山西省国省公路养护工程项目档案管理规定

第一章 总则

第一条 为进一步提高国省公路养护档案的标准化、规范化、现代化管理水平，促进档案工作的整体建设，更好地开发档案信息资源，结合我省国省公路养护的特点，制定本细则。

第二条 应对国道、省道公路小修保养、中修工程、大修工程和改建工程（具体的公路养护工程作业内容见附件一）的养护档案分别立卷归档。本细则只适用于我省境内国道、省道公路小修保养、中修工程和大修工程的档案管理，改建工程另从规定。

第三条 公路养护档案既要执行交通行业档案管理的制度、规范、标准，又要接受所在地区档案行政管理部门的业务指导与监督。

第四条 公路养护档案应每年按照档案要求分类整理，装订成册，编好目录，分类归档。

第五条 各单位形成的公路养护档案应由各单位档案部门实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。

第六条 本细则编制依据： （一）法律政策依据

1、《中华人民共和国公路法》（中华人民共和国主席令[2004]第19号） 2、《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1996]第71号） 3、《中华人民共和国公路管理条例》（中华人民共和国国务院令2008年第543号）

4、《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年国家档案局第5号令） 5、《山西省档案管理条例》（2000年9月27日） （二）技术规范和标准依据

1、《公路工程技术标准》（JTG B01—2003） 2、《公路养护技术规范》（JTG H10—2009） 3、《建设工程文件归档整理规范》（DA/T28—2002）

4、《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）

5、《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（GB/T11822—2000） 6、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11821—2002） 7、《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002） (三)指导性文件

1、《交通部科学技术档案分类编号办法》（交通部（87）交办字315号） 2、《交通档案管理办法》(交通部交办发[2005]431号文)

3、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交通部交办发[2001]390号文)

4、《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交通运输部交公路法[2010]65号）等。

5、《公路养护工程管理办法》（交公路发[2001]327号）

第二章 档案管理体制、机构、人员

第七条 在国家档案行政管理部门统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导下，公路养护档案工作实行“统一管理、分级负责”的原则。

省公路局对全省国道、省道养护档案工作进行业务领导。公路分局、公路管理段档案管理部门的具体职责是：

(一)贯彻执行国家的法律、法规，部颁标准、规范和省、市、行业的有关规章制度，制定本单位档案管理的规章制度、实施细则；

(二)对所属单位的档案工作进行监督和指导，按规定向上级档案馆移交档案；

(三)对本单位的归档工作进行指导，集中统一管理本单位的档案； (四)积极开发档案信息资源，编制检索工具，汇编文件资料，做好档案利用工作；

(五)会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定； (六)学习、研究和采用新技术，推进档案管理的现代化；

(七)参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作；

(八)培训本系统有关单位档案工作人员，交流档案工作经验； (九)组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。

第八条 各单位应加强对公路养护档案工作的领导，明确分管档案工作的领导。公路分局由分管养护的副局长兼管，公路管理段由分管养护的副段长兼管。各单位应将档案工作纳入本单位总体发展规划，纳入单位管理、生产建设、科学研究和技术管理的规章制度中，纳入分管领导的岗位职责和工作人员的岗位责任制中。

第九条 各单位应依据国家有关规定和实际需要，配备公路养护档案管理工作人员，并保持档案管理工作人员的相对稳定。档案管理工作人员一般应具有大专以上文化程度和公路养护工程专业知识，其主要职责是：

(一)贯彻执行档案管理工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术； (二)指导相关部门做好文件材料的收集、整理等归档工作，提高档案质量；

(三)做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；

(四)保护档案的安全，做好防护工作。对破损、字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制；对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告；

(五)开展档案业务指导工作，并采取各种有效措施，检查督促所属单位做好档案工作；

(六)做好档案利用服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料；

(七)遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全；

（八）档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。

第三章 公路养护档案内容及分类

第十条 公路小修保养档案内容 (一)路况登记资料

1、路面平面略图； 2、公路基本资料； 3、路况示意图；

4、构造物卡片包括桥梁、隧道、渡口、过水路面、房屋等； 5、登记表包括涵洞、挡土墙、绿化等。 （二）检查与验收资料 1、日常养护检查记录； 2、中间检查记录； 3、定期检查记录； 4、巡查记忆录。

