收发货的操作流程

文 件

内牧发（2011）企管字第66号 签发人：刘晋鲁

关于物流配送部收发货的操作流程及相关规定

鉴于公司物流配送部办公地点整体搬迁至滨河新区基地，为了提高工作效

率，降低管理成本，现将公司发货单的审批流程及发货流程重新修订如下： 一、销售出库业务：

1、物资计划专员或营销内勤依据客户需要在用友U8系统中填开销售订单保存并审核，操作路径：业务 － 供应链 － 销售管理 － 销售订货 － 销售订单 。 2、物资计划专员或营销内勤根据客户最终要货的实际情况将销售订单生成发货单保存后及时通知财务收入会计进行审核。操作路径：业务 － 供应链 － 销售管理 － 销售发货 － 发货单（参照销售订单生成发货单）。在发货日（每周二、五）前一天下午两点前将各酒店需要配送的发货单制作完毕。对于公司的非标产品物资计划专员必须单独填制订单和发货单，以便对其数量进行修改。 3、公司收入会计根据客户实时货款余额及返利款余额对发货单中的发货价格和发货金额进行审核，该客户账户余额大于该发货单金额，在用友U8系统中则审核通过。财务会计在接到审核通知后20分钟内必须审核完毕并通知财务经理或财务总监审批。

4、每天公司财务经理或财务总监须在用友U8系统中对收入会计审核过的发货单在接到审批通知后的20分钟内审批完毕。

5、二库库管必须在财务对基地二库发货单审核完毕后一个小时内进行生成销售出库单（此步骤仅限于公司发调味品执行，其他仍按照销售出库业务的流程要

1

求执行）。

6、每遇发货日，物流配送部库管需提前一天根据审批齐全（终审人为雷晋毅或刘凤）的发货单打印出来并根据物流情况按批次进行备货，以便发货日及时发货，司机进行货物配送时必须将发货单随行。如遇系统中审批不全的发货单，库管一律不予发货，否则库管承担一切后果。

7、发货完成后，库管须根据实际发货情况在用友U8系统中参照该发货单生成销售出库单。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 出库业务 －销售出库单（参照发货单生成销售出库单）。对于非标产品由库管在打出的纸质出库单上按照实际发货数量修改，并将修改后的出库单交由物资计划部专员保存，物资计划部专员根据修改后的出库单，重新制作新的发货单，在按照上面的审核、审批流程操作。最后，库管依据修改后并和实际发货数量一致的销售出库单审核并保存。

8、物资计划专员或营销内勤依据司机返回的签字齐全的发货单在系统中找到对应发货单，开具销售发票，保存并审核（注意根据司机返回的发货单上实际发货数量修改发票对应发货数量，同时再与库管审核过的相应销售出库单核对发货数量）。若实际发货数量小于发货单数量，则物资计划专员或营销内勤在相应的发货单上点击“关闭”将本发货单关闭。 9、注意事项：

（1）、库管修改纸质的销售出库单数量不得大于原发货单数量，且发货单只能参照生成一次销售出库单。

（2）、发货单必须与配送货品同行并由库管、配送司机签字，不容许发货单上数量有更改，库管将白联留存。若司机送货时未带发货单同行，出现问题由司机承担一切后果。如配送各酒店货品，则司机必须要求各店收货人员当场验收签字确认，并将黄联交酒店相关收货人，否则视同货品未送达，出现问题由司机承担一切后果。配送完毕后，司机必须及时将签字齐全的发货单其余二联交至物资计划专员或销售内勤。其中粉联转交公司收入会计，蓝联转交酒店库管。 （4）、司机配送货物必须核对发货单数量（整件的件数和非整件的实际重量）

2

与实物数量是否相符。对于整件配送货物在验货后发现不符，则由发货的库管承担全部责任，若出现整件件数和非整件实际重量与发货单上数量不符，则由司机承担全部责任。 二、其他（材料）出库业务：

1、调拔业务（公司内部各库房之间）流程：

（1）、调入方库管根据调拨需要在系统中填开调拔单（一式四联），并审核、打印；同时将调拨单据交给物流部司机进行提货。审核后的调拔单会自动生成其他入库单及其他出库单。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 调拔业务 －调拔单。

