文件保管环节上，办公室安全管理应更加严密，进一步落实密码保护，防止信息泄露。另外，办公室的印章管理工作十分重要，需要交由专人管理，使用完以后，入柜管理，并做好登记。档案管理是办公室管理的重点内容，需要建立系统性的档案管理策略，在收录档案或者更新档案时，要严格按照流程进行整理和归档，促进流程标准化管理。随着现代信息技术的应用，档案管理应逐步用电子信息代替纸质信息，并且对电子档案进行全面密匙监管，防止信息外流；要做好备份，提升文档恢复技术，提升电子档案管理的技术。除此之外，办公室负责单位的交通用车，在用车方面应该进行系统化管理，保证车辆出车安全。对于需要外出用车办理业务的职工而言，相关负责人员一定要做好前期的考察，锁定职工驾照，做好车辆外出登记管理，并且在日常的管理中，加强职工安全出行意识，提升单位用车安全管理效率。

（三）促进单位部门协同工作局面。由于单位部门众多，很多风险的产生原因主要是因为单位各部门职能划分出现了问题，职责划分不清，很多部门不清楚自己的职责所在，只做了最为明显的职责部分，导致很多安全管理方面的工作内容无法落实，因此单位的管理层要注重安全管理工作职责的划分，落实相关安全管理工作内容，将具体的安全职责划分到部门和个人，让职工承担相关责任，在提升自己工作效率的同时，也做好相关的安全管理工作，从而形成良好的安全管理工作氛围。单位的安全，每一个职工都有责任，因此管理层在落实相关工作的同时，要做好职工意识的提升，形成协同安全管理的良好局面。

四、结语

综上所述，科研院所要想让办公室安全管理工作得以全面开展，要了解办公室安全管理工作的基本风险和特点，依据风险强化组织管理，协调职工组织，做好办公室安全管理工作。

【参考文献】

[1]龙富平.做好办公室文秘综合管理工作的思考[J].中外企业家,2017(033):117.

[2]李忠美,胡泽俊.关于高校办公室管理工作的思考[J].科教文汇(上旬刊),2008.

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