您的当前位置:首页招标采购管理流程

招标采购管理流程

2022-03-19 来源:爱问旅游网


编制 审核 批准

日期 日期 日期

招标采购管理流程

修订记录

日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 1. 流程图

2. 流程概况

为规范“公司招标”采购行为,加强“公司招标”工作管理,流程目的 充分利用市场资源,引入竞争机制,降低采购成本,提高资金使用效益,保证采购质量,特制定本规程。 适用范围 选择招标采购方式实施的各类采购。 1、 招标采购:是指根据事先提出的采购条件和要求,邀请符合条件的供应商参加投标,通过评标确定中标供应商的采购方式。 2、 评标小组 组长:总经理 定义 副组长:总经理助理 组员:工程技术分管领导、项目管理分管领导、投资研发分管领导、营销管理分管领导、工程技术部经理、项目管理部经理,投资研发部经理、营销管理部经理、审计监察部经理等,必要时可邀请外部专家。 注:工程技术部、投资研发部、营销管理部等部门专业人员视招标内容可列席。 流程主导部门 部门 董事长 1、 审批入围单位; 1、 审批招标采购启动报告; 总经理 2、 确定评标小组成员; 3、 审批资格预审条件; 4、 审核入围单位。 成本控制分管领导 1、 审核招标采购启动报告; 2、 负责联合签发答疑文件。 成本控制部 流程中承担职责 各专业分管领导 1、 负责审核专业领域招标技术文件; 2、 负责联合签发答疑文件。 1、 主持招标文件的评审; 评标小组组长 2、 参与入围单位评审并组织推荐入围单位; 3、 组织开标、评标和定标工作。 4、 确定开标方式。 1、 参与招标文件评审; 评标小组成员 2、 参与入围单位评审; 3、 参与开标、评标及定标。 1、 负责拟定招标工作启动报告; 2、 组织资格预审; 成本控制部 3、 组织入围单位评审; 4、 组织编制招标文件并组织会议评审; 5、 组织发标、答疑,组织编制并发布答疑文件; 6、 负责回标。 1、 参与资格审查; 2、 负责编制招标技术文件并参与评审,其中:投资研发部负责编制概念、方案等招标技术文件;工程技术部负责编相关部门 制扩初设计、施工图设计、景观设计、室内装修、工程建设、材料设备等招标技术文件;营销管理部负责编制营销招标技术文件; 3、 负责答疑并拟定答疑文件; 4、 审计监察部对招标过程进行监控,并列席评标过程。 3. 工作程序

3.1 适用范围

 工程及材料设备类:工程类供应商、标的20万以上的材料设备类供应商;  设计类:概念设计、方案设计、扩初设计、景观设计、样板房设计、售楼处

设计、精装修设计、公共区域设计、办公区域设计;

 营销类:策划代理、销售代理、非垄断性广告代理等;

 综合类:5万元以上固定资产购买、办公软件(含OA、财务、成本、计划、

销售等)、公司(项目)、网站建设外包。 3.2 招标条例 3.2.1 招标规则

 任何部门和个人不得将按规定必须进行“公司招标”的项目化整为零或者以

其他任何方式规避“公司招标”;

 招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实、信用的原则,并切实树立和维

护“公司招标”形象;

 依据招、评分离的原则,参与组织招标的业务部门相关人员原则上不得作为

同一次招标的评标小组成员。特殊情况,须由启动报告批准人批准,参与组织的业务部门的相关人员方可参加评标小组;

 为了确保招标、评标的公正性和客观性,下列人员不得进入评标小组:

 投标人或者投标人主要负责人的近亲属;

 与投标人有经济利益关系,可能影响对投标公正评审的;

 曾因在招标、评标以及其他与招标投标有关活动中从事违法行为而受过行

政处罚或刑事处罚的。

 评标工作小组成员守则:

 不得收受利害关系人的财物或者其他好处;

 不得向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标

有关的其他情况;  必须客观公正履行职责;

 无正当理由,不得拒绝参加评标活动;

投标人实际资格不符合招标条件的投标作废;投标人弄虚作假、串通结盟、抬标、压标、围标、串标或其他弄虚作假方式违规的投标作废。

3.3 招标启动

3.3.1 成本控制部根据批准的各专业采购计划,结合招标工作的难易程度提前安

排招标时间,保证招标质量;

3.3.2 成本控制部组织编制启动报告,启动报告包括拟招标的项目、招标内容、

招标时间安排、拟采用的计价方式等,提请成立评标小组;

3.3.3 评标小组成员由总经理根据评标内容审批确定,并在资格预审前一天通知

评标小组成员。评标小组成员除专业技术人员外,根据采购业务的不同应有财务、预算、研发等相关人员。如有必要应有外聘专家,评标小组成员数应为奇数,不得少于5人。

3.3.4 评标小组成员在评标时根据公司规定,独立行使评标的权利,同时承担相

应责任。

3.4 发布招标信息及资格审查

3.4.1 公司招标一般采用邀请招标,成本控制部须在公司《供应商名录》中向具

备投标资格的单位发出投标邀请;

3.4.2 如果拟投标人未进入公司供应商库,则需按【供应商管理流程】进行入库

审批,审批通过方可具备投标资格;

3.4.3 投标邀请书中应有明确的资格预审条件,资格预审条件应充分满足招标项

目的需求,同时具有一定的广度和聚焦性,确保能够入围的数量,同时严禁出现不在同一档次的单位均能符合资格预审条件的情况,资格预审条件由总经理审批;