第十一条 公路中修工程档案内容 (一)工程合同和造价文件 1、合同文件； 2、决算书。

（二）施工大纲及批复 1、施工大纲； 2、施工大纲批复。 （三）技术交底和会议纪要 1、设计交底和会议纪要； 2、施工图交底会议纪要； 3、关键施工技术交底纪录； 4、竣工验收会议纪要。 （四）工程施工过程资料 1、开工报告； 2、停工报告； 3、复工报告； 4、竣工报告；

5、水准点、控制点和基准线复测记录；

6、施工日志及施工原始记录。 （五）施工质量控制资料 1、工程项目划分表；

2、计量仪器、设备检定（测试）报告； 3、工程质量检验评定表及汇总表； 4、工程质量保证资料；

5、工程质量事故报告及处理记录。 （六）竣工图目表 1、竣工图目录；

2、变更单与相关竣工图对照汇总表； 3、设计变更单； 4、业务联系单； 5、竣工图纸。

（七）工程总结及工程竣工验收报告 1、施工总结； 2、监理工作总结； 3、设计工作总结； 4、工程竣工验收报告单。 第十二条 公路大修工程档案内容 (一)工程合同和造价文件

1、合同文件（包括招、投标文件）； 2、决算书。

(二)施工组织设计、监理大纲及批复 1、施工组织设计； 2、施工组织设计批复； 3、监理大纲； 4、监理大纲批复。 （三）技术交底和会议纪要

1、设计交底会议纪要； 2、施工图交底会议纪要； 3、关键施工技术交底记录； 4、竣工验收会议记要。 （四）工程施工过程资料 1、开工报告； 2、停工报告； 3、复工报告； 4、竣工报告；

5、水准点、控制点和基准线复测记录； 6、施工日志及施工原始记录； 7、监理日志及监理原始记录。 （五）施工质量控制资料 1、工程项目划分表；

2、计量仪器、设备检定（测试）报告； 3、工程质量检验评定表及汇总表； 4、工程质量保证资料；

5、工程质量事故报告及处理记录。 （六）竣工图表 1、竣工图目录；

2、变更单与相关竣工图对照汇总表； 3、设计变更单； 4、业务联系单； 5、竣工图纸。

（七）工程总结及工程竣工验收报告 1、施工总结； 2、监理工作总结； 3、设计工作总结；

4、工程竣工验收报告单。 第十三条 公路改建工程档案内容

改建工程档案内容应按现行《公路工程竣（交）工验收办法》（交公路发[2010]65号）的规定，包含综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料和科研、新技术资料等五方面内容。

第十四条 公路养护档案分类编号是按照《交通部科学技术档案分类编号办法》（交通部（87）交办字315号）中所确定的公路工程类目进行分类。大类、属类不变，小类设七个类目，即：道路维修（含路基、路面）、桥梁维修(含涵洞)、独立隧道维修、交通工程维修（含沿线设施）、公路绿化（含环境保护）、公路养护（含公路养护作业安全）、其他（含与公路的干扰）。

在小类下设三个一级类目，即：国道、省道、其他（战备路、旅游路等）。 在一级类目下设三个二级类目，即：小修保养护、中修工程、大修工程。 在二级类目下设三级类目、在三级类目下设四级类目，三级和四级类目的具体设置参照附件二《公路养护档案分类大纲》。

示例1：国道108线灵石路面改造工程施工组织设计的档号：

GL·5·1·G108·3·2·1—N 其中：GL—公路（大类）；5·1—道路维修（属类·小类）；G108—国道108（一级类目）；3—大修工程（二级类目）；2—施工组织设计、监理大纲及批复（三级类目）；1—施工组织设计（四级类目）；N—施工组织设计流水号。

示例2：省道301线天镇段公路基本资料的档号：

GL·5·7·S301·1·1·2—N 其中：GL—公路（大类）；5·7—公路养护（属类·小类）；S301—省道301（一级类目）；1—小修保养（二级类目）；1—路况登记资料（三级类目）；2—公路基本资料（四级类目）；N—公路基本资料流水号。

第四章 公路养护档案的管理

第一节 公路养护档案的归档与保存

第十五条 各单位的档案，应作为一个全宗进行整理和保管。一个全宗内的文书档案，可根据本单位的实际情况，按年度、机构、问题、保管期限

等方式排列；科技档案应按不同类别、项目分别上架排列。

第十六条 各单位应建立、健全文件材料的归档制度。

（一）凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书处理部门或文件材料形成部门按照交通部发布的有关档案质量标准的规定和要求进行整理，并定期向档案部门归档；凡本单位在养护生产和工程实施中形成的具有保存价值的科技档案，应执行交通行业科技档案管理制度、规范、标准。

