广东省档案信息化建设方案分析(doc 6页)

广东省档案信息化建设方案分析(doc 6页)

关于印发《广东省档案信息化建设实施意见》的通知

(广东省档案局 广东省信息产业厅 粤档发[2002] 38号)

各地级以上市、顺德市档案局（馆）、信息产业主管部门：

现将《广东省档案信息化建设实施意见》印发给你们，请认真贯彻执行、组织实施。

广东省档案局 广东省信息产业厅 二○○二年十一月四日

广东省档案信息化建设实施意见

档案是一种重要的本源性信息。档案信息化建设是政府政务信息系统中的重要组成部分，担负着存储、管理政务信息系统产生的电子文件、档案信息并提供利用的职能。信息化对档案工作提出了严峻的挑战，也带来了难得的机遇。为推动全省档案信息化建设，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》和省政府制定的《广东省政府系统政务信息化建设2001-2005年规划》，现提出广东省档案信息化建设实施意见。 一、 档案信息化建设现状 （一）档案信息资源情况。

全省现有县级以上国家综合档案馆145个，馆藏档案377.6万卷；专业档案馆18个，馆藏档案72.6万卷；部门档案馆12个，馆藏档案374.1万卷；合计共有各级档案馆175个，各类档案824.3万卷。各档案馆馆藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引、专题卡片等各种检索工具。全省已录入计算机的档案案卷目录有171.0万条，文件级目录639.5万条，约占馆藏总量的7.8%。

各单位已普遍使用计算机编辑、打印文件，每年有大量的电子文件在计算机中产生，而这些已经存储在磁盘上的电子文件，经签发打印成正式的纸质文件后，多数未能妥善保存，有的虽有保存，但缺乏统一管理，造成人力、财力和信息资源的浪费。

据调查，在省直单位中，有9.2%的单位实现了办公自动化，文件归档采取电子文件与纸质文件并存的方式；有37.6%的单位在纸质文件归档的同时开始收集电子文件，累计收集了电子文件共28.1万份；有一半以上的单位尚未开始收集电子文件。

在人工管理纸质档案的情况下，由于客观条件的限制，文件自形成之日起满10至15年才向各级综合档案馆移交，文件、档案信息在利用的峰值期，只能存放在文件形成单位，难以为各部门和公众利用。 （二）基础设施与应用管理系统情况。

我省档案信息化建设起步于上个世纪80年代中期，经过10多年的努力，我省应用计算机管理档案的技术水平有了长足的发展，经省档案局推荐的优秀

-- 省、市、县各机关产生的需归档的电子文件，须交单位档案室管理。档案室作为归档电子文件的最终信息接收和管理的信宿单位，要积极创造条件逐步实现电子文件实时归档，保证本机关产生的电子文件真实、完整、安全地保存。

-- 省、市、县各机关已归档的电子文件，由机关档案室提供利用。机关档案室作为归档电子文件原始信息管理和提供利用的信源单位，须加快计算机网络建设的步伐，尽早实现为本机关各部门提供电子文件的利用服务。 -- 各地档案局馆要与本地区信息管理部门密切配合，建立起\"电子文件（档案）数据管理中心\"（简称文档数据中心），使文档数据中心成为本地区党委、政府信息资源库的重要组成部分。文档数据中心集中管理政务外网内各单位的归档电子文件，为党委、政府和政务外网各用户提供电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

-- 省档案馆、经济特区及珠江三角洲地区的市县档案局馆，要在本地公众网平台建立\"数字档案馆\"或档案网站，使公众可通过 \"数字档案馆\" 或档案网站获得\"一站式\"的已公开的现行文件和开放档案查询、利用服务。 三、档案信息化建设主要任务

在电子政务信息建设中，档案部门重点配合信息资源库的建设，建立文档数据中心和\"数字档案馆\"或档案网站。文档数据中心的任务是对党委、政府电子政务系统产生的应归档电子文件进行实时归档管理和即时提供利用，\"数字档案馆\"或档案网站的任务是为党委、政府部门和公众提供馆藏档案信息、已公开现行文件信息的检索和利用。同时做好未纳入党委、政府电子政务系统单位的电子文件的收集、管理工作，保证有价值的电子信息真实、完整、安全地收集到档案管理部门，并提供即时利用。 （一）加快档案信息资源建设。

1. 省、市、县各机关单位档案室应收集和保管本单位已经产生的应归档的电子文件，最大限度地降低已生成信息资源的流失，并将电子文件的数据信息输入数据库，在单位局域网中提供检索利用服务。

