高校档案信息资源的开发利用

维普资讯 http://www.cqvip.com 科技情报开发与经济　ＳＣＩ－ＴＥＣＨ　ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ　ＤＥＶＥＬＯＰＭＥＮＴ＆ＥＣＯＮＯＭＹ　２００６年第１６卷第９期　文章编号：１００５－６０３３（２００６）０９－０１１７－０２　收稿日期：２００５—１２—２５　高校档案信息资源的开发利用　刘玉芳　（南华大学图书馆，湖南衡阳，４２１００１）　摘要：阐述了开发利用高校档案信息资源的必要性，分析了高校档案信息资源的特　点，提出了高校档案信息资源开发利用的途径和有效措施，指出只有通过有效的开发　和提供利用，才能体现高校档案信息资源的价值，使其更好地服务于高校改革与社会　发展。　关键词：档案信息资源；高校档案；开发利用　中图分类号：（；２７３　文献标识码：Ａ　１　开发利用高校档案信息资源的必要性　用上，要求提供的档案材料系统、完整、有深度。　（４）通用性。高校档案在不同学校的同一专业教学活动中可以通用，　２１世纪是人类社会全面进入信息时代的世纪。在信息时代，信息资　从而使教学档案成为交流教学经验和教学成果的重要工具。高校档案部　源的开发利用越来越为世人瞩目。档案信息的开发利用，是档案工作的　门应采取各种利用方式，建立科学的检索体系，以适应日益增长的本校　中心，开发利用档案信息资源是对人类精神财富的升华和再创造，是一　的、外校的、单位的、个人的不同目的、不同层次的利用需求。　项功在当今、利在后世的伟业。高校档案更是一种重要的文献信息资源，　是一个集教学、科研、基建、党政管理、产品、出版、仪器设备、财会、人才　３开发利用高校档案信息资源的对策　信息、外事等众多门类为一体的综合性的档案体系。它不仅客观真实地　３．１提高对高校档案开发利用的认识　反映了学校发展的整个过程，也为学校的持续发展提供了历史依据；它　要做好高校档案的开发利用工作，就必须更新观念，提高认识，这是　是办好学校的重要基础工作之一，是衡量教学质量和管理水平的一个重　做好档案开发利用的前提。为此。档案部门必须调整工作重心，从原来只　要尺度，是推进和发展学校教育事业的宝贵财富。由此可见，档案信息工　注重收集、整理、保管工作，转到重视开发利用上来。首先应做好宣传工　作在高校具有重要的地位和作用。　作，解决档案意识不强的问题。可采取举办宣传栏、组织学习档案法律法　高等教育和现代化技术的发展，带来档案信息资源的内容和开发利　规文件、进行档案执法检查、开展档案知识竞赛等多种形式，广泛深入地　用工作方式、方法的转变。特别是随着现代化技术的发展和应用，计算　宣传党和国家关于档案工作的方针政策，宣传档案材料的特殊性，提高　机、传真机、复印机等先进设备广泛应用于档案现代化管理，带来了档案　师生员工对档案工作的认识。其次，要争取领导的重视。领导对档案工作　信息资源开发工作在加工手段和传输方式上的转变。这些变化和趋势既　的重视，把档案工作纳入重要议事日程，在人、财、物等方面提供大力支　是对高校档案信息资源开发利用工作的挑战，也是有利机遇，所以新时　持，就可以极大地促进高校档案的开发利用，并带动教职工不断提高档　期高校档案信息资源开发工作不仅要在思想观念上更新，拓宽视野，开　案意识。　阔思路，更要在手段、服务上跟上时代发展的步伐，依靠知识和信息，加　３．２开发具有高校特色的档案信息资源　大投入，分析和研究已有的高校档案，多层次、多方位、多角度地挖掘档　目前高校档案工作面临缺乏具有高校特色的档案信息资源，只有丰　案馆藏中一切有益于促进学校和社会进步与发展的元素，使沉潜在档案　富和优化馆藏，才能有针对性地加大特色档案信息资源的开发力度。　中的能量得以充分释放。　（１）重点建立和完善教学科研档案信息资源。高校是人才、知识和科　２高校档案信息资源开发利用的基本特点　技高度密集的地方，其各类档案，尤其是教学、科研档案凝聚了广大师生　的高智慧劳动结晶，有着丰富的文化学术积淀，含金量很高，开发利用价　（１）周期性。高校的中心工作是教学，教学工作有它的周期性，这种　值很大，是国家极其宝贵的科学文化财富。高校应建立以教学、科研档案　周期性在一定阶段比较稳定。