共青团湖南科技大学委员会
文件格式规范
一、···工作计划格式
二、··工作总结格式
三、··会议记录格式
四、··通知格式
五、··申请书格式
六、··活动策划格式
七、·活动总结格式
团委材料整体要求
材料排版格式：
主标题置于页面中央，宋体二号加粗；一级标题宋体小三加粗；二级标题宋体四号加粗，内容另起一行；正文宋体四号，行间距为单倍行距。
料页面设置：纸张：A4；页边距：上下2.5cm，左右2.5cm；页码居中。
请各部门认真学习每一项文件的格式标准，并按照标准上交各部门本年度材料。
一、工作计划格式
工作计划是一个部门在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。
（一）工作计划的格式
1、计划的名称，也就是标题。标题格式统一采用小二，宋体，段后间距一行。内容包括订立计划部门的名称和计划期限两个要素，如“学生会××部门××年度工作计划”或者“工作计划——学生会××部门××年度”；正文统一采用小四，宋体，行间距为单倍行距。
2、计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的时间、内容，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么怎么做、做到什么程度。
3、最后写订立计划的日期。
（二）工作计划的内容。一般地讲，包括
1、工作背景，也就是情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究本部门工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。
2、工作目的，指的是工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
3、工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
（三）制订好工作计划须经过的步骤
1、上级的有关指示办法。领会精神，武装思想。
2、部门的具体情况，这是制订计划的根据和基础。
3、级的指示精神和本部门的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。
4、根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预算克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。
5、根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。
6、在实践中进一步修订、补充和完善计划。计划一经制定出来，并经正式通过或批准以后，就要坚决贯彻执行。在执行过程中，往往需要继续加以补充、修订，使其更加完善，切合实际。
（四）举 例
2009年元旦文艺晚会计划
——学生会办公室
一、目的：为了……………
二、时间：**月**日晚上*点
三、地点：***
四、晚会形式：…………
学生会办公室**
**年**月**日
二、工作总结格式
总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。
（一）基本情况
1、总结的名称，也就是标题。标题格式统一采用小二，宋体，段后间距一行。内容包括订立计划部门的名称和计划期限两个要素，如“学生会××部门××年度工作总结”或者“工作总结——学生会××部门××年度”；正文统一采用小四，宋体，行间距为最小值0磅。
2、总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
3、成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
4、经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。
5、今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。
（二）写好总结需要注意的问题
1、一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。
2、条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。
3、要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。
三、会议记录格式
为使会议的决议能在今后得到很好的贯彻和执行，并作为以后检查执行情况等的根据，或者便于传达一次会议的精神，有必要把会议的具体内容记录下来。这些记录的材料，就叫“会议记录”。记录要真实准确，符合原意。
会议记录包括两个部分：
（一）会议的组织情况
1、开会的时间、地点
2、出席人数，如果人数不多，可一一写明姓名。
3、列席人数，也可写出姓名或只写列席人员范围。
4、缺席人数，也可一一写出姓名，注明缺席原因。
5、主持人。
6、记录人。
7、会议的主题。
（二）会议内容，是会议记录的主要部分。记录方法有两种:
