供应商档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范供应商档案管理工作，确保供应商档案的完整性、准确性和安全性，提高供应商管理效率，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有涉及供应商档案管理的部门和人员。

第三条 公司供应商档案管理实行负责人统一管理、部门协同配合的工作模式，形成上下联动、协同联动的组织管理体系。

第四条 公司制定供应商档案管理制度的目的是促进公司与供应商之间的合作与发展，提升供应商档案管理水平，为公司经营决策提供数据支持。

第五条 公司对供应商档案管理实行定期检查，确保档案资料的真实性和完整性，做到及时更新、准确、完整，保密。 第二章 供应商档案管理职责

第六条 供应商档案管理工作由公司总经理办公室及物控部门负责，并成立专门的供应商管理小组，明确管理职责。

第七条 公司总经理办公室及物控部门应当对供应商档案进行统一管理，监督和检查各部门的供应商档案管理工作。

第八条 各部门负责提供所需的供应商档案材料，并对其真实性和完整性进行审核。 第九条 供应商管理小组应当及时处理供应商档案管理中的问题，确保供应商档案管理工作的顺利进行。

第十条 公司总经理办公室及物控部门应当定期盘点和审查供应商档案，及时更新、完善、保密。

第十一条 公司总经理办公室及物控部门应当加强对各部门供应商档案管理工作的监督和检查，并开展相应的培训和指导工作。 第三章 供应商档案管理流程

第十二条 供应商档案管理流程包括供应商登记、审核、管理和归档等过程，并建立档案管理的标准化流程。

第十三条 供应商登记应当由物控部门统一负责，建立供应商登记簿，对各类供应商进行归类汇总。

第十四条 供应商档案审核由公司总经理办公室及物控部门进行，审核通过后将供应商档案材料交由供应商管理小组进行管理。

第十五条 供应商档案管理应当建立档案管理专门的档案室，并制定档案管理制度和规章制度，明确档案的使用、归档、借阅、销毁等程序。

第十六条 供应商档案管理应当建立档案管理系统，并采用电子化管理，确保档案信息的快捷、准确、安全。

第四章 供应商档案管理内容

第十七条 供应商档案管理内容包括供应商基本信息、质量管理体系认证书、产品质量合格证明、供应商供货能力评估等。

第十八条 供应商基本信息包括供应商名称、注册地址、联系方式、法人代表等。 第十九条 质量管理体系认证书包括供应商相关的ISO9000、ISO14000等国际质量管理体系认证证明。

第二十条 产品质量合格证明包括供应商生产的产品质量合格证明。

第二十一条 供应商供货能力评估包括供应商的生产能力、交货能力等相关材料。 第五章 供应商档案管理注意事项

第二十二条 供应商档案管理应当注重对供应商的信用及质量管理体系的认证情况进行审核。 第二十三条 供应商档案管理应当建立供应商档案归档清单，做好档案的分类管理与检索工作。

第二十四条 供应商档案管理应当严格保密，不得泄露供应商的商业机密和涉密信息。 第六章 供应商档案管理制度的执行

第二十五条 公司总经理办公室及物控部门负责综合协调供应商档案管理工作，并成立供应商档案管理委员会，负责对供应商档案管理工作进行评估和监督。

第二十六条 公司总经理办公室及物控部门应当定期开展供应商档案管理工作的培训与考核，提高员工的档案管理水平。

第二十七条 公司总经理办公室及物控部门应当定期对供应商档案管理制度进行修订与完善，确保供应商档案管理制度符合公司发展的需要。 第七章 附则

第二十八条 本制度未尽事宜，由公司总经理办公室及物控部门负责解释。

第二十九条 本制度自发布之日起实施。 【附表】

供应商档案管理流程图

注：流程图中提到的“物控部门”包括公司总经理办公室及物控部门。