（二）文书档案一般应在第二年上半年向档案部门归档；科技档案应按不同类别及专业特点进行归档；声像档案一般在年终向档案部门归档，其中会议形成的声像档案，需在会议结束后两个月内就由会议主办单位负责归档。

第十七条 档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14—24℃，有调节设备的库房温度日变化幅度不得超过±2℃；相对湿度应控制在45%—60％，配有调节设备的库房湿度日变化幅度不得超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13—15℃，相对湿度应控制在35%—45％。

第二节 对电子档案、照片、音像档案的要求

第十八条 对电子档案的要求如下： （一）设计图纸应数字化保存。

（二）应建立动态公路设施基础数据库，做好路面管理系统、桥梁管理系统、隧道管理系统、基础数据库的软件备份及数据更新和备份。

（三）应做好文安、数据、影像记录等电子文件的保存和维护，逐步实现科技档案电子化，逐步建立档案信息化检索体系。

（四）电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全利用。

第十九条. 照片档案分为照片和底片。案卷内照片和底片的顺序编号应相同。以每张照片为单位，从1开始编写，写在正面右上角；底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边部。底片由拍摄单位保存。

（一）如用数码相机时，拍摄单位保存光盘。

（二）照片参见号 —— 是指与本张照片有联系的其他档案的档号。

（三）照片的文字说明 —— 有六要素，即事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁，语言通顺，一般不超过200字。

（四）照片的案卷题名 —— 一个案卷要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题，一般包括责任者、问题、名称三部分。

（五）照片档案保管期限 ——根据文件材料中相关的内容确定。 第二十条 音像档案要收集齐全，做到文字材料与音像材料相符。 （一）归档的音像档案，要经过系统整理，每盘音像要工整确切地标明：责任者、录制（摄制）时间、地点、内容、顺序号、保管期限、摄制人等项目。保管期限根据文件材料中相关的内容确定。

（二）音像档案要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。

第三节 公路养护档案的保存

第二十一条 公路养护档案保存可分别按短期、长期和永久三种保存期限进行分类排列。短期保存期限为15年、长期保存期限为15-50年、永久保存期限为50年以上。

（一）公路定期检查资料可作为短期保存档案资料进行保存。 （二）国道、省道公路中修工程、大修工程资料可作为长期保存资料进行保存。

（三）国道、省道公路改建工程资料、各级公路桥梁、隧道等建筑物应作为永久保存档案资料进行保存，具体保管期限以桥梁设计使用年限为准。

第二十二条 安放档案的档案室管理应贯彻“预防为主，防治结合”的方针，认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等“七防”工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，严格控制库房的温湿度，确保档案的安全。

第二十三条 档案部门应建立定期检查库存档案和设备定期检查制度，并做好检查记录。对破损和字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制。对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查。

第二十四条 档案部门应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在分管领导或机关办公室主任的领导下，

由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。科技档案的鉴定工作，要在总工程师或技术负责人的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。

第二十五条 鉴定工作结束后，应由档案部门提出档案鉴定报告，编写档案销毁清册，经本单位分管领导签字批准后，方予销毁，并报上级档案部门备案。销毁档案实行两人监销制，监销人应在档案销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第四节 档案的使用与利用

第二十六条 档案的使用应遵循“严守国家机密、禁止涂改抽拆、切勿私自携出，不得转借散失、妥善保护案卷、用毕及时归还”的原则。

第二十七条 各单位应积极开展档案利用工作，编制适用的检索工具；开展档案的编研工作，为行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供档案信息服务。

汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报上级行政主管部门备案。

第二十八条 各单位档案部门应设立档案阅览室，健全档案借阅和复制、复印制度，严格履行档案借阅手续。

第二十九条 外单位借用本单位一般档案时，必须持有单位的介绍信(介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途)，经档案形成部门同意后方可借阅。重要的档案应经办公室主任或单位负责人批准。

第三十条 声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得转借他人或擅自复制。

第三十一条 对电子文件采用网络的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定。

第三十二条 根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案部门核对无误后，加盖档案部门档案材料证明专用章。

第三十三条 各单位档案部门应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案部门在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

