企业人事档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强公司人事档案管理工作，有效管理、保护和利用好人事档案，根据国家相关规定，结合公司实际，特制定本办法。

第二条 本办法所指人事档案是指记录员工个人主要经历、政治面貌、品德作风等情况的文件材料，起着凭证、依据和参考作用，是记载个人轨迹的重要依据。

第三条 本办法适用于公司本部，各下属子公司参照执行。

第二章 组织机构和职责

第四条 员工人事档案由人力资源管理部门负责管理，配备以人事档案管理工作为主的专（兼）职人事档案管理人员。

第五条 人事档案管理工作职责如下：

（一）负责人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；

（二）负责人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，组织开展人事档案审核工作；

（三）配合有关方面调查涉及人事档案的违纪违规违法行为；

（四）做好人事档案的安全、保密、保护工作； （五）指导和监督检查下级单位人事档案相关工作； （六）办理其他相关事项。

- 1 -

第三章 档案管理范围

第六条 员工自与公司签订劳动合同之日起，公司按管理权限负责其人事档案的接收和在公司工作期间的档案建立、管理工作。

第七条 干管权限属于公司的子公司高管，其人事档案应移交公司统一管理。

第四章 档案的分类、收集

第八条 人事档案的主要内容和分类包括： （一）履历类材料； （二）自传和思想类材料； （三）考核鉴定类材料；

（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料；

（五）政审、审计和审核类材料； （六）党、团类材料； （七）表彰奖励类材料；

（八）违规违纪违法处理处分类材料； （九）工资、任免、出国和会议代表类材料； （十）其他可供组织参考的材料。

人事档案材料的内容和分类参照干部人事档案管理相关规定，由中央组织部确定。

第九条 员工本人和材料形成部门必须如实、规范填写材

- 2 -

料。材料形成部门应当按照相关规定审核材料，在材料形成后1个月内主动向人事档案管理部门移交。

第十条 人事档案管理部门及其工作人员应当按照相关标准和要求，及时收集材料，检查材料填写是否规范、手续是否完备等；对于应当归档的材料准确分类，逐份编写材料目录，整理合格后，一般应当在2个月内归档。

第五章 档案保管与保护

第十一条 按照安全保密、便于查找的原则要求，对员工档案严密、科学地保管：

（一）根据公司的条件，建立专用的人事档案库房或档案柜，配备相应的办公设备；

（二）保管员工人事档案，应建立登记、统计、检查核实制度。

第十二条 严禁任何人私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的，视情节轻重，予以严肃处理。

第六章 档案利用与审核

第十三条 人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。

人事档案利用方式包括查（借）阅、复制和摘录等。 第十四条 因工作需要查阅或借阅员工档案的，须遵守下列规定：

- 3 -

（一）查阅或借阅人事档案前，应当按《人事档案查借阅审批单》程序完成档案查借阅审批，后方可查借。查（借）阅档案应当2人以上，一般均为党员。借阅时间最长不得超过10个工作日，借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还；

（二）任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的人事档案；

（三）查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容；

（四）查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠、剪裁，不得抽换、拆散档案材料，不得擅自复制（拍摄）档案内容，违反有关规定的，将被追究责任。因工作需要确实需要复制、摘录等取证材料的，须请示公司相关分管领导批准后方可进行。

第十五条 由公司管理的人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行审批手续，并在规定时限内归还。

第十六条 对于公司管理的人事档案，尤其是管理人员及专业技术人员等重要岗位人员的人事档案，应根据相关规定在必要环节严格按照政策和标准，及时做好人事档案审核工作。

第七章 档案的转递

第十七条 公司员工人事档案管理权限发生变动的，应及

- 4 -

时将其个人档案进行认真核对整理，转递给新单位的组织人事部门或人事档案管理工作机构。转出的档案应完整齐全，装订规整，严密包封，并加盖印章。

第十八条 转出员工人事档案时需办理转移登记手续，并填写《人事档案材料转递单》及时将回执收回。

第十九条 转递员工档案应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交员工本人自带。

第八章 附 则

第二十条 本办法由公司人力资源部负责解释。 第二十一条 本办法自下发之日起施行。

- 5 -