营销部档案管理制度

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营销部文件、合同管理办法

我们将文件和合同统称为文。

一、文件管理办法

1、 营销部内部文件主要有：公司下发的文件（考勤休假制度、奖惩制度、车辆使用制度等）、

工作计划表、工作进度表、工作总结表、检验报告、岩矿鉴定报告、地质勘查证书、资质认定等文件。

2、 营销部内部文件统一由销售内勤收发、编号、保存、借阅、销毁，客户经理的工作日志

由销售内勤协助整理，客户经理自行保管。

文件收发管理办法：营销部收发文件，销售内勤要及时登记（附表格）。

文件编号办法：文件编号“文件”拼音开头大写字母+年份+括弧+收文月份+本月收到文件序号（序号为两位数）。WJ2013-1101

文件保存办法：分件分类保存在文件箱内。

文件借阅管理办法：文件借阅，销售内勤要及时登记（附表格）。

文件销毁管理办法：文件销毁销售内勤应先写“文销毁申请”，由营销部经理同意后方可销毁，重要文件要由总经理签字同意后方可销毁（附表格、文销毁申请单）。

二：合同管理办法

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1. 营销部合同有产品购销合同、与生产商家签订的合同（不在借阅范围之内）、标书合同。 2. 营销部内部合同统一由销售内勤收发、编号、保存、借阅、销毁。

合同收发管理办法：同文件收发管理办法（附表格）。

合同编号办法：合同编号“恒洲建材”拼音开头大写字母+年份+括弧+收文月份+本月收到文件序号（序号为三位数）。HZJC2013-11001

合同保存办法：合同分类保存在文件夹中，最后存档到文件柜中。

合同借阅办法：同文件借阅办法（文借阅登记表）。

合同销毁办法：同文件销毁办法（文销毁登记表、文销毁申请单）。

公司内部借阅本部门文件、合同只需登记即可，公司外部人员借阅本部门文件、合同须填写“文件借阅申请单”。