作者：颜文安
来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第7期
文/四川省资阳市乐至县人才交流咨询服务中心 颜文安
【摘要】随着干部人事制度的不断革新，给干部人事档案管理工作提出了与以往完全不同的课题，干部人事档案工作需要加强改革，争取适应现阶段社会的飞快发展，切实提高干部人事档案管理水平，充分发挥出干部人事档案的服务作用。
【关键词】干部人事档案管理；存在的问题；解决策略
对于政府人事而言，要想顺利地展开一系列工作，就需要管理好干部人事档案。事实上，干部人事档案更多的是记录干部的个人经历、社会关系等方面，政府部门在选拔提升公务员时，需要利用干部人事档案，并联系干部的业务能力和综合表现进行全面的考虑。干部人事档案是选用人才的主要标准，基于此，在干部人事档案管理工作的过程中，需要保证干部人事档案的完好性、真实性等不受影响，而随着有关制度的革新还有社会大环境的变化，干部人事档案工作存在诸多的问题，在新时期背景下，不能适应干部人事工作的需要。需要对其存在的问题加以详细分析，从而制定最佳的改善策略，最终实现档案管理水平的提升。
一、干部人事档案管理的主要内容
（一）收集和辨别干部人事档案材料。搜集和辨别档案材料在干部人事档案管理中，是不可忽略的工作内容和职责，在搜集期间，需要严格遵守有关政策的硬性要求来实现，搜集、审核干部档案材料、并判断是否进行存档，从而保证档案信息的可靠性和完整性不受影响。
（二）对干部人事档案实施分类。按照有关干部人事档案制定的规则，将所有的干部人事档案归纳为如自传材料、履历材料以及其它参考材料等十大类。档案管理工作非常有必要分类管理上述档案材料，随着公务员制度的日益改革和完备，日益形成诸多的新型材料，这些新型的材料需要在个人经历档案中得到展现。
（三）整理干部人事档案资源。作为档案管理人员来讲，非常有必要将搜集好的档案信息材料实施改善整理，需要根据有关条件还有规定，充分地将审核、排序还有加工等工作做好，进而有条不紊地管理好档案信息内容，并制作而成单独的案卷。
二、干部人事档案管理中存在的问题
（一）忽略了干部人事档案管理的重要性。在干部人事档案管理期间，离不开各方人员和部门的支持和配合，换言之，即档案管理人员与公务员要加强对档案管理工作的重视。但通过调查现阶段干部人事档案管理工作发现，干部人事档案部门所收到的关于部门形成的晋职等干部人事档案材料都存在着明显的滞后性，即便一些部门及时提交有关材料，档案管理人员也未在一定时间内对其实施处理，有时候会发生丢失档案材料等情况。大部分公务员忽略了干部人事档案材料的重要性，需要完善档案材料时，未及时完成所提出的条件。
（二）干部人事档案管理制度有待完善。要想确保干部人事档案管理工作的有效开展，离不开对管理制度的完善，这是保证干部人事档案管理工作标准化的重要前提。但从当前我国政府部门中的干部人事档案管理情况来看，其制度仍需进一步建立和健全，在采用档案管理时无统一的标准对其来规范。
（三）档案管理基础设施不先进，信息化程度低。通过调查研究可知，在干部人事档案管理部门中，部分干部人事档案管理条件存在着普遍落后的现象，如单位未设置独立的档案室等，再加上所在的办公地方不够大，造成档案和库房中所堆积的众多的废旧物存放在一起，其基础设施不先进。进而造成大部分干部人事档案管理工作不能有效展开，其管理工作效率有待进一步提高。
（四）档案管理混乱，档案材料不够真实和完整。公务员自身经历可通过干部人事档案得到体现，由此干部人事档案作用是否能发挥到最大，其真实性与否起到了决定性的作用。因为档案案卷材料手续有待进一步完善，和缺乏一定的真实性，所以造成干部人事档案管理作用不能有效发挥。通过研究部分干部人事档案资料可知，一些单位干部人事档案不符合规范，部分干部在填写个人经历资料时，有始无终，有的学历造假，不能提供材料证明。上述情况造成干部人事档案中存在着诸多不真实的现象，材料缺乏真实性，限制了人事档案管理工作的有效展开。
三、干部人事档案管理的改善策略