由此，教学工作利用档案在时间和内容上　为主的档案信息体系，将分散在科研档案中的科技专著，出版物档案中　都较为固定，如教学计划、学生守则等规定及反映教学管理程序的档案，　的学报刊载论文，教学档案中的教材，学位论文以及发表在国内外刊物　教学管理部门每年在一定时间都要利用，档案部门应根据这一特点，提　上的学术论文等，按人头建立业务档案，并根据社会经济和教学科研的　早准备，及时提供有关档案。　发展需要，不断充实和优化。　（２）时效性。档案信息的开发利用应注意其时效性，每一类档案随着　（２）逐步建立健全学生档案信息资源。学生档案是高校档案的重要　时间的变化，发挥的效能大小也不同。科技发展迅速，更新换代周期大大　组成部分，在一定程度上可以反映一所学校的教学质量和人才水平，是　缩短，科研成果不及时推广应用，就很快被淘汰。以高校科技档案为例，　教学评价、专业评估的原始凭据，在甄别毕业证、学位证、堵截假文凭方　从科技档案现行作用衰减规律看，科技档案５年不用其价值衰减　面具有其他因素无法替代的作用。所以高校要本着为学生、为社会负责　５８．３％，１０年不用衰减８２．６％，２Ｏ年不用衰减９７％……这就要求高校档　的宗旨，建立健全学生档案信息。可将历届毕业生的姓名、性别、出生年　案部门既应把科研成果档案作为历史记录保存备查，又应掌握利用规　月、民族、政治面貌、入学时间、生源、所学专业、毕业时间、授学位时间，　律，注意收集利用者的反馈意见，在档案信息的最佳效用期内，及时、准　以及学生成绩等信息收集归类，建立档案；对有特殊才华或做出突出贡　确地开发适用的、有效的信息，迅速向社会推广、应用，使其发挥最大的　献的学生，还要将其主要事迹等详细材料记载存档，为日后建立名人档　效能。　案打下基础。　（３）系统性。高校培养人才有一个周期，人才质量的高低，通过一定　（３）认真筛选和整理反映高校历史面貌的档案信息资源。每个高校　时间的实践才能反映出来，因而高校需要系统分析一定时期的教学和管　都有自己的发展历史和演变历程，需要把这部分涉及面广、分散严重、收　理情况来总结经验，研究改进措施。高校工作的这一特点，反映在档案利　集也难的档案信息进行持之以恒的认真收集整理。档案馆要改变那种坐　门以等的工作方式，对校内的重大活动，要积极参与，并将活动的录音、　１１７　维普资讯 http://www.cqvip.com 刘玉芳高校档案信息资源的开发利用　本刊Ｅ—ｍａｉｈｂｊｂ＠ｍａｉｌ．ｓｘｉｎｆｏ．ｎｅｔ　信息工作探讨　录像等原始记录材料存档。　３．３加强信息开发和加工　连接，将分散于各地的档案信息资源连接起来。通过建立网址，开辟主　页，将非保密的可公开上网的档案信息或档案数据提供用户直接访问。　档案信息是本源性信息，记载在案卷中的档案信息往往是单一的、　零碎的，不能完全适应人们的利用需要，限制了档案作用的发挥。因此必　须对分散在各个案卷中的档案信息进行开发加工，使之系统化和密集　化，并形成新的知识产品。　同时，在主页上发布有关档案信息简介、利用指南、专题数据库、电子文　档等有关信息，用户可直接在网上进行检索和查阅。　３．５提高档案人员素质　知识经济把科技知识和人才教育作为支撑其发展的两大支柱，知识　经济的核心在于能否拥有掌握现代化科技的人才，培养高素质的高校档　案管理人才，是实现高校档案事业可持续发展的关键所在。首先，档案人　员要有强烈的时代感和改革意识，要解放思想、更新观念，发扬求真务实　（１）围绕某个专题，把多个档案信息有机组合，变单一信息为组合信　息。如围绕专业设置一个专题，把本校各个专业的成立时间、批准机关和　文号组织到一起，既为有关部门提供本校各专业设置的依据和时间，又　简明地反映了学校专业发展的状况。这种确定一个主题，把历年有关信　息组合在一起的档案信息，已不仅仅是档案信息量的增加，而是质的变　化，它既是包含大量单个档案信息的信息汇集，又是一个具有更大作用　和开拓创新的精神，使档案由静态信息向动态信息转变。其次，应有较高　的业务素质，通过自学与培训相结合的方式，使档案工作者在具备扎实　的专业理论知识的同时，掌握与档案工作者有关的学科和相关知识，逐　步提高自身的职业素质。再次，档案工作人员要有强烈的情报意识，认真　搞好档案信息需要的市场调研，善于捕捉信息，找准档案与社会的结合　点，有的放矢地开发档案信息资源。