从2003年开始，纸质文件归档时，须同时归档同版本电子文件，归档电子文件须与纸质档案并存。各机关单位的档案管理部门须做好本单位归档电子文件的收集、归档、保管工作，同时做好收集和接收电子文件的技术准备和人员培训工作。已具备接收电子文件条件的单位要注意做好近年来已生成电子文件的收集、归档工作。已实现办公自动化的单位，档案部门可提前接收电子文件归档或实时接收电子文件归档，并即时提供利用。

2. 省、市、县档案馆都要建立文档数据中心管理系统，积极创造条件接收本地区各单位的归档电子文件，在政务外网中提供检索利用服务。在党委政府的电子公文交换系统正式运行后，逐步实现： -- 光盘或网络接收应归档电子文件；

-- 开通现行电子文件目录和档案目录检索服务；

-- 开通非密级现行电子文件全文和开放档案全文利用服务，为党委和政府领导以及各部门提供已归档电子文件、档案查询，及全文利用服务；

-- 通过政务内网或机要网，逐步实现涉密电子文件实时归档，并为党委、政府领导即时提供利用服务。

各地在规划政府电子政务办公系统建设时，应同步规划建设文档数据中心。

已建成或正在建设政府电子政务办公系统的地区，应把文档数据中心的硬件部分同政府网络办公系统的硬件建设同步完成。

档案部门要发挥文档管理的技术优势，以统一格式标准存储电子文件，编制电子文件检索分类索引数据库，保证政务系统中产生的电子文件信息数据的真实性、完整性、有效性、安全性和方便、快捷提供利用，保证电子文件长期存储数据的安全、准确迁移，保证存储的电子文档信息长期利用。

深圳和顺德市要力争在2003年建成文档数据中心并试运行。省档案馆、经济特区和珠江三角洲地区的档案馆要在认真研究深圳和顺德市建设文档数据中心经验的基础上，加快自身的文档数据中心的建设。要将科学、规范的文档数据中心建设和运行机制在全省逐步推广。

3. \"数字档案馆\"或档案网站，首先要将已开放馆藏档案和已公开现行文件目录上网，向公众提供网上检索服务。然后根据社会需求，对馆藏档案分类、分步进行全文信息数字化工作，逐步实现开放档案全文信息远程利用服务。经当地党委、政府批准，还要逐步实行已公开现行文件的全文利用服务。

4. 省档案馆、地级以上市档案馆可设立档案信息数字化服务中心，充分发挥设备、人员和技术优势为县级档案馆和省、市、县各机关单位的档案室提供文档数字化服务。数字化工作的计划目标是：

-- 3年内地级以上市档案馆馆藏档案目录须全部录入数据库， 5年内各县级档案馆馆藏档案目录须全部录入数据库。其中档案目录可通过本地文档数据中心提供查询利用服务，同时根据社会的需求，加速编制开放档案专题目录。 -- 加大开放档案全文、视频档案、音频档案数字化力度，5年内实现1/5馆藏开放档案全文数字化。

（二）加强基础设施与应用系统的建设。 1. 应用软件系统方面：

-- 进一步提高已推广的优秀档案管理软件的性能，增加著录质量控制和智能化功能，并使之从管理档案目录二次信息为主的软件系统，升级为档案目录、电子文件管理、存储功能完善的软件系统。

--应用或开发办公自动化系统时，其电子文件归档管理及电子文件目录管理功能须符合档案管理要求和技术标准，确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性。

-- 开发文档数据中心、数字档案馆运行管理系统专用软件，应包括：档案信息数字化专用软件；文档数据中心、数字档案馆运行管理、数据存储、迁移转换软件；档案信息搜索引擎；档案信息数据安全、存储、备份软件等。各应用系统须符合档案管理的要求和国家有关标准，在确保原始信息数据安全可靠的基础上，具有高起点，高技术含量和较高的智能化水平。

-- 开发电子文件、文档著录信息自动获取软件，为电子文件的收集、存储工作提供技术支持，保证未建立计算机网络系统的单位，可以方便、及时、完整地收集、管理、存储电子文件，以技术措施避免现行信息资源流失。 2. 硬件基础设施方面：