第五节 档案的移交

第三十四条 凡合并、撤销机构，应根据国家有关规定将本机构全部档案进行认真整理，不得分散，并按下列办法进行处理：

(一)撤销机构的档案，应向上级主管部门进行移交或交由主管机关代管。 (二)撤销机构的业务划归几个单位或部门的，原机构的档案材料不得分散，可由其中一个单位代管或向上级主管部门移交。

(三)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交合并后的机关代管或向上级主管部门移交。

(四)一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或复制。

(五)机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存。

(六)一个机关改变隶属关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。

(七)各种临时工作机构撤销时，其档案应向主管机关移交。

第五章 公路养护大中修工程竣工验收档案管理

第一节 竣工验收档案的编制体系

第三十五条 公路养护大中修工程竣工验收档案是公路养护档案的重要组成部分，在公路养护档案中占有相当大的比例。公路养护大中修工程竣工验收档案应由建设单位组织进行编制，各施工单位和监理等单位的资料整理组卷后汇总到建设单位。

第三十六条 公路养护大中修工程竣工文件编制数量一般为两套。建设单位一套，档案接收单位一套。

第三十七条 在公路养护大中修工程竣工验收前，应事先提请档案接收部门对档案先期进行验收，未通过验收的，不得组织进行竣工验收。(公路养护大中修工程竣工档案验收申请表及验收意见书格式见附件四)

第二节 竣工文件归档编制的基本要求

第三十八条 竣工文件的编制是工程后期监理工程师进行技术管理的一

项重要工作。承包人编制的竣工文件必须由监理工程师审核把关。对施工单位绘制的竣工图要认真审查，看内容有无错漏，线条、文字是否符合规定。同时施工监理文件也必须齐全完整，真实可靠，字迹工整，版面清洁。

第三十九条 公路养护大中修工程建设、勘察、设计、施工、监理等单位应当将竣工验收的档案立卷归档工作，纳入公路养护大中修工程项目的管理工作中，建立竣工验收档案管理领导人责任制，配备专人负责，确保竣工验收档案的完整性、准确性与系统性。

第条 建设单位在养护大中修工程进行招标，在与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议或合同的同时，应对养护大中修工程竣工文件的套数、费用、内容、移交时间等提出明确要求。

第四十条 竣工文件必须按统一标准、统一要求进行编制，否则不予接收。

第四十一条 竣工文件按“谁经办谁编制”的原则进行编制。在编制过程中，各单位有责任相互提供所需的资料。

第四十二条 竣工文件每张图表必须签章完备，签字必须真实，不得代签，编制完毕后经各单位主要负责人审核。

第四十三条 各单位技术负责人应是竣工文件编制工作的负责人。 第四十四条 资料文件用纸统一采用A4型纸(210mm×297mm)，图纸规格除外。

第三节 竣工图归档编制的基本要求

第四十五条 竣工图应能全面、准确反映养护大中修工程实体的全部实际造型和特征。

第四十六条 竣工图在设计文件基础上编制，竣工图应逐张加盖竣工图章。竣工图章内容见图，图章规格尺寸为80mmx50mm，竣工图章用红色印泥盖在竣工图右下方竣工图标之上空白处（附图一）。

（一）凡施工图没有变动的，由竣工图编制单位加盖竣工图章作为竣工图，凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章。

（二）凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。

（三）重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

第四十七条 竣工图纸按A3号纸(420mm x 297mm)大小装订；竣工图封面格式见附图二；竣工图标题格式见附图三。

第四十八条 竣工图、表的编号办法，参照原设计图纸，按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码。竣工图所用图例和图幅应与原设计图一致。

第四十九条 竣工图表中的字体。总目录、总说明采用3号仿宋字体；A3图附注中说明文字采用5号仿宋字体，标题栏用4号仿宋字体。各种字体均采用激光打印机打印。

第四节 会计、照片和音像归档编制的基本要求

第五十条 会计档案

会计档案经审计部门验收合格后，由建设单位财务部门移交到建设单位档案部门保管。工程财务决算时，将随工程档案资料一并整理归档，并按要求移交到有关接收部门。

第五十一条 照片、音像档案的归档范围

（一）国家领导及部领导人视察工程项目的录音、录像带及照片。 （二）省、市及行业主管部门的领导视察、检查工程项目时的录音、录像带及照片。

（三）反映工程建设的重大活动，如招投标仪式、开工典礼等形成的录音、录像带及照片。

（四）记录工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。

（五）工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片、影像等。

第五节 竣工验收档案案卷构成及质量要求

第五十二条 案卷构成和要求

（一）案卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联

系，便于档案的保管和利用。

（二）案卷题名要简练、准确，能反映卷内文件材料内容，一般不超过50字。

（三）案卷应由案卷封面（外封皮，附图四）和卷脊（附图五）、卷内文件目录（附图六）、卷内文件及备考表（附图七）组成。

（四）卷内文字材料幅面一律采用A4纸（210mm x 297mm），原件小于此尺寸的应用A4纸裱衬。各类总结和各种文字说明尽可能应采用打印文件，文字采用3号标准仿宋体，标题采用3号标准黑体。