（一）扩大档案管理的宣传力度，增强档案管理认识。作为档案管理部门而言，非常有必要扩大对档案管理人员的宣传教育，增强档案管理人员的工作认识，注重和关心自己的分内工作。切实了解档案管理工作是执行党的干部路线的工作，明确档案管理是衡量干部职工晋升等不可缺少的标准，从而保证档案管理人员注重和关心自己的分内工作，以此让档案管理水平和质量得到显著的提升。除此之外，还需要扩大对公务员的宣传，利用电视、讲座等活动还有手段大范围地对档案管理的重要性进行宣传，并且还需要加强宣传有关档案管理法规以及制度等，让有关部门还有公务员切实意识到管理干部人事档案的必要性，让公务员尽可能清楚和明白选拔干部、科学使用人才的重要标准就是干部人事档案管理，进而主动配合档案管理工作的展开，提供更加完备和真实的个人材料，进而为档案管理工作提供强有力的支持，保证档案管理工作有条不紊地展开。
（二）创建完善的干部人事档案管理制度。对于干部人事档案管理部门而言，一个完备的档案管理制度是确保其工作有效展开的保证，因为干部人事档案管理工作较为繁琐，要想保证档案管理工作有序地开展，需要严格遵照有关制度来进行，从而方便做到有理有据。在创建完备的干部人事档案管理制度时，首要的就是要确定创建各项行之有效的规章制度，并严格遵照要求，科学完成档案管理工作。需要拟订出完备的档案查询制度，确定查询的范围，比如，无查询干部介绍信的一律不能查询档案，不经过同意的不能查询等。在档案的借阅规则完备期间，需要制定不同的规则，比如未经过部门有关主管领导的同意不能外借档案，在外借手续不完善时不能外借等。并且在查询还有转进等管理过程中，需要及时做好登记工作，并且具有完好的审批程序。接下来，需要按照我国公务员制度及此制度对干部人事档案管理的影响加以研究，总结并探讨出规律，并创建一套和干部人事制度革新相适应的档案管理制度，在完成制度的创
建后，需要妥善处理好档案管理中杂乱无章的情况，为档案管理的有序展开提供强有力的支持。
（三）增强干部人事档案的科学、标准化管理。第一，需要主动、及时地将所有的干部人事档案材料收集在一起。干部人事档案管理的基本工作即为搜集档案信息材料，因为政府部门干部人事档案材料的搜集工作，本身就是一项需要牵涉各个部门还有政策性极其强的工作。基于此，就需要将这些档案信息材料及时地搜集在一起。在搜集期间，需要保证档案信息的实时性不受影响，因为每个人的情况都不是固定不变的，其个人的档案信息材料需要跟随变化和发展进行相适应的更改，从而保证干部人事档案的信息和本人的信息不会存在出入。需要仔细对人事工作还有干部个人的变化发展进行察看，及时搜集信息。与此同时，档案管理人员需要和人事档案材料之间形成密不可分的关系，通过不同的手段和渠道积极将档案搜集工作做好。并且要保证所搜集的信息拥有完好性和真实性的特征。需要严格遵守干部人事档案的有关搜集规则还有范围，完好地搜集出来所有的材料和信息。将所搜集好的材料及时归入个人卷宗中，方便将干部人事档案搜集和整理工作做好做充分。第二，需要辨别干部人事档案材料，除掉虚假的，留下真实的，因为现阶段干部人事档案管理中，有些材料存在着不真实的情况，由此需要增强对信息材料的辨别，确保档案材料的真实性不受影响。需要全方位审查核定档案材料，在审查核定过程中，需要严格遵守档案材料的补充办法等有关准则来进行，针对干部人事档案中的十大类内容制定出审查核定的规范。比如，需要不间断地对干部职务晋升的情况进行详细登记，同时还包括对专业技术职称等的填写。作为档案管理人员来讲，需要一个一个核定上述这些信息，并按照种类的不同对损失的材料实施归纳，针对损失的材料一定要及时做好完善的工作。
（四）提升干部人事档案信息化管理能力。在信息化时代环境下，需要最大化对信息技术资源加以利用，将干部人事档案管理创建成以现代化为主的信息平台，从而显著提升档案管理的利用率，最终达到动态化、全面化管理的目的。能够在干部人事档案的信息化管理体制中，创建档案管理数据库，对干部人事档案的十大类内容实施较好的组合和改善，离不开档案管理人员及时搜集、审核还有处理干部所形成的材料，为干部人事档案数据库提供更加全面的信息。同时能够创建干部人事档案档案局域网，利用局域网间的互相联系，能够更好地达到共同分享档案信息资源的目的，在档案查询时，更加简单和便利。不但如此，通过信息化管理档案，能够使纸质案卷损坏的难题得到妥善解决，保证档案的长时间存放和使用。
四、总结
干部人事档案管理工作是一项繁琐、综合性非常强大的工作，作为档案管理人员而言，需要根据现阶段存在的问题还有有待改进的地方进行分析，从而方便制定切实可行的解决策略。与此同时，还需要不断提高自身的整体能力，方便较好做好档案管理工作。进而让干部人事档案管理质量和能力得到进一步提升，最大化将干部人事档案的应用作用发挥出来。
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