重点是在建设各级党委、政府政务外网的同时，统一规划、同步建设文档数据中心、数字档案馆或档案网站的硬件设施。

-- 各机关单位存储归档电子文件的计算机设备是本单位网络中的重要组成部分，它负责存储和备份单位全部电子文件数据，单位在建设内部计算机网

络系统时，存储和备份电子文件的相关硬件设备应是单位局域网建设的重点之一。

单位局域网建设时，本单位的档案部门应积极参与，主动提建议，使系统能够符合档案管理的要求。存储归档电子文件信息数据计算机设备的安全可靠性应高于其它设备，并且需考虑异地备份设备。

-- 各地文档数据中心是政务外网信息资源库的重要组成部分，承担存储和备份党委、政府各部门产生的应归档电子文件的职能。文档数据中心的局域网络系统建设，应纳入政府政务外网建设规划，各市县（区）档案馆要积极配合当地信息管理部门，做好文档数据中心的局域网络硬件系统建设。

\"数字档案馆\"和档案网站建设，也要在政府的统一规划下进行，档案部门应积极提出科学、合理的功能需求。文档数据中心的公开信息单向转入\"数字档案馆\"或档案网站，要严格执行涉密信息管理的有关规定，实行逻辑隔离。 文档数据中心、\"数字档案馆\"和档案网站，档案馆计算机网络的安全保密方案事前须经地级市以上保密部门的批准，网络建成后要报地级市以上保密部门审批后方能投入运行。

（三）抓紧标准规范的制定。 1. 制定标准与制度。

在已经颁布的有关档案著录标准、《电子文件归档与管理规范》（待批）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等技术标准的基础上，在政府信息管理部门的指导下，组织技术力量研究制定全省统一的电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使电子文件的管理更具有操作性。

制定电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范；建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度，使之逐步纳入法制化管理的轨道。 2. 归档电子文件（档案）存储要求。

-- 收集、接收的电子文件须保证与归档的纸质文件内容、版式一致。 -- 应用通用工具形成的电子文件，收集时应注明电子文件存储格式，处理工具、版本等电子文件生成环境信息。应用非通用工具形成的电子文件，收集时需转换为通用的文件存储格式。

推荐的电子文件格式包括以下几个方面：

文字型电子文件格式：TXT、XML、RTF（应用WPS 字处理软件形成的电子文件，可直接保存WPS格式，但须同时保存同名TXT格式电子文件）； 图像型电子文件格式：TIFF、JPEG；

应用多媒体技术获得的音频电子文件格式：WAV、MP3； 视频电子文件格式：AVI、MPEG。

归档电子文件须详细登记电子文件存储格式，处理工具、版本等电子文件生成环境信息，并与归档电子文件一并保存。

电子文件稿本代码：M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。

电子文件类别代码：T－文本文件；I图像文件；G图形文件；V－影像文件；A－声音文件；M－多媒体文件；P－计算机程序；D数据文件。

归档电子文件须存储在符合要求的存储器中，并应及时对电子文件进行备份，存储于能脱机保存的载体上。推荐采用的载体的优先顺序是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许用软磁盘作为长期存储归档

电子文件的载体。

四、档案信息化建设的主要措施

（一）进一步提高对档案信息化建设的认识。

加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的重点工作，各级档案部门要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用，自觉把档案部门的信息化工作与党委、政府的办公自动化结合起来。积极争取领导的重视和信息部门的支持。各地领导和信息部门要把档案的信息化工作作为政务信息化建设的重要组成部分，加强领导、统一规划，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。

（二）加大资金投入力度，统一安排所需经费。

各级档案馆要在各政府部门的统一领导下，在信息管理部门的指导和支持下，本着节约投资的原则，把文档数据中心和数字档案馆建设资金，列入当地电子政务建设统筹安排，统一管理。要本着经济、实用的原则，提高资金使用效率，切忌好高骛远，铺张浪费，同时要防止重复建设，避免重复投资。文档数据中心、\"数字档案馆\"日常运行、维护所需费用，要纳入政府信息资源库的运行、维护经费之中，统一安排，专项管理。 （三） 加强人才培训工作。

加快档案信息化建设急需一批相关的专业人才，特别是既懂档案又懂计算机的复合型人才, 各市、县档案局馆要采取引进和培养并重的措施。一是认真做好现职人员培训工作，特别是各级档案局（馆）的领导和业务骨干必须接受有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训。二是要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习高新技术知识的良好环境。三是重视计算机人才的配备，通过引进、招聘等方式，各市、县档案局馆要力争配备2～3名具有本科或硕士学历的计算机专业人才，并对他们进行档案专业知识培训，使之成为档案、计算机复合型人才。