（五）卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。应采用碳素墨水、蓝黑墨水，禁用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、热敏纸、复写纸等。纸张宜采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用计算机出图，竣工图应是新图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（六）施工和监理过程中所形成的原始材料和报表则不必重新打印，人员签字必须完备齐全，均为手签，不能采用打印或图章，需要单位盖章的资料应盖红色图章，复印件和原始件不允许混杂存档，整套资料为原始件应保证都是原始件。

（七）卷内文件材料数量要适当，文字材料厚度不得超过2cm。 （八）本卷文件名称应在卷目录相应位置用黑线框住，表示本卷所在位置。

第五十三条 案卷页号的编写

（一）案卷内文件材料均以应有书写内容的页面编写页号。 （二）案卷封面、扉页、目录、备考表不编写页号。

（三）页号统一用铅笔（最终保管档案单位的档案室需用黑色油墨的号码机）以阿拉伯数字标注，并与本卷目录相对应，单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写，图纸亦如此。

（四）成套图纸，原有图样目录在内容上可替代本卷目录内容时可不再

重新编制案卷目录，页号从原有图样目录后开始编写。如不能替代，需重新编制本卷目录，原有成套的图纸包括原图样目录都需编写页号。

第五十四条 案卷封面的编制和要求

（一）案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用内封面形式，封面式详见附图二。

（二）案卷题名：应包括所在的公路名称、编号，公路养护大中修工程项目的名称、起讫里程（最好是绝对公里）、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。

（三）项目技术文件案卷题名的编写

示例：国道（省道）xx公路xx段xx桩号xx工程xx结构xx文件名称。 示例：国道G209线原平段K0＋000－K12＋600路面大修工程施工过程资料。

（四）管理性文件案卷题名的编写

建设项目名称＋建设项目段落＋责任者＋问题＋文件名称

示例：国道G209线路面大修工程监理办，关于加强监理工作的通知。 （五）编制单位：案卷形成单位，具体单位名称（合同段）。 （六）编制日期，案卷形成日期。

（七）保管期限：分永久、长期、短期三个保管期限。

（八）密级：应在文件发放前按交通主管部门有关保密规定划定，若文件材料上有密级就填上。

（九）档号：填写档案分类号和案卷顺序号，待进入最终保管档案单位的档案室填定，在建设单位只需用铅笔按流水号形成填写。

（十）档案馆号：暂不填写。 第五十五条 案卷脊背的编制

（一）案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名组成，档号应与盒内数量所装资料相符，建设单位应先用铅笔填写，待进入档案馆（室）后重新编号（附图五）。

（二）脊背“案卷题名”内容填写，用4号宋体字自右至左竖写，首字

空两字。案卷题名工程项目名称不能省略。

（三）脊背内容统一打印在不干胶纸上，再粘贴在脊背对应位置。贴纸要求比脊背宽度窄2mm，以防取放档案时把纸边拉卷。

第五十六条 卷内目录的编制

（一）件号：用阿拉伯数字从1起依次标注，不编虚位（即“1”不编写“001”）。

（二）件编号：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上。

（三）责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。

（四）文件材料题名：原文上有标题的，可以照录下来；原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容；填写文件材料的标题时开头空两字，一横格内不能超过三行字。

（五）日期：填写文件的形成时间，填写时间的可省略“年、月、日”字样，单月单日可用零补充。示例：2007年1月2日

（六）页数：应填写单件文件材料的起止页数。

（七）备注：留待对卷内文件变化时作说明用（如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注具体载体的档号）。

（八）卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。 第五十七条 卷内备考表的组成和编制

（一）卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件文件页数相加之和。

（二）立卷人：由责任立卷者签名，即谁立卷谁签名。

（三）审核人：由案卷质量审查人签名，即合同的技术负责人签名。 （四）立卷时间：填写完成立卷的日期。 （五）审核时间：填写审核完成的日期。 （六）备考表排列在卷内文件材料尾页之后。

