企业文件管理流程

企业文件管理流程

1、企业所有规章制度、政策等管理文件一律由总部统一下发，其他任何单位不得私自下发任何管理文件。

2、项目部制定、修改管理文件，按照涉及的内容，由项目工作分管人员进行起草，起草完毕经项目经理组织项目班子人员审核通过后，报公司工作主管部门。

3、公司工作主管部门从专业管理的角度进行审核、完善，经所在公司经理组织审核通过、总公司经理审核签字。

4、总部各部门对分管工作范围内的事项建立或修改管理文件，由部门经理组织起草，综合性的管理文件由综合部经理起草。

5、各部门起草的管理文件、接到集团报送审核的文件，部门经理审核完毕与总经理沟通后，转综合部经理进行规范。综合部规范完毕与总经理沟通后，综合部组织文件会签。

5.1综合部经理安排综合部职员组织相关人员进行文件会签，总部企业3日内由相关人员当面完成会签，总部境外企业7日内由所在单位行政负责人组织完成会签。

5.2会签完成当日各单位行政负责人逐级上报至综合部职员，由综合部职员向各集团、公司落实文件会签情况并登记台帐后综合部经理签字确认。

6、综合部起草的文件、接到各单位起草的文件，在完成起草、审核及规范后与总经理沟通后由综合部组织会签。

清样，无效力

7、总部各部门对文件的起草、审核、规范，有明确时间要求的按照要求办理，没有明确要求的3日内办理完毕；总部部门起草、审核、规范的文件，杜绝出现原则性的错误。

8、综合部组织会签完毕，组织总部部门经理对文件进行签批。

9、在会签、签批过程中提出异议的，由综合部将文件退回有关部门与异议提出人进行沟通。属于总部部门起草的退回起草部门；属于下级单位起草的，退回给总部工作主管部门。

10、经沟通达成一致，承办部门注明后再转综合部；对提出异议内容需要完善的，承办部门经理向总经理沟通后完善；沟通达不成一致并且不需要完善的，承办部门附情况说明再转综合部。

11、会签、签批无异议，综合部经理与总裁沟通后办理文件下发手续；提出的异议沟通未达成一致的，在与总裁沟通时要详细进行说明。

12、文件下发

12.1综合部经理请示总裁同意下发后，将带有签字的清样转文印室职员制作打印清样，打印清样后由综合部职员、经理审核无误签字确认后按要求印制。

12.2印制完毕后由文印室职员登记台帐转印章专管人并签字确认，印章专管人根据印章加盖流程加盖印章。

12.3由印章专管人转综合部职员，综合部职员打印各单位催办单并登记台帐，根据文件发放范围下发，并由领取人签字确认。

清样，无效力

12.4文件催办单由各部门负责人2日内反馈。接到文件登记台帐并于当日下发至所属单位及有关人员。

13、各单位接到文件24小时内单位负责人组织所有涉及到的人员对文件进行学习、传达，由各级行政负责人建立纪要，由所有涉及到的人员在纪要上签字存档；新进人员与公司签订合同后，所在单位负责人组织对制度、文件的学习，并由学习人签字确认。

14、对下发的各类文件，由综合部分别对落实执行情况进行监督，对不按要求办理的追究相关人员的责任。

15、政府主管部门及有关单位外部来文，经单位行政负责人登记台账同时汇报所在单位负责人，按要求组织办理。