浅谈高校档案管理信息化建设

陈

竹

（牡丹江师范学院，黑龙江牡丹江157011）

【摘要】现如今是全信息化发展的时代，为了学校高校档案管理业务的发展，在高校档案管理中建设信息

化管理也是很有必要的。要加强信息化档案管理队伍建设，建立与信息化相适应的档案管理体制，逐步建立起适合高职教育特点的档案管理信息化模式。

【关键词】高校档案管理；必要性；信息化建设；具体措施【中图分类号】

G270.72【文献标识码】A【文章编号】1009-3036（2017）04-0187-02

DOI:10.14054/j.cnki.cn23-1120/c.2017.04.080高校中的档案信息是尤为重要的信息资料,管理好高校的信息档案也是为我国的社会发展做服务。由于社会的进步，信息化管理的到来，各大高校也应该淘汰过去的人工管理档案的管理形式，采用信息化管理。用信息化管理使高校档案管理更高效，更准确、更科学。所以，我们应该了解建设信息化管理对各大高校的重要性，通过提高信息加大学校发展，实现高校档案化管理水平，提高工作效率、管理信息化建设[1]。

一、高校建设信息化档案管理的必要（一）高校发展需要

社会经济的发展，生活水平的提高，人们对知识的学习看重，推动各大高校的发展。为适应时代发展的需要，高校的档案管理工作也应由传统的档案管理模式转变为信息化管理模式。目前，也引起高校改革的热潮，但是改革中新事物、新思维、新走向等。其中避免遇到很多的新问题、

不了需要将内容管理得当。随着学校的大力发展，高校的档案量也越来越大，当中有包括校领导、各院系、各部门还包括校债权人、投资者等。由于这些档案的增加和改进。以前高校中的人工管理方式显得太繁琐、速度太慢、准确率也不高等一系列的不足。为了能使高校管理的效率更高，档案管理能在高校得到一定的发展，因此引进科学的信息化管理对高校来说十分有必要的。

（二）高校档案服务水平需要

高校老套档案管理模式是人工管理模式，主要是手工操作。这样的管理模式十分麻烦又容易出现“干不动”的情况，而且人为操作容易出现错误。比方说倘若出现检索档

案的情况，以人工到处寻找这个方式显得太慢，工作效率在社会高速发展的情况下，这种老套的档案管太低。如此，

理方式明显拖了后腿。因此，要对高校档案管理改革与创新，让其发展起来更好的为高校服务。如今信息技术的快速前进可以为高校档案管理提供一个合适的管理方式，信息化管理。其技术可以使档案室查找资料更加方便快捷，减少了老套档案管理所需要的人力物力。且使用信息化技年份等分类，建立一个完整的查找术可以将不同的类型、

目录。真正实现高校档案管理信息化建设。档案室的工作效率提高，高校也能够更好的发展。

二、高校档案信息化建设遇到的难题（一）资金投入规模大,筹集资金难

在实现高校管理信息化建设时，首先第一个面临的问题就是资金。要使学校档案室信息化，就需要计算机、路由扫描仪、缩微设备等设备的购买，开通内部局限网，连器、

接外部因特网,进行信息安全防护等。对于这些资金的筹集是我们高校要解决的问题，而且电子产品的更新快，使用周期短，一次性不可能办置好，后期还需要维修、更换等不定性问题。也是一笔要考虑的资金问题。

（二）建设任务繁重

在建设信息化管理过程中，第一要将其档案资料进行数据化处理，将资料中的文字、音像、书籍、图片等转化为电子文件。第二要将文档上的资料信息按照其不同的特征进行分类，使资料能更好的搜索。第三要对需要的远程服务完善与合作方在网上能直接处理问题。第四要将其里外的资料备份、加密等一系列的保护措施。第五在电子产品

【作者简介】陈竹（1974-），女，吉林德惠人，牡丹江师范学院助理馆员，硕士，主要从档案管理及思想政治教育研究。

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不断升级的情况下也要将其软件更新、升级，使资料保持在可以查询状态，避免因为升级导致的系统瘫痪，资料无效的情况。第六是保证万无一失，在档案还没有完全完成信息化管理，在此之前所出现的新的资料要在纸质档案与电子文档中都需要管理。在既用之前的方法管理又用现在的电子文档管理的情况下，需要更多的工作量，也是很麻烦的。因此，