同时档案信息工作人员还要注意养　成逆向思维的习惯，能在抓“热点”的同时，减少复制性思维，多角度、全　方位地思考问题，从而能注意发现和挖掘“热点”和背后的“冷点”问题。　的新的信息，其整体价值大于单个信息之和。　（２）对原有的档案信息实行鉴定、筛选、去粗取精、去伪存真，加以比　较、概括、整理，编制出更高层次的档案信息。如几份档案中对某一问题　的记载不一致，就应参考有关档案信息，加以比较、鉴别，编制出准确的　信息。这种对原始档案信息的加工和再生产，为工作的利用提供了极大　便利。　只有建立一支爱岗敬业、乐于奉献、精通业务、诚信服务、开拓创新的档　案人员队伍，高校档案事业的持续发展才有后劲，才能支撑并推动高校　档案信息化建设进程。　参考文献　［１］冯惠玲，张辑哲．档案学概论［Ｍ］．北京：中国人民大学出版社，２００１：　ｌＯ９一ｌ１１．　（３）按照一定的题目，对同一性质的档案进行文摘汇编。如某段时期　本校规章制度汇编、科研成果汇编、优秀论文汇编等等，以适应人们不同　利用需要。档案部门通过编研、加工，提高了档案信息质量，也是充分发　挥档案作用的重要途径。　３．４加强档案信息的网络化建设　档案信息的网络化服务是档案数字化的主要目的。高校档案部门应　利用技术手段开发丰富的档案信息资源，并以快速、安全、可靠的途径提　供服务，帮助用户以最便捷的方式获取所需要的信息，这是档案信息资　源开发的方向和趋势。　［２］邹富联．论高校档案信息资源的开发［Ｊ］．惠州学院学报（社会科学　版），２００３（５）：１０８一ｌ１２．　［３］陈艳欢．积极推进高校档案信息化建设刍议ＥＪ］．图书馆论坛，２００４　（３）：ｌ１５一ｌ１６．　（１）花大力气搞好档案信息的数字化建设。档案信息的数字化是指　将馆藏的各类档案实体文件包括文本、数据、声音、图像等利用压缩技　术、扫描技术等手段，系统组织成具有有序结构的档案信息库，并将数字　化的档案信息存储在档案服务器的各种不同数据库中。经过数字化处理　后的档案信息易于存储、操作，能在网络上传播和提供利用。数字化建设　需要耗费大量的时间和经费，在建设的过程中，应根据主次，采取分期分　［４］钟秀芹．浅谈高校档案资源信息化建设［Ｊ］．徐州教育学院学报，２００２　（４）：１４７—１４８．　［５］叶柱琼．试述高校档案利用工作的走向［Ｊ］．中山大学学报（社会科　学版），２００１（４）：１３２—１３６．　（责任编辑：刘翠玲）　第一作者简介：刘玉芳，女，１９７６年２月生，２０００年毕业于四川大学　秘书档案专业，现为湖南师范大学文学院２００４级在读硕士研究生，馆　员，南华大学图书馆，湖南省衡阳市，４２１００１．　批的办法，对利用率高的档案信息优先进行数字化。　（２）建立档案管理信息系统。首先是计算机网络系统的建设，该系统　主要依赖互联网，将位置不同、功能独立的计算机连接起来，以网络软件　实现档案信息的传递。其次是数据库软件系统的建设，该系统的建设可　保证信息资源在网络条件下得到开发利用。包括用户管理、系统维护、档　案全宗管理、案卷级档案管理、文件级档案管理、电子文件管理、收发文　件管理等项目，包含着档案著录、修改、检索、查阅、利用、移交、接收、汇　总统计、备份、鉴定销毁等具体功能。　（３）建设档案信息网站。高校档案部门可建立各自的局域网，局域网　的建设要考虑和本地区的网络系统相连接，同时还可以与国际互联网相　Ｏｎ　ｔｈｅ　Ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ａｎｄ　Ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｔｈｅ　Ａｒｃｈｉｖｅ　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　Ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ　ｉｎ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ａｎｄ　Ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ＬＩＵＹｕ－ｆａｎｇ　