（2）、调出仓库库管依据调拔单发货，同时在调拔单上签字确认，并在系统中对该调拔单生成的其他出库单进行审核。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 调拔业务 －调拔单—下查—其他出库单。

（3）、物流司机核对调拔数量后在调拔单上签字确认，并将白联交调出仓库库管留存。

（4）、调入仓库库管依据实际收到的货物数量与司机返回的调拔单进行核对无误后，在调拔单上签字确认，同时在系统中对相应的其他入库单进行审核并将调拔单黄联留存，调入仓库库管负责将粉联交公司财务管理部成本会计，蓝联由司机留存。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 调拔业务 －调拔单—下查—其他入库单。

（5）、调拔过程中如出现实物整件件数和零散物品重量与接收件数和接收重量不符，则由司机承担责任。否则，由调出部分责任人承担全部责任。 2、库存商品或宣传品、办公用品等领用流程：

（1）、公司内部各部门（不包括各直营酒店、蓝玫酒店、福迪公司）若需要领用公司库房的库存商品或宣传品、办公用品，均须填制手工的办公用品领用单，并由费用承担部门负责人签字审批。若需要上级或者财务部门人员审批时，按公司规定执行。

（2）、领用部门人员将签批齐全的办公用品领用单交公司费用会计，由费用会

3

计在系统中做材料出库单并保存打印（一式三联）。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 出库业务 －材料出库单。

（3）、领用部门人员将打印好的材料出库单交物流司机或库管提货，库管依据材料出库单发货后签字确认，同时物流司机签字确认后将白联留存，并在系统对该材料出库单进行审核。操作路径：业务 － 供应链 － 库存管理 － 出库业务 －材料出库单。

（4）、物流司机或库管负责将货物交相关领用部门人员，并由领用人签收。同时领用人将粉联交公司费用会计处，黄联留存。

（5）、领用过程中如出现实物整件件数和零散物品重量与接收件数和接收重量不符，则由司机承担责任。否则，由库管承担全部责任。

三、外销退货（外销商品原则上不允许退货，如确需退货，退货部门须根据退货情况提前报批）的操作流程：

1、销售内勤根据退货部门的退货报批件在系统根据销售订单生成红字销售订单，并保存审核。操作路径：业务 － 供应链 － 销售管理 － 销售发货 － 退货单。

2、销售内勤在系统中参照退货单生成红字销售出库单，并打印。

3、库管依据红字销售出库单验收退回货物并签收实际收到数量，若数量相符，则在系统中同时审核该张红字销售出库单。若数量不符，则不审核本单据，由销售内勤更改数量。

4、凡外部客户退回产品，相关销售部门人员、库管、司机必须一同验收品种、数量等。

四、内销退货（资产）流程：

1、酒店（分公司）因各种原因确需要向公司退货时，相关出库单据（一式三联）必须与货品同行。若无单据，公司库管有权不予接收，同时有权拒绝补单并不承担任何后果。

2、公司库管收到内销退货，依据酒店（分公司）出库单据进行核对，核对无误后签字确认，同时将黄联留存，粉联由物流司机交公司物资计划专员，物资计

4

划专员依据库管签字确认的酒店出库单在系统中填制红字销售出库单（产品）或其他入库单（资产），同时通知库管进行审核。

3、库管审核完毕后，物资计划专员将红字销售退货单（商品）或其他入库单（资产）打印一份，并附库管签字确认的酒店（分公司）出库单交公司收入会计入账。

4、退货过程中如出现实物整件件数和零散物品重量与接收件数和接收重量不符，则由司机承担责任。否则，由退货部分责任人承担全部责任。如通过外部物流公司退货，则由外部物流公司承担一切责任。 五、采购入库流程：

1、采购内勤依据各部门采购申请单在系统中填开采购订单并审核。操作路径：业务—供应链—采购管理—采购订货—采购订单。

2、采购内勤根据采购订单生成采购入库单选择仓库并保存打印（注意税率的选择）。操作路径：业务—供应链—库存管理—入库业务—采购入库单。 3、库管依据采购入库单及供货单位的送货单两单核对后验收物货，若实物与单据相符，则在系统中将该采购入库单审核；若不相符，则在系统中修改入库数量并审核。