（七）档号章用红色印泥加盖在每件文件首页的右上角，距上边沿10mm，右边沿20mm的位置（附图八）。

第五十八条 案卷装订要求及其方法

（一）案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。即有文字材料，又有图纸的案卷应装订。文件材料以件为单位放在卷内。案卷内各部分内容的排列顺序为：卷内目录 —— 文件材料 —— 备考表。

（二）项目技术文件应根据组卷要求，以件为单位进行装订。并制定统一的件封面、件内目录。

件内目录编制：（1）“文件材料题名”应详细具体、便于检索，例如：路基工程土石方填筑可按填筑层次拟写目录；（2）“页次”填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。其他栏目编写参照“卷内目录”编写要求。页码用铅笔（最终保管档案单位的档案室需用黑色油墨的号码机）。

（三）管理性文件以每份文件作为一件，不加件封面。文件阅办单放在原文之后，与原文作为一件装订。

（四）装订应采用线绳三孔左侧装订法，应整齐、牢固，便于保管和利用。文件在装订前取掉金属物，采用棉线装订，也可用缝纫机装订或用档案专用不锈钢订书针装订。

（五）装订时靠装订边，下边取齐，表头要求在上或左侧装订。 （六）原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在A4纸上。 （七）装订线压住文件内容的必须粘贴补宽。

（八）纸张规格大于A4型纸的，要求按297mmx210mm折叠成手风琴式。 （九）纸张份数，一般为为两份，建设单位保留原件，接管单位保留复印件。监理、施工、竣工图表用A3纸，其余部分可采用A4纸。

（十）监理、施工文件中技术资料根据装订厚度，每件不超过2cm。 （十一）各类案卷均应存放硬档案盒内分类装盒。卷盒式样（附图九）

第六节 竣工验收档案的审查

第五十九条 竣工文件的审查分三级进行，即编制单位自审，建设单位复审，工程验收委员会终审。专项验收时，验收组着重抽查项目档案的归档情况。竣工文件案卷数量超过1000卷的，抽查15%的项目档案；案卷数量在1000卷以下的，抽查30%的项目档案。评价档案完整、准确、系统性情况后，写出专项验收意见，对存在的问题提出改进要求，限期整改。建设、设计、施工、监理单位按验收组提出的改进意见在竣工验收前加以改进。

第六十条 竣工文件必须有完备的具有法律效力的责任签章。 第六十一条 凡竣工文件未经审查的项目，不办理验收手续，不得交付使用，不得申报优质工程。

第七节 竣工验收档案的排序和移交

第六十二条 竣工验收档案的排序：

（一）建设单位负责档案资料立卷，可按照立项、设计、施工准备、施工、竣工验收顺序，对各参建单位移交的全部案卷进行系统整理排序。

（二）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸排后。

第六十三条 竣工验收档案的移交：

（一）公路养护大中修工程建设项目交工验收后3个月内，参建单位应根据本细则要求向建设单位移交经系统整理过的全部档案资料。

（二）建设单位应根据本细则要求，在公路养护大中修工程建设项目竣工验收后3个月内，向使用单位及其他有关单位办理档案材料移交手续。

（三）项目各单位在档案资料移交时，均要填写档案资料移交表（附件二）。对移交的档案资料，交接双方经清点核查后，相互办理交接签字手续。

第六章 附则

第六十四条 本细则由山西省公路局负责解释。 第六十五条 本细则自发布之日起实行。 附件：

附件一：公路养护工程作业内容 附件二：档案分类大纲

附件三：公路养护工程验收档案归档接收签证单

附件四：公路养护大中修工程竣工档案验收申请表及验收意见书 附件五：名词注释 附件六：附图

附图一：竣工图章 附图二：竣工图封面 附图三：竣工图标题 附图四：案卷封面 附图五：案卷脊背式样 附图六：卷内目录式样 附图七：卷内备考表式样附图八：档号章式样附图九：卷盒式样

