一、公司文书档案、人事劳动档案、电子音像档案、图书图片档案及其它需要存档备案、备查的档案，由办公室指派专人保管。财务档案、技术档案另行制订管理办法。
二、以公司名义签订的各类协议、合同、意向书、公司出具的有关证明等，在加盖公司印章时须留壹份原件作为公司档案。
三、以公司名义上报、下发的种类文件(报告、规定、纪要等)在加盖公司印章时，必须同时将壹份原件留作档案。
四、政府及业务部门下发的各类文件、规定、通知，各类证件、证书，办公室必须做好收发登记，原件及时归档，有关部门需要可留复印件。
五、公司资产登记资料，资产评估报告，公司年度总结资料等必须及时归档。
六、公司为每个员工建立档案，该档案应包括个人身份证复印件、个人简历、相关学历及技术职称证书复印件、来公司工作时间、职务等。公司对个人的奖励及处罚决定。
七、档案的调阅调用
1、调阅调用档案须经分管副总经理批准；调阅股东会、董事会文件必须经董事长批准；涉及公司秘密等重要档案必须经董事长或总经理批准，并注意保守公司秘密。
2、必须办理调阅手续，原则上只提供复印件。
3、确需将档案原件带出时要做原件备份，必须做好登记和确定归还日期。
4、要保证调阅档案的资料完整，不得涂改、勾画、剪裁和其它形式的损坏。违者给予一定处罚。
八、档案管理人员职责
1、对公司有关资料及时归档、整理，按年度、按类别、按卷别存放，并建立各种档案的调阅目录，档案目录备份应交办公室负责人处存查。
2、认真保管公司档案，采取必要措施，做到防潮、防水、防虫蛀、防霉变、防盗、防遗失。
3、因保管不当、工作失职造成公司档案损坏、遗失和泄密的，对保管人员给予扣发工资、降级、开除等处分，情节严重者，将由司法机关追究其法律责任。
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