4、采购内勤将库管审核完毕的采购入库单打印出来，由采购中心总监签字后凭黄联报销，粉联交财务部成本会计。

5、采购入库与采购订单有差异时，采购内勤必须及时与供应商联系。 六、产成品入库流程：

1、生产部库管依据实际产成品入库品种及数量在系统中填开产成品入库单，保存并打印。操作路径：业务—供应链—库存管理—入库业务—产成品入库单。 2、司机及生产部库管依据装车数量在产成品入库单上签字确认并将白联留存，产成品入库单其余三联必须与入库产品同行。

3、库管依据产成品入库单进行货物验收，若无误，则在产成品入库单上签字，并在系统中审核该产成品入库单。若不符，需要当时和生产部库管电话确认，并在产品入库单上签字确认实际验收数量并在当天返回给生产部库管。生产部

5

库管依据前期和库管沟通确认的数量并审核纸质入库单上库管确认数量，修改产成品入库单数量，并通知基地库管审核。

4、司机送货经库管验货后，如发生入库实际整件产成品件数及零散数量和产成品入库单数量不符，由司机承担全部责任，否则，由生产部库管承担全部责任。司机负责将产成品入库单粉联交公司财务管理部成本会计，蓝联由司机留存。 七、采购退货流程：

1、因各种原因需要退货的货物，由采购内勤在系统中填开红字采购入库单。操作路径：业务—供应链—库存管理—入库业务—采购入库单。注意：此处选择红字。

2、库管依据红字采购入库单退货，并在系统中审核本单据。 八、相关考核制度

（1）、发货单必须当天审批完毕，（其中当天上午的发货单，下午两点前必须审核完毕，下午的发货单，下午下班前必须审核完毕)如相关审批人员不在，可委托他人代为审批，委托人承担审批责任。晚审一天每张考核10元。

（2)、库管发货当天必须生成销售出库单并审核完毕。晚一天每张单据考核10元。

(3)、配送人员在发货后二日内必须将销售出库单送至公司相关人员，晚一天每张单据考核10元。

(4)、销售内勤于销售出库单审核后的二日内做销售发票，并审核。晚一天每张单据考核10元。

(5)、收入会计每日早十点半前务必将前一日销售发票生成凭证，计入应收款项，晚一天每张单据考核10元。

(6)、所有入库单据必须于入库单所示日期当天在系统中审核完毕。每晚1天每张单据考核10元。

(7)、系统中所有操作人员均必须设置密码，财务管理部将进行不定期抽查，无密码者发现一次考核50元。

(8)、若委托他人代为审核（审批）、制单等所有事宜，出现问题，均由系统中显

6

示的操作员承担一切责任。

（9）、所有单据凡缺少相关人员签字，下一流程负责人有权拒绝接收，若返回财务时，单据签字不全，则每张考核未签字人员10元。

（10）、公司财务各岗位会计在收到单据后及时进行账务处理，若发现系统中相应单据没有审核，每张单据对相关人员考核10元。

（11）、本流程最终以系统单据为准，手工单据只做备查，若相关人员未及时修改系统单据，只修改手工单据，则一切责任由其本人自行承担，同时对每张未修改单据考核单据金额的10%（不低于10元）。

（12）、系统中单据的填制人务必保证单据中客户（供应商）、品种、数量、单价、金额全部正确。金额错误考核本单据金额的10%（不低于10元），其他项目错误，每项考核10元。

（13）、每月最后一个工作日下班前采购内勤、销售内勤、生产部库管、司机等相关人员必须将本月单据全部返回公司财务管理部相关会计处。逾期每张单据考核10元。若单据丢失，每张考核20元。 十、本规定自文件10月24日起开始执行。

内蒙古草原物歌餐饮连锁股份有限公司

2011-10-21

主题词：关于物流配送部收发货的操作流程及相关规定 主送： 各中心 各部门 抄报：总经办 打印：任娇 校对：雷晋毅

打印1份

7