1、摘要记录。只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。
2、记录。要把每一个人的发言都记下来。
会议结束，记录完了，另起一行写“散会”两字。
最后，要由主席或主持人和记录人签名。
为了提高记录速度，可以适当使用一些自己熟悉的简称、代号、符号，待会议间歇或会后整理时再补上全称或原称。必要时，可以学习速记法。
（三）举 例：
会议记录
学生会
时 间：╳╳年╳╳月╳日晚╳╳点
地 点：教学楼╳╳室
与会人员：╳╳、╳╳╳、╳╳╳（或“团委各委员”）
主 持 人：╳╳╳
记 录 人：╳╳╳
主 题：关于╳╳╳╳的会议（或“学生会╳╳委员例会”）
主要内容：
一、………………
1、……………………
2、……………………
二、……………………
值班人签名：
四、通知格式
通知是上级要求下级或个人参加某一会议或者做某件事情时使用的一种文体。通知的内容要写得明白、具体。
（一）内 容：
1、
在第一行正中写“通知”二字，也可视情况写成“关于××的通知”、“紧急通知”
等。
2、
写被通知单位或个人的名称。
3、
写通知内容。如内容较多，可分条开列。
4、
结尾可写“特此通知”等字样。
5、
最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章。为
整顿校内宣传栏管理，团委经讨论决定凡团委通知一律加盖公章，无公章的通知不算有效通知。
（二）格 式：
标题统一采用二号，宋体，加粗，段后间距1行。
正文统一采用四号，宋体，行间距为单倍行距。
（三） 举 例：
通 知
××年××月××日上午××在教学楼××召开学生会第一次全体会议，请学生会各部门、各学生组织负责人、各分团委、学生分会准时参加。
特此通知
校学生会（盖章）
××年××月××日
五、申请书格式
申请书是个人或部门向上级表达愿望、提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精练。申请书一般是一事一书。
（一）申请内容：
1、在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“费用申请书”、“课室借用申请书”等。
2、写接受申请书的部门或有关负责老师的名称。如“团委”、“学生会”、“教务处”等。
3、写申请书的具体内容：
a)情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。
b)较多，可以从几个方面、几个阶段进一步的谈认识。
1、结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。
2、最后写申请人姓名和写申请书的日期。
（二）举例：
申 请
尊敬的学院领导：
为便于……（事由），现定于……（时间）……召开……（活动名称），特申请……（物品或费用），恳请批准。
***（部门）
**年**月**日（具体时间）
10月份团活活动策划书
一、活动背景 ：
“向日葵女孩”何平，就读于湖南科技大学外国语学院。父亲丧失劳动力，母亲智力残疾，为维持生活，她独自带着患心脏病的弟弟一起读书，最多的时候兼职7份工作。当现在的人们批判90后自私，懦弱，没有担当时，何平用自己的方式向我们大声宣告：90后也是勇敢坚强的一代。作为一名90后大学生，我们更应该在今后的学习、工作中，怀着一颗感恩的心，乐观地对待生活中所遇到的一切，不辜负学校的栽培以及社会的关爱。
二、活动目的、意义和目标：
全面提高团员素质，增强我们对自己，对他人，对社会的责任感，是我们当代大学生的必修课。开展本次活动，有利于提高我们的责任意识，认识自己及更好的确定自己的方向和奋斗目标，为努力成为一个有担当、有强烈责任感的人而前进。
三、活动主题：90后的担当
四、活动对象：10级自动化一班全体同学
五、活动开展：
1、活动具体时间：2011/10/19晚7:30
2、活动地点：
3、举办单位：10级自动化一班
4、活动流程：
1.设计与描绘宣传板报。
2.提前申请教室，并布置教室。
3. 邀请老师和其他兄弟班级的同学。
4.活动所需相关的设备准备，购买相关物品。
5. 主持人致开幕词，主持人宣布活动正式开始，欢迎到场的嘉宾
6.由主持人引出活动主题，发表自己的认识和见解
7.介绍我校何平同学的感人事迹
8.同学们就主题自由发言，探讨在学习、生活中我们90后的担当
9.同学们自由才艺展示
10.活动结束，清理会场
六、活动中应注意的问题及细节：
1.活动前必须通知人员到位，邀请好嘉宾
2.人员的分工要明确
3.活动过程中注意设备的安全及对设备的保护
4.活动结束后会场的清理工作
备注：
活动策划标题置于页面中央，也可以写出活动正标题后将此作为副标题写在下面，宋体二号加粗；大标题宋体小三加粗；小标题宋体小四加粗，内容另起一行；正文宋体小四，行间距为单倍行距。
七、活动总结格式
××活动总结
一、活动概况
对本次活动的实际流程加以概述，与策划一致的简略带过，与策划不一致的过程在这里应得到说明。
二、经验总结
对活动中成功的经验、失败的教训加以罗列,并且对以后部门开展活动做展望。
三、工作人员
实际参与的工作人员名单，以备期末部长干事考核之用。
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