一、目的
为规范公司内部文件格式,提高公司内部文件编辑质量.
二、适用范围
公司各办公室
三、内容
(一)word文档编辑规范
1、如何给文档起标题(例1)
(1)标题要简单明了的体现此文档的用途
例1:《终端陈列考核标准》《百岁山终端陈列竞赛考核标准》
2、设置适合的字号(例1)
(1)一级标题:二号字 宋体 加粗 (2)二级标题:四号字 宋体 加粗 (3)文本内容:小四号四 宋体
说明:根据文档内容选择适当的字号及字体;
3、文本的归类及层次标题的选择(例1)
(1)给文档内容归类可以更一目了然的了解文档内容 (2)层次标题分可选择常用2种
层次标题较多时可用:一;(一);1;(1);; 层次标题较小时可用:一;1;
4、段落及落款(例2)
(1)文字段落行距应设置固定值为20p或单位行距1。5倍行距; (2)正文每自然段首行应缩进2字符,回行应顶格。 说明:根据文档内容做适当调整;
5、页边距设置
(1)默认页边距为:上下 2.54厘米、左右3。18厘米
(2)建议页边距最小为:上下1。5厘米、左右1。8厘米、页脚0。8-1。3厘米 说明:根据文档内容做适当调整;
6、署名及页码
(1)正文右下方署名单位全称或部门全称,下一行处标识日期; (2)单页文件无需添加页码;多页文件应插入页码; (3)页码字号的设置
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(二)Excel表格编辑规范
1、页边距调整(例1) 2、页面的选择(例2)
3、行高、列宽、字号的调整(例3) 4、标题字号选择、加粗(例7)
5、文字内容和数值的对齐方式、按月份制表(例4—1)
(1)文字内容可选择单元格居中对齐; (2)数值内容可选择单元格右对齐;
(3)无月份关联的文档可以月份为单位编辑表格文档;
6、编号、抬头、其他内容另起一行(例5)
(1)有编号的表格文档,编号应在第一行右居中;
(2)抬头应单独一行居中,设置合适字号(二号或小二号字,宋体,加粗)
7、给表格内容归类(例5)
(1)如WORD文档一样,归类可使内容更一目了然;
8、优化表格
(1)删除多余的内容(例2) (2)简化表格内容(例5) (3)给对账单换个风格(例6)
9、层次结构、排列序号及对齐(例4—2) 10、落款、署名、审核、审批 11、添加页码及更改页码字号 12、冻结窗格与固定抬头内容
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