会务管理规范

会务管理规范

【目 的】

加强会务管理，保证各类会议、检查、来访、活动等按照预定目的顺利进行。

【适用范围】

适用于党委、行政会议、专门会议以及各种业务性会议、检查、来访、活动等。

【操作分工】

1、院领导、办公室主任明确会议的牵头部门、主持人、会议的相关要求

2、办公室组织、协调相关部门人员做好会务工作

【操作程序】

1、党委、院长办公会

（1）党委会原则上一个月举行一次；

（2）院长办公会原则上在每两周举行一次。

（3）拟提请上会议题的部门原则上提前两周填写《党委（院长）办公会议题审批表》，准备上会材料，并报主管院领导审批并签署拟上会意见，最后交院办行政秘书。

（4）行政秘书整理归纳上会议题后交办公室主任，办公室主任决定是否上会，何时上会。

（5）行政秘书汇总各项会议材料，将会议通知发布在校园网的网络办公《学院公务活动》栏内。并提前2天将会议材料印发给与会人员。

行政秘书协调准备好会务相关工作（席卡、茶水、会议记录等）。

（6）会议期间，会议记录人员与行政秘书保持联系，通知需要汇报工作的人员与会。

（7）重要会议结束后，由会议记录人或文字秘书将会议内容形成会议纪要，院长签发后下发各部门。院办主任要对部门的办理、执行情况进行督查督办。

（8）会议结束后，行政秘书通知院办会议室管理员，及时做好会议室清洁、整理工作。

2、分管院领导组织的全院会议

（1）部门将会议计划报分管院领导审批。

（2）部门原则上提前一周填写《会议室、接待室、报告厅使用申请表》，申请会议场地。

（3）院办行政秘书填写《会议室、接待室、报告厅使用通知单》，告知会议场地，明确会务的其它要求。并将会议通知发布在校园网的网络办公《学院公务活动》栏内。承办会议的部门以电话、邮件等形式通知到个人。

（4）部门安排做好会议准备工作，包括场地布置、设备检查、横幅、席卡、茶水、会议材料等，安排专人负责会议签到、提供会场服务，做好会议记录，立卷归档。

（5）办公室安排专人协助、指导部门做好会务工作，做好会议记录、立卷归档。

（6）院办会议室管理员在会议结束后，做好会议室的清洁、整理工作。

3、部门组织的本部门会议

（1）部门提前两天，电话向院办行政秘书申请会议场地。

（2）院办行政秘书告知会议场地。

（3）部门安排做好会议准备工作，包括场地布置、设备检查、横幅、席卡、茶水、会议材料、新闻采集等，并安排专人负责会议签到、做好会议记录，会后整理。院办会议室管理员协助部门做好会务工作。

（4）如遇到使用音响话筒设备，办公室必须派专人负责调控。

（5）会议结束后，院办会议室管理员验收场地，做好会议室的清洁、整理工作。

4、学院对外会议或活动

（1）院办行政秘书根据院领导或办公室主任指示，拟定会议接待方案（方案制订参见《临时活动策划方案》），报分管主任或院领导审批，并通知学院相关与会人员。如有必要，应准备好院领导的讲话稿。

（2）会议接待组以会议或个别交流的方式布置接待工作，明确分工、要求。

（3）办公室人员提前在行政楼门口电子屏上，会议室投影PPT上，设置欢迎标语，

（4）办公室人员按接待方案，提前一小时做好会议室各项准备工作，包括会议室通风、场地布置、设备检查、横幅、席卡、茶水、会议材料等。分管主任提前半小时检查准备工作情况。

（5）办公室安排专人负责会议签到、做好会议记录，安排专人做好会务服务（倒水，音箱、投影、电视的控制等）。协调宣传部、信息中心做好会议的新闻报道和画面采集。

（6）重要人物来访，行政秘书准备好嘉宾留言记录簿，以便来宾适当时候签名留言。

（7）院办会议室管理员在会议结束后，做好会议室的清洁、整理工作。

（8）院领导召集接待人员开会，对接待工作进行总结，提出改进方案。