建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施

措施

摘要:建筑施工资料管理是建筑工程项目建设中必不可少的重要工作内容，包括对项目设计规划、施工工艺、施工工序、项目竣工等完整资料的记录与管理，是保障建筑工程顺利进行的基础措施，也是建筑工程管理、检查以及后期维护的重要数据依据。因此，建筑施工资料管理在建筑工程中具有十分重要的地位，要在管理工作中保障施工资料采集的真实性、可靠性，及在管理过程中建筑施工资料的完整性和有效性，才能充分发挥建筑施工材料管理的管理水平。本文针对建筑施工资料管理问题，进行了探讨与分析，为业内建筑施工材料管理人员提供相关的参考作用[1]。

关键词;建筑施工；资料管理；施工资料 引言

近年来，随着社会经济水平的提高，城镇建设事业发展迅猛，在城市房屋及市政基础设施建设蓬勃发展的同时，保证建设工程质量安全、科学合理地运用新技术，成为当今建筑行业发展过程中的重要课题。工程资料作为建设项目全过程信息的积累、工程质量控制的有效手段、工程标准化水平的重要载体，其重要地位日益突出，但是由于部分地区建筑行业技术力量有限，管理意识薄弱，对工程资料的重要性认识不足，在建设过程中对工程资料的管理仍存在诸多问题。笔者基于长期的工程质量监督管理实践经验，分析当前建设工程资料管理存在的问题，提出可行性的对策建议，以规范工程资料管理，提高工程质量监管工作效能，促进建筑行业与时俱进、可持续健康发展[2]。

1规范工程资料的重要意义

1.1工程资料集合了建设全过程的重要信息

工程资料是针对某个具体的建设工程建设项目，按照国家的有关规定、行业标准、地方标准，在建设过程中进行编制、收集、整理而形成的一套文件资料。它系统地记录了建设工程从立项、可行性研究、勘察、设计、施工直至竣工验收等建设全过程的情况，是工程管理、材料、设备、施工质量等各个方面信息的积累和呈现，包含了大量的文件、表格、图纸、原始记录和影像资料等。一套完整、系统的工程资料，还可以为工程结算审计，以及工程使用阶段的改扩建、维修、管理提供翔实的原始依据。

1.2工程资料是工程项目管理的重要手段

工程资料作为建筑企业质量管理和技术管理的措施和手段，是图表、文字等多种形式的信息集合而成的记录，是展示工程项目管理水平和体现工程质量的载体，它能全貌地展示一项工程外在的、内在的、看不见的质量情况，并能随时再现施工过程。通过查看资料，我们可以判断施工单位在施工过程中是否全面满足国家有关法律法规以及相关技术规范的要求，是否符合业主方的特殊要求等。此外，工程资料还是工程验收和评优的必要条件，对工程质量具有否决的权利，一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，一项工程是否达到了优良标准，也要查看其工程资料是否达到了相应的标准。

2建筑施工资料管理中存在的问题 2.1施工资料记录过程缺乏有效性

当出现施工项目更改时，对更改信息的记录往往由施工管理人员进行记录，而资料管理人员往往没有核对就收录，收录过程缺乏真实有效性，难以有效避免施工资料不实、造假等情况的出现。在施工资料记录过程中，存在记录不规范等现象，例如字迹不清晰、随意涂改、印章不完整等等，从而使施工资料记录不完整。因建筑施工项目各个环节较多，资料的记录、复印工作量较大，施工资料管理人员在资料的记录、管理工作中缺乏对材料的统筹记录与管理，当出现多次工作人员借阅资料情况时，很容易出现资料丢失问题。

2.2企业对施工资料管理意思淡薄

为了保障施工资料管理完整性和有效性，企业都指定了相应的资料管理制度体系，但大部分企业都存在施工资料管理制度落实不到位的现象，这是由于许多建筑企业对施工资料管理不够重视，管理工作流于表面，甚至有的企业只是为了应付上级单位进行项目检查。资料管理制度体系不健全主要体现在企业对施工质量严格把关，却缺少对施工资料保存的严谨性。从而导致资料管理人员管理意识淡薄，没有及时跟进建筑工程施工进程，从而不能及时、有效、完整地记录施工数据。

3规范及加强建设工程资料管理的措施 3.1提高对工程资料管理的认识

强化前端控制和全过程控制，提高建筑施工企业的工程资料管理意识，在工程建设前期就明确职责分工，建立完整的、系统的、有针对性的工程资料管理制度，逐级落实资料管理责任，保障资料管理过程中有据可依，提高工程资料收集、整理、归档的效率，保证工程资料与工程实体“同步验收、同步整理、同步竣工”，确保工程资料的系统性、完整性、真实性。要充分利用工程资料管理作为媒介和措施，加强项目质量和技术管理的提高，按照“三同步”原则，形成相互促进的管理系统，避免因工程资料整理不及时而影响工程竣工以及后续建设程序的情况出现。必要时，企业还可根据自身实际，制定适当的奖惩制度、培训制度。

3.2完善建筑工程档案资料管理制度

在开展建筑工程档案资料管理工作时，政府部门应该牵头建立一套科学、有效的管理制度与管理法规体系，这些规章制度应符合当前形势，具有一定的可操作性，在建筑企业经营过程中能够提升其档案资料管理水平。同时，建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。

3.3建立信息化资料存储系统

在互联网和大数据技术支持下，资料管理工作也应顺应时代发展潮流，建立信息化资料存储系统，实行企业资料、工程内部资料的整合性管理，要具备施工材料录入、施工材料修改、施工材料保存、施工材料查询、施工材料删除等功能，此删除功能权限只对资料管理部门领导开放，资料录入人员在进行资料删除时需要向上级领导提交申请；根据工程施工阶段进行分类管理，并以年月份开头做好编号分类、归档；由施工资料管理人员收集各部门纸质材料，或由各部门直接进行线上资料编写、发送，由资料管理人员进行检验、确认、收录；增加对资料管理人员的技能培训，实现资料原件扫描上传信息，资料管理人员在录入资料时要确保信息的真实性、有效性。建立信息化资料存储系统，有利于减少建筑施工资料管理人员的工作量，提高管理人员的工作效率，更能保障资料信息的准确性和有效性，并有利于施工资料的长久保存。

结语

综上所述，建筑施工资料管理是项目建设过程中较为重要的工作，能充分体现出建筑施工工艺特色和施工质量、安全标准，是工作人员的工资结算时的重要依据。同时，建筑施工资料的有效管理也对企业发展、城市发展有着重要作用。在实际工程建设中，部分企业采用外包方式将工程项目分包给小施工队伍，而大多数小型施工队对资料管理意识淡薄，不能完整有效的记录、管理施工资料，因此，建筑企业应先加强自身的施工资料管理意识，不断健全企业施工资料管理体系，从而保障建筑施工资料管理有效性，为建筑施工安全提供多一重的保障[3]。

参考文献

［1］马军.规范建筑工程资料管理促进工程质量监督管理［J］.工程质量，2021，29（9）：5－7.

［2］云南工程质量监督管理站.云南省建筑工程资料管理规程：DBJ53/T－44－2011［S］.昆明：云南科技出版社，2018.

［3］云南工程质量监督管理站.云南省建设工程档案编制技术规程：DBJ53T－45－2011［S］.昆明：云南科技出版社，2018.