公文管理办法

为加强对公文的管理控制，严格运转程序，提高运转效率，保证文件的正确性、准确性、合理性，实现公文管理的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

一、收文程序及办理要求

（一）对收到的公文，由办公室文件管理员检查发文机关、发文编号、文件名称、份数、秘密等级、密封情况，确认无误后，方予签收。收文后，要按不同发文单位和文件种类，分别登记，注明名称、编号、收文日期，加贴“阅办文件批签表”后交办公室主任拟办。

（二）办公室主任填写拟办意见后由文件管理员报送处长审批。

（三）处长审批后，由文件管理员按审批意见送分管处长或相关科室批示、办理，并对文件去向做出跟踪记录。

（四）各科室要指定1名文件专管员，负责本科室文件转送和管理工作。相关科室根据领导批示做出承办意见后将文件交办公室文件管理员，办公室文件管理员应妥善保管，防止丢失。年底，按照档案法及上级有关规定进行移交和整理归档。

（五）文件管理员对所有来文要在外来文件登记表上登记清楚，递送及时，全程追踪，杜绝丢失、延误现象。

（六）办公室应对下级及不相隶属部门的来文进行审核，审核其是否应由本单位办理，其内容形式是否妥当，如有不当可由办公室主任批准退回报送单位并说明理由。

（七）办公室主任填写拟办意见及领导批办时应明确办理部门，对需要两个以上部门办理的要明确主办部门，对紧急公文应明确办理时限。

（八）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对办理有困难的应当及时说明，对不属于本单位职权范围或者存在其他问题的应当及时退回办公室并说明理由。对涉及其他部门职权的事项，主办部门要主动与有关部门协商，如有分歧，报单位领导协调裁定。

（九）办公室文件管理员应根据文件的缓急程度适时进行催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。办公室要将文件督办情况列入目标考核内容，办公室文件管理员要对各科室文件办理情况进行监督，对各科室没有按照领导批示时限和文件时限要求办结的事项做好登记，并每月将记录报安全科。

二、发文程序及办理要求

（一）各科室均可根据领导批示和所分管项目工作的实际需要起草通知、批复、决定等文件。

（二）承办人起草文件要使用发文笺，应由撰稿人按项填写清楚并签字后经科室负责人审核并签字，然后送办公室转呈。

（三）需要其它科室会签的由主办科室送达有关科室。 （四）所有正式文件必须有主管副处长的批示，经处长签字后方可发文。

（五）文稿经处长签发后，由办公室文印人员统一编号标注，

打印出文件清样，交撰稿人校对，校核无误后，按注明份数复印、盖章，填写文件发放登记表。

（六）发文由文件起草部门送达，接收人在登记表上签字，对紧急文件需要立即传真、电话通知的，要做好记录。办公室文印人员负责在《青银网站》文件发布栏目中发布。

（七）发文号一律统一为“冀高青银X字[ ]Y号”，方括号为年号，X为各发文科室的简称，Y为文件统一编号。（例如计财科发文，文号为冀高青银计财字[2007]x号）。

（八）文件发出后，承办人必须把文件原稿与留存的附件归并整理在一起，连同文件打印件一并交办公室归卷。并且“发文登记表”中登记，注明发送文件号、名称、发放时间及发送人签字。

（九）保密文件，要指定专人分管和打印，不允许其他人查看。

（十）起草文件要做到符合国家法律法规及政策规定，情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，适用正确的文种，明确主送、抄送部门。

（十一）行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（十二）单位对上、对下正式行文时采用按国家规范要求印制的文件纸；对不相隶属单位行文或发布非正式性通知时使用印有单位名称的便笺纸；处属各单位发布内部文件使用带有单位名称的信笺纸，并加盖本部门公章；向单位行文采用情况报告的形

