办公设备管理制度

一、目的

对办公用品（桌椅、书架、书柜、门窗等）、电脑、传真机、打印机、扫描仪、复印机、电梯、消防 空调电话、呼叫器、监控器、音响会议系统、感应门、厨具、洁具、清洁设施、指纹考勤机、喷泉、灯具等设备设施更换、维护、维修的控制与管理。 二、适用范围

本制度适用于办公用品、办公设施、设备的控制。 三、职责

集团事务部、各公司后勤科、设备科负责设施设备的维护与保养，并做好执行记录。 四、修改

由管理或使用部门提出修改意见→企管部收集整理→经营会会办→企管部行文下发 五、培训

1.培训计划：企管部制订。

2.培训频率：本制度每修改一次培训一次。 3.培训对象：技术工种以上人员。 4.授 课 人：事务部部长。 六、操作規程

A、领用与管理：

1、如何办理领用程序：

（1）设备领用：财务部办理出库手续并登记台帐（明确存放地点、保管人）。 （2）说明书的领用：与设备同时办理台帐手续并登记（明确存放地点、保管人）。 2、管理措施：

（1）办公用品必须定置定位。

（2）办公用品采取“谁使用、谁保管”的原则，使用者要有保全与维护的责任，对个人使用的办公用品要有标志，标志不得损坏办公用品。

（3）防止办公用具被盗、被挪用以及污染与破损，一旦出现要层层申报到事务部或后勤科，不得随意处置。

（4）财务部核算员、保管员要对办公用品每月终对照台帐进行盘点、理赔。 （5）事务部、企管科考核员要不定时考核，察看办公用品的使用与保管状况。 B、操作与维护： 1、使用人必须经设备管理人员培训后方可操作使用，并办理培训交接表（ISO编号316），否则作违反制度处理。

2、各设施的操作规程及排除故障：（见各设施说明书） 3、严禁事项：

（1）专人、专部门使用，不得串用、乱用，不按正常程序使用。 （2）使用人必须熟悉使用操作说明书。 （3）严禁用以上办公设备为私人服务。

（4）各项办公设备专人保管使用，其他人员非保管人员允许不得使用。 （5）办公设备必须定置定位，做好防尘、防潮工作。 4、出现故障申报：

如为硬件方面出现的故障，事务部或各设备科在接到故障排除申报单时，在3小时内处理结束；如为软件方面的故障，事务部或设备科在接到故障排除申报单时，1小时内处理结束。如不能处理的，需及时报集团批准后送专业部门维修。具体详见《办公自动化系统管理标准及操作规程》中硬、软件维护操作规程。

5、检查与修复：

（1）检查频率：每周两次。

（2）故障排除：申报人填写故障排除申报表（ISO编号317），事务部或各设备科派人进行故障排除与修复；如事务部或各设备科在例行检查中发现问题时，各部门必须及时填报故障排除申报表送事务部，如不及时报送，后果自负。

（3）采购与更换：由维修部门抄报计划，买回后由维修部门更换。

七、相关文件制度

第二部分第二篇第四章奖惩管理制度 八、相关记录

（一）执行表格名称：

1.设施检查运行表（ISO编号276） 2.操作培训交接表（ISO编号316） 3.故障排除申报表（ISO编号317） 4.原辅材料计划表（ISO编号07） （二）表格下载说明： 1.步骤：打开现代管理网页→点击表格汇总下载→点击下载按钮→选择存放文件位置→存盘→打开文件

2.要求：使用完毕此表格后，即时删除，避免新旧表格混淆。 九、监控考核

1.监控部门：企管部、企管科 2.监控对象：使用人员。

3.监控要求：按奖惩管理制度执行。 4.监控频率：每月一次。 5.监控方法：现场检查。 十、相关记录的存档

1、保存地点：企管部。 2、保存时间：两年。

3、保存要求：按档案管理制度装订成册、存档。