ＡＢＳＴＲＡＣＴ：Ｔｈｉｓ　ｐａｐｅｒ　ｅｘｐｏｕｎｄｓ　ｔｈｅ　ｎｅｃｅｓｓｉｔｙ　ｏｆ　ｄｅｖｅｌｏｐｉｎｇ　ａｎｄ　ｕｔｉｌｉｚｉｎｇ　ｔｈｅ　ａｒｃｈｉｖｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ　ｉｎ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ａｎｄ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ．ａｎａｌｙｚｅｓ　ｏｎ　ｔｈｅ　ｆｅａｔｕｒｅｓ　ｏｆ　ｔｈｅ　ａｒｃｈｉｖｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ　ｉｎ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ａｎｄ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ，ａｎｄ　ｐｕｔｓ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｓｏｍｅ　ｅｆｆｅｃｔｉｖｅ　ｐａｔｈｓ　ａｎｄ　ｍｅａｓｕｒｅｓ　ｏｒ　ｆｄｅｖｅｌｏｐｉｎｇ　ａｎｄ　ｕｔｉｌｉｚｉｎｇ　ｔｈｅ　ａｒｃｈｉｖｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ　ｉｎ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ａｎｄ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ，ａｎｄ　ｐｏｉｎｔｓ　ｏｕｔ　ｔｈａｔ　ｏｎｌｙ　ｔｈｅ　ｅｆｆｅｃｔｉｖｅ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ，ｓｕｐｐｌｙ　ａｎｄ　ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ　ｃａｎ　ｅｘｔｅｒｎａｌｉｚｅ　ｔｈｅ　ｖａｌｕｅ　ｏｆ　ｔｈｅ　ａｒｃｈｉｖｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ　ｉｎ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ａｎｄ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ．ａｎｄ　ｍａｋｅ　ｔｈｅ　ａｒｃｈｉｖｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ　ｉｎ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ａｎｄ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ　ｓｅｒｖｅ　ｂｅｔｔｅｒ　ｔｈｅ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　ｒｅｆｏｒｍ　ａｎｄ　ｔｈｅ　ｓｏｃｉａｌ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ．　ＫＥＹ　ＷｏＲＤＳ：ａｒｃｈｉｖｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ；ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｏｆ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ　ａｎｄ　ｃｏｌｌｅｇｅｓ；ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ａｎｄ　ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ　１１８