3.4.4 成本控制部组织相关部门对《供应商名录》中受邀单位进行资格审查,资

格审查时,应以公平、公正的原则,采取统一标准考核拟投标人,不得对拟投标人实行歧视待遇;

3.4.5 资格审查后,由成本控制部组织、评标小组组长主持,在通过资格审查的

单位中确定推荐入围名单,入围名单由总经理审核,董事长审批。 3.5 标书制定及发标

3.5.1 成本控制部负责组织业务部门按照《招标文件编写作业指引》编写招标文

件,并对其质量负全责;投资研发部负责编制概念、方案、扩初设计等招标技术文件,并对其质量负责;工程技术部负责编制精装修、工程建设、材料设备等招标技术文件,并对其质量负责;营销管理部负责编制营销招标技术文件,并对其质量负责。成本控制部组织相关部门对招标文件进行评审; 3.5.2 招标文件应符合国家相关法律法规要求,相关内容的表述应准确、无歧义; 3.5.3 招标文件中应明确评标办法,以利于评标小组公正、客观的开展评标工作; 3.5.4 成本控制部负责组织评标小组对招标文件进行评审。招标文件的评审一般

应以会议的形式进行,并应形成会议纪要,作为招标文件评审审批依据。评审时对招标文件初稿的修订应保存纸质文本,并由评标小组在封面上予以签字确认;

3.5.5 成本控制部组织业务部门根据评审意见修订招标文件,经成本控制分管领

导审核、总经理审批后,正式发标;

3.5.6 在招标过程中发生的会议记录、答疑、现场踏勘等材料,业务部门汇总整

理成答疑文件由本部门分管领导审批后,提交成本控制部以书面形式发给所有投标单位;

3.5.7 成本控制部、业务部门、评标小组不得向他人透露已获取招标文件的潜在

投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标的其他情况;

3.5.8 招标项目要求提供投标保证金的,由财务管理部收取,具体金额依据《招

标文件编写作业指引》中的规定进行确定;

 开标后未中标单位的投标保证金,由成本控制部三天内通知财务管理部免息

退还;

 中标单位在合同签订后5天内,由成本控制部通知财务管理部将投标保证金

自动转为履约保证金或免息退还(中标单位在中标后不接受中标承诺主要条件的,不退还投标保证金,取消中标资格)。 3.6 分类确认是否做标底/栏标价

3.6.1 标底/拦标价由成本控制部根据招标文件约定在开标前24小时内完成汇总

编制,经成本控制部经理、成本控制分管领导审核,总经理审批后,成为正式标底/拦标价;

3.6.2 标底/拦标价的编制应符合招标文件的规定,必要时可委托业务关联的工

程咨询公司完成;

3.6.3 参与标底/拦标价编制及审定的人员应严格遵守公司的相关保密制度。 3.7 回标、开标

3.7.1 成本控制部应敦促供应商按照约定时间回标;

3.7.2 按招标文件约定的投标截止时间,成本控制部登记收到的投标文件; 3.7.3 评标小组按照招标文件中预先确定好的时间和地点公开组织开标; 3.7.4 开标时,评标小组组织投标人相互检查投标文件密封状况,填写投标文件

密封性检查表,发现密封性不符合招标文件要求的,由评标小组商议确认并经评标小组组长签字后视为无效投标; 3.7.5 评标小组组长开标前宣布开标方式。 3.8 评标及定标

3.8.1 评标、定标方法

公司根据不同的招标项目,采用以下评标、定标方法,按照最优中标原则进行定标:

 最低价法:该办法适用于同品牌、规格、型号的材料和设备采购项目。

该类项目根据谈判结果,最低价格者为中标单位;

 合理低价法:该办法适用于功能、性能相近,品牌不同的材料和设备采

购项目;工程技术含量低、施工难度小、工艺简单、总造价低的工程类施工项目;

 综合评价法:该办法适用于工程类设备较多、施工复杂的建筑、安装、

大型装修、监理及其它特殊需要的项目。综合评价越高越符合中标条件。

3.8.2 评标小组按照招标文件约定审查投标文件,判定有效投标和废标:

 原则上有效投标不少于3家,中标率不高于40%,若这两个条件有一个不

满足则按废标处理,特殊情况经招标结果权限审批人批准后可以定标。同一投标人可以参加多标段投标,但计算中标率时按照1家有效投标人计算。  当所有投标报价均不能达到预期,或评标小组根据投标情况认为需要对招

标文件进行重大修订时,应当组织二次投标。

 评标过程中评标小组可以对投标文件中含义不明确、有明显文字和计算错

误的内容进行征询,要求投标人以书面形式作必要的澄清和说明。  评标小组应严格按照招标文件确定的评标办法和标准,客观公正地评标,

评标过程中不得改变招标文件中规定的评标办法和标准;

3.8.3 按评标小组组长宣布的开标方式开标、评标和定标。 3.9 合同签署

3.9.1 合同签署按《合同管理制度》及《合同审批权限表》审核、审批权限执行。

3.10 其他

3.10.1 出现下列情况时,应进行重新招标:

 发现有串标、围标等足以影响招标结果的情况时;

 对于无标底的招标,当所有投标人的报价均超出招标人的预期价位时;  公司认为在招标过程中有违反本流程“3.2招标条例”的情况时。 3.10.2 招标完成后,成本控制部须将本次招标资格预审条件、资格预审报告、招

标文件、中标方投

标文件、评标报告、评标结果审批及相关的会议纪要、记录、澄清函等

整理后一并随合同归

档。

4. 支持性文件 5.

因篇幅问题不能全部显示,请点此查看更多更全内容