附件一：公路养护工程作业内容

附件二：公路养护档案分类大纲

公路养护档案分类大纲

公路工程（GL）

附件三：公路养护工程验收档案归档接收签证单

公路养护工程验收档案归档接收签证单

归档案卷目录共

页

文字材料 图纸 声像（照片） 合 计 卷 册 袋 盒 合 计 归档单位： 负责人： 经手人：

接收单位： 负责人： 经手人： 接收日期：

注：一条公路中如既有一级公路，又有二级公路，则归档时文件的保管期限、归档范围应以高等级的（一级公路）为标准，依次类推。

附件四（一）：公路养护大中修工程竣工档案验收申请表

公路养护大中修工程竣工档案验收申请表

工程名称 合同书号 建设单位 负责人/电话 开工日期 竣工日期 档案员 资格证号 电话 施工单位 施工单位（章） 自检意见 监理单位 监理单位（章） 自查意见 建设单位 建设单位（章） 复检情况 备注 本表一式二份：建设单位、备案机构各一份。 填报日期： 年 月 日

附件四（二）：公路养护大中修工程竣工档案验收验收意见书

公路养护大中修工程竣工档案验收验收意见书

工程名称 单项工 程名称 工程地点 合同书号 建设单位 工程类型 开工日期 竣工日期 备案机 构意见 经办人： 日期： 核准人：备案机构（章） 本表一式二份：建设单位、备案机构各一份

附件五：名词注释

1、养护档案

是指从事养护工程的公路交通系统行政、事业单位、社会团体组织以及个人在建设管理工作中直接形成的，对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

2、科技档案

是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，是科学技术档案的简称。科技档案具有知识储备和依据凭证功能、情报功能、促进生产力发展和提高经济效益功能；具有专业性、种类和类型的多样性、成套性和现实性的特点；它包含10个种类，即：工业生产技术档案、农业科技档案、基本建设档案、设备档案、、、自然现象观测档案、、、环境保护档案。

3、文书档案

是反映、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

4、声像档案

是指公路养护工程建设活动中形成的有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。

5、案卷

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 6、立卷

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 7、归档

文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 8、移交

建设单位在竣工验收时，根据合同、协议和规定向使用单位或有关档案馆（室）提交有

关项目档案。

9、建设工程文件

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括建设工程项目前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

10、项目前期文件

是工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。 11、监理文件

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 12、施工文件

施工单位在工程施工过程中形成的文件。 13、竣工验收文件

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 14、竣工图文件

是指施工结案后根据工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。 15、建设工程项目

经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

16、单位工程

具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

17、分部工程

单位工程中可以独立组织施工的工程。 18、小修保养

是指对道路及附属设施经常进行维护保养和修补轻微损坏部分的作业。 19、中修工程

是指对公路及其沿线设施一般性损坏部分进行定期的修理加固，以恢复公路原有技术状况的工程。

20、大修工程

是指对公路及其工程设施较大损坏进行周期性的综合修理，以全面恢复到原设计标准。

21、改建工程

是指对公路及其沿线设施因不适应现有交通量增长和荷载需要而进行全线或逐段提高技术等级指标，显着提高其通行能力的较大工程项目。

附件六：附图 附图一：竣工图章

80mm×50mm 10mm 10mm 10mm 国道（省道）××公路××段养护工程竣工图表 施工单位： 编制人： 技术负责人： 总监： 审核人： 编制日期： 设计代表： 10mm 10mm 20mm 20mm 20mm 20mm 附图二：竣工图封面（图纸尺寸420*297mm）

国道（省道）χχ公路χχ段 χχχ竣工图 （Kχχ+χχχ—Kχχ+χχχ） 设计单位 施工单位 监理单位 建设单位 开工日期 年 月 日 竣工日期 年 月 日 附图三：竣工图标题（图纸尺寸420*297mm）

第 页 共 页 国道（省道）χχ段Kχ（填建设单位全称）： χ+χχ—Kχχ+χχ 技编术 制 单责位 人 负 监 理 比 例 图 号 图纸名称 附图四：案卷封面 220MMM 档 号____________ 305MMM档案馆号____________ MMMMMM 缩 微 号____________ 案卷题名_________________________________________________ ____________________________________________________ 编制单位___________________________________________________ 编制日期___________________________________________________ 保管期限___________________________________________________ 密 级___________________________________________________ 附图五：案卷脊背式样

D 保管期限 档号 0 50 2 05案卷题名 02 511 D=10、20、30、40、50、60 单位统一为mm 比例1:2

305 附图六：卷内目录式样

单位统一为mm 比例1：2

附图七：卷内备考表式样

单位统一为mm

比例 1:2

附图八：档号章式样

单位统一为mm

比例1:1

附图九：卷盒式样