湖北荆宜高速公路有限公司会议准备工作规范
为保障公司组织的专题会议、重要会议、重大会议的顺利召开，规范会场安排、明确服务责任，现制定会议准备工作规范。规定如下：
一、会议准备
（一）会议工作方案
包括：会议主题内容、组织领导、参会人员、会议规模、时间安排、会议议程、主持、宣传报道、会议文件准备（领导讲话、工作报告、主持词等）、经费预算、车辆安排、食宿安排、保卫和保密工作等。
责任单位：会议召集部门 办公室
（二）会议通知
通知内容包括：名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点、联系人，是否提供交通工具，可否带工作人员。
责任单位：会议召集部门
二、会场准备
（一）会场布置
1、横幅挂放整齐、位置合适；
2、主席台名片牌、会议议程、会议发言材料准备齐全、摆放整齐；
3、会议签到表、分发的文件和会议用品、奖品、礼品、纪念品等准备齐全；
4、人员座次安排有序。
责任单位：会议召集部门 办公室
（二）环境卫生
1、地面干净、整洁，桌椅排列整齐，温度适宜，空气新鲜；
2、配备的水果新鲜，花卉茂盛。
责任单位：办公室后勤部
（三）音响设备
1、麦克风排列整齐、到位，音量大小合适，大屏幕、投影仪设置合适、无故障，相关音像材料准备齐全；
2、现场拍照、摄影技术到位。
责任单位：机电技术部
三、相关事项
（一）着装规范、严守时间、维护秩序、专心听讲。
（二）遵守会议规定，做好会议前的其它准备工作。
湖北荆宜高速公路有限公司
二○一一年二月
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