高校档案信息化建设探析

ＧＯＮＧＺＵＯ　ＹＡＮＪＩＵ　高校档案信息化建设探析　。颜萌　［摘要］科学技术的发展推动了高校档案信息化的建设，高校档案信息化建设成为各高校发展档案事业　的必然选择。高校档案信息化建设在国家信息化建设、档案事业发展的导向下，以档案信息资源建设为核心，以　纸质化档案信息为基础，以计算机档案建设为重点，目标是扩大档案信息资源的利用、开发。本文分析了高校档　案信息化建设的必要及及影响因素，提出了高校档案信息化建设的路径与措施。　［关键词］　高校档案；信息化建设；信息资源　［作者简介］颜萌（１９８７一），女，硕士，济宁医学院档案馆助理馆员，研究方向：教育社会学。（山东济宁２７２０６７）　高校档案信息化建设在国家信息化建设、档案事　案馆（室）工作人员的管理和观念问题。为了全面推进　业发展的导向下，以档案信息资源建设为核心，以纸　高校档案馆（室）信息化建设，应在高校档案管理过程　质化档案信息为基础，以计算机档案建设为重点，目　中全面应用现代档案信息化建设，把从高校各部门运　标是扩大档案信息资源的利用、开发。高校档案馆　行过程中收集整理的信息资源加以开发，使之成为各　（室）为了妥善保管和及时提供、利用学校档案信息资　部门便于利用和接受的信息资源，在此基础上，让高　源，加快了档案信息化建设进程，扩展了档案馆（室）　校档案信息资源得到更好的资源共享。换言之，高校　的资源、信息服务等功能。自２００２年《全国档案信息　档案资源要以计算机网络及数据库为主，把从各科　化建设实施纲要》正式颁布以来，高校档案信息基础　室、各部门收集的信息、图像、文字、声像等资源存储　设施发展迅速，档案信息资源得到最大限度的开发和　在光盘、磁盘等载体中，实现档案信息资源的有效利　利用，档案管理从传统的手工型档案管理转变为计算　用和共享，为各管理部门提供便捷、有效、生动丰富的　机管理型档案管理，增加了档案部门的信息服务功能。　档案信息资源服务。　一、档案信息化及档案信息化建设的科学内涵　二、高校档案信息化建设的影响因素　有学者认为档案信息化就是计算机化、网络化、　（一）高校档案馆藏档案信息载体单一化影响数　通讯现代化，或者是三者的相互融合（计算机化＋网　字化发展步伐　络化＋通讯现代化）。这些观点都是一些学者的片面认　不少高校馆藏的档案基本上是纸质档案，一些重　识。　量轻、体积小、存储信息量大的先进档案信息载体如　档案信息化，是指在档案管理工作中全面应用现　光盘、芯片、磁性载体等，还没有被高校广泛应用于档　代化信息技术，对档案信息资源进行收集、整理、管理　案信息资源来记录各项实践活动。高校档案馆藏档案　等加工处理，面向社会，实现档案信息资源的社会共　信息载体单一化的局面影响了高校档案信息化建设　享，提高档案利用率。同时档案的管理模式应以档案　的步伐。纸质档案馆藏量大，建立档案全文数据库也　实体为重心向以档案信息为重心转移，全面实现档案　存在巨大困难，要完成不是一件易事，需要投人大量　信息的管理现代化。　的人力和财力。　档案化信息建设是利用信息技术开发档案信息　（二）高校档案信息化建设基础设施薄弱　资源，在档案管理工作中运用好信息技术，提高档案　高校档案信息化基础设置不仅包括硬件设备，还　工作的现代化水平。现代信息技术在档案管理中应重　包括软件设备。但是大多数高校档案设施只配备了计　新思考档案管理工作的新方法、新思路、新原则，确立　算机、打印机和扫描仪等硬件设施，只能进行文字上　网络环境中档案管理和档案服务的基本框架及基本　的处理工作。虽然高校办公自动化系统是公文交流、　方法。　共享资源的平台，但高校里应用的软件应该是专业的　高校档案馆（室）已建立起了自己专门的网站，有　档案管理软件。　些高校网站存在信息资源少、更新页面缓慢、特色不　（三）高校档案信息化建设电子档案信息保障体　突出甚至点击访问量过低等问题。这些问题反映出档　系不健全　９０高　￣Ｅ［２ＤｌＪ０ｃ　１５／Ｎ１５　ＧＯＮＧＺＵＯ　ＹＡＮＪＩＵ　电子文件信息的安全保密性、维护电子原件的真　实性、电子的签名的认定等问题都需要严格的技术保　障，需要法律、法规、统一标准支持。　（四）高校档案信息化建设的宣传力度、重视程度　有待加强　资源整理等方式，依靠现代化技术，转移工作重心，提　高工作效率，创建新的档案管理模式。