我们想在高校完成信息化管理时其过程也是十分繁琐的，而且需要很长的时间，这些是我们无法保证和预料的。

（三）队伍建设要求高,人才难得

在建设档案信息化时，对其建设人员的要求都很高[2]。比如说在新设备的操作上、在档案的管理能力上等都有很高的要求。教学管理人员信息化管理能力参差不齐。因教学管理信息化系统是一个庞大的数字化校园，各部门都需要派专门的管理人员进行管理。在新设备的使用中要会使用计算机操作，无误的管理后期档案的整理；在不使用设备的情况下，要会对其人工管理的专业能力。像这种两者兼得的人才是少之又少。加上管理档案的薪酬不高，很难吸引住这些人才。倘若用之前的老员工又不太会操作新设备，工作效率就不高。

（四）应对环境变化,服务方式不足

在学校的档案管理中的管理人员一直处在独立与封闭的工作环境中，有种“与世隔绝”的感觉。导致在社会发展的状态下，档案室的管理人员思想陈旧、应变能力不强等一些不足之处。在建设信息化管理时，我们的工作环境就与时代接轨，有很多新观念、新模式、新服务方式。因此，我们在建设信息化管理时，要加强管理人员的服务意识、服务质量的提高。

三、高校档案管理信息化建设的具体措施（一）档案管理标准化建设

在建设档案管理时要求标准化，就是指在建设过程中的各方面标准与规范，在工作时操作和管理方式是有序、无误、科学的。在有效的工作状态下，要提升高校档案管理的质量。在这种标准化的建设信息化管理时，尽量不要出现管理时杂乱无章的情况，尽量在工作状态上保持高度集中，认真负责的将信息化建设、软件开发等方面处理好。可以让专业的工作人士研究出一个合理的在高校建设信息化管理的模式，制定出在各大高校都实行的标准方案。可以从档案人员的技术、设备的使用，以合理的管理模式作为标准、以各大高校都能实行做为前提，制定出高校的档案管理标准化建设。其管理化标准方案制定好之后，各部门人员、工作人员应共同遵守制度，听从指挥。在操作中注意规范，通过科学的协调组织，共同将管理中所要用到的资料、软件等实现标准化数据库查询，让各个学校、合作方之间可以通过信息化的方式互相分享有用的资料。

（二）档案信息数字化建设

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·往常的档案管理中多是使用纸质的材料。但是，在我们工作当中每天都有大量的资料要准备，查询起来不仅麻烦而且纸质的资料比较占地方，购买纸质也需要不少的资金，最关键的是使用纸质储存是很容易发生泛黄、发黑、缺失等情况，使其工作出现问题。然而，建设信息数字化就不会出现这个问题。既不需要花大量的资金购买这些纸质，也不需要担心占用空间和资料保存不完整。什么叫做数字化呢？就是在计算机中建立数据库，以数据库建立存放档案项、查找档案项等一些对资料进行分类的形式。数据库拥有强大的搜索功能，能让数据文件更快的查询，更好的分类。

资料需要用的时候可以复制，比较方便快捷。储存的安全性较高，不存在破损的情况，还可以备份。相比而言，档案信息数学化能更加有效地管理。

（三）全面化培养档案管理人员

不论是传统的管理模式还是信息化管理模式要需要人为主体在工作。工作人员的专业水平、职业素质的高低直接影响着工作的质量[3]。为了使信息化管理建设更好地完成，应该全面化的培养档案管理工作人员，对其的操作能力、

整体素质、职业道德等方面进行培训。根据管理人员的不足之处，制定不同的培训方案，有针对性的培养。除了管理方面的问题还应该加强管理服务方面的问题。使工作人员全方面的提升自己的工作能力。其中主要的培养方向有：计算机网络安全知识、档案法、档案管理等。最为关键的就是对计算机操作方面的陪样，学校应该引进一些计算机方面的人才，对管理人员进行专业的指导，让管理人员以更快地效率建设信息化管理。全面培养档案管理人员，为学校的档案管理做好服务，实现档案信息化建设。

高校的档案资料是我国重要的资源组成部分，对于高职院校的教学管理信息化建设的现状及存在的问题，近年来，大多数高校已初步进行了档案管理信息化建设的解决方案。本文通过分析高校档案管理信息化的现状及存在的问题，指出高校档案管理信息化必须建立适合高职教育特点的档案管理软件系统，必须加强信息化档案管理队伍建设，必须建立与信息化相适应的档案管理体制，逐步建立起适合高职教育特点的档案管理信息化模式。同时，还要采取积极的措施去解决这些问题，建立完善的信息管理系统，提高相关工作人员的素养，建立档案信息网站，以此来实现资源信息共享。葺

[参考文献]

[1]肖

蓉.浅谈高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息

化，

2017，（03）：167-168.[2]杨博文.浅谈高校档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2015，（04）：164-165.

[3]张

学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，

2013，（21）：145-146.

□编辑／张玉龙