基础设施方面，　高校档案馆（室）要配备相应的档案管理软件，软件包　含档案信息的收集、存储、归档、整理、编目等主要服　务功能同时适用多种硬件平台、多种操作系统的运　高校档案信息化建设，教师和学生对其认识程度　行。为了高校校园网与档案信息系统管理软件更好地　相互衔接，学校应具备相应的软、硬件设施。所以，高　校应根据数字化时代对档案工作的需求，结合学校实　际情况，对高校档案管理工作予以支持和理解，切实　提高档案信息化建设的思想认识，加强档案信息化基　不够，只是认为是个人档案。高校学生在求学的几年　里，几乎不知道档案馆（室）具体做什么、馆藏什么。　因此在很多高校，档案信息化建设也只是个概念。　在高校方方面面的软件系统管理中，首先被认　定的是教学管理系统、学生管理系统、数字化图书管　理系统等建设。档案信息管理系统由于在人员配备、　基础设施建设上相对不足，其开发建设受众面也较　小，因此在高校中很难引起重视。　（五）高校档案管理人员素质、技术力量有待提高　现代技术设备需要具有一定科学技术的专业人　员操作、使用和管理，在业务知识、管理能力等方面对　档案管理工作者提出不小的要求：档案管理者对档案　管理工作和现代化设备熟练掌握。　三、高校档案信息化建设的路径与措施　（一）加强档案信息多元化服务，提高高校档案资　源的社会价值　高校档案信息资源的社会价值体现在社会广泛　的共享与利用的过程中。广泛的利用和共享需要档案　管理机构多元化服务方式得以实现。多元化的档案信　息服务方式，不再是传统的借查阅档案的传统方式，　主要以提供有效身份证明、开具档案查阅证明、信息　咨询等，多数利用者获取档案信息成本不算高、程序　较为复杂。在科学技术迅速发展的社会中，为实现档　案信息多元化服务，提高高校档案资源的社会价值，　可从以下方面着手：一是，突出网络利用服务作用，抓　住网络信息的传播与交流，以网站为依托，开展丰富　的档案信息服务；二是，积极宣传高校档案信息资源　的社会功能，搭建高校与政府机构、企事业单位，主　动推送档案服务信息。高校档案馆（室）充分利用自　身的科学技术和信息技术，联合其他高校档案部门，　以高校网站为依托，建立高校档案与社会组织机构　互动的信息平台，用于档案管理机构宣传高校档案　信息资源，主动根据社会组织机构的需要推送档案　信息资源服务，实现网络环境下高校档案馆（室）信　息化建设。　（二）提高档案信息化建设的思想认识，加强基础　设施建设　高校档案信息化建设需要档案工作者认清形势，　转变观念，改变传统的档案信息资源管理、档案信息　础设施的投入和建设，为档案信息化建设提供必要的　精神、物质条件。　（三）重视档案信息化人才建设、保证档案信息的　安全管理　档案工作者是档案管理工作的主体，应该具备扎　实的档案专业知识、先进的档案管理能力，两者兼备　也是档案管理工作信息化的关键。为了适应档案信息　化建设发展要求，必须重视加强档案信息化人才建　设。一方面，引进档案技术专业人才和计算机专业人　才；另一方面，档案管理部门（如市档案局、档案协会、　省档案局）组织档案交流会、培训会，通过各高校档案　管理部门间的学术交流会，提高高校档案管理者的计　算机、网络和多媒体等知识水平。档案管理者还应该　认真贯彻《档案法》，恪守档案工作纪律，遵守档案管　理要求，不断提高自身素养。工作中坚持保密和利用　并重原则，最大程度上做好档案信息化建设的网络应　用，增强档案信息网络安全意识。采取切实有效的技　术手段、管理措施，对各种数据库、文件进行备份管　理；同时档案管理者加强维护知识的学习，及时对网　络上的安全隐患进行检查，以免给档案信息安全带来　隐患。　参考文献：　［１］杨公之．档案信息化建设导论［Ｍ］．北京：中国档案出版社，　２００１．　［２］丁立新．档案信息化的发展趋势［Ｊ］．档案学研究，２００９，（４）．　［３］￣－Ｌｇ－恩，梁博．我国档案信息网络一体化建设中存在的主要　问题及对策［Ｊ］．档案学研究，２００３，（１）．　［４］曹勤民．从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社　会价值的实现路径［Ｉ］．档案学通讯，２０１２，（５）　［５］吴慧红．数字化时代对高校档案信息化建设的思考［Ｊ］．云南　档案，２００８，（５）．　［６］杨明萍．高校档案信息化建设把握的几个问题［Ｊ］．档案与建　设，２００６，（８）．　责任编辑：王峰　２ｏ５门５中国成人教育ＣＨ　ＩＮＡＡＤＵＬＴＥＤＵＣＡＴＩＯＮ　７上　９１