式。

（十三）文件纸张字体要求符合《国务院公文格式》规范要求。

（十四）文件编号要连续准确，避免重编、漏编、错编，基本格式为：机关代字＋年份＋顺序号。

（十五）撰写公文按要求使用单位发文稿纸，必须用钢笔或碳素笔书写或打印，如有附表，表内文字、数码也应用钢笔或碳素笔填写。

三、公文报送程序

（一）严格公文报送程序。上报处机关的文件必须由本单位主要负责同志签发，并注明签发人、联系人及电话。凡不按要求报送的公文，一律退回原单位。保证“一个进口”。报送处里的公文除重大、紧急事件需要特殊处理外，所有文件一律按程序办理，由处办公室按公文程序运转，任何单位和部门不得直报处领导。不按程序报送公文致使工作延误的，由呈报公文的单位负责。

（二）严格行文规则。处属各单位以单位名义发文或报送处领导的情况报告、综合材料、统计数字等，必须经各单位主要负责同志审核、签字。如涉及两个以上部门的，主办部门应事先征求有关部门的意见，取得一致意见并经有关部门主要负责同志会签后方可报处机关。部门之间如有分歧意见，主办部门的负责同志要出面协调，经协商仍不能取得一致意见的，主办部门应将各方意见一并附上报送处领导定夺。

（三）提高公文办理效率。处属各单位需要请示处机关的事

项，或办理以处机关名义上报的公文，要及时做好各项前期工作，给处预留办文时间。一般事项不少于10个工作日，紧急事项不少于5个工作日，对特别紧急的事项，事先要与处办公室沟通说明。公文原则上在印发日期当天报送，紧急公文可以先发传真件，原件3日内送达。重要公文、紧急公文按要求时限及时报送。各单位要高度重视通过青银处网站文件收发栏目传送公文的接收工作，安排专人每天按时查收。一般情况下，每天分四次查收，上午9∶30、11∶30和下午2∶30、4∶30,遇有紧急重大突发事件等特殊情况下，随时查收。

（四） 确保公文报送质量。处属各单位要高度重视公文报送工作，结合工作实际进一步规范各项规章制度。要严格执行公文报送的有关规定，对报送的公文要认真审核把关，凡是不符合要求的公文一律不上报。

１、要严格区分“请示”、“报告”和“意见”文种。“请示”要一文一事，只能主送一个上级机关，不得越级请示。向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议、答复上级询问，应以“报告”形式行文。“请示”、“报告”不得混用、并用。“请示”应事前行文，“报告”一般在事后或工作过程中行文，“报告”中不能夹带请示事项。需要同时送其他单位科室的，使用抄送形式。向处机关报送“意见”时，文中应说明所提意见是供处参考还是请处审批，其中呈请处参考的意见，不再回复。

2、上报公文必须加盖公章。

3、 各单位要有专人负责收、发文的整理、存档工作。

4、进一步精简文件。从严控制发文数量。各单位办公室要加强审核把关，能口头沟通解决的，尽量不要发文。发确需发文，要尽量压缩发文数量。各单位下发文件，除重要事项外，一般不要抄报处机关。

5、 加强对公文报送工作监督检查。处属各单位、机关各科室要把做好公文起草、办理和报送工作，作为保障处机关高效协调运转的一项重要基础工作来抓，结合本单位实际，进一步建立并完善公文处理工作各项规章制度。要严格执行公文处理有关规定，对不符合规定和要求报送的公文，处办公室将一律退回报文单位，由其按规范程序重新报送。处办公室将进一步加大监督检查力度，每年年终对处属各单位报送处的公文情况下进行综合分析评比，并对公文报送工作做得较好的单位进行表彰，视情况对报送公文屡出错误的单位予以批评通报。

四、印章管理

处印章由办公室专人负责保管，使用印章必须登记，未经批准，不得私自盖章或将印章带出办公室。文件盖章时要有处长签字的清样或草稿，经签字的文件草稿留存起草文件的部门。

附件：规范公文格式说明（附件1、2、3、4） 附件1

河北省高速公路青银管理处规范公文格式说明 1、用A4纸双面面打印，左侧装订；

2、用三号仿宋标注文号和签发人；用三号楷体字标注签发人姓名

3、标题：平级文件用二号大标宋，上报文件用2号华文中宋。居中排版。标题与文头红线空两行。

4、正文：与标题之间空出一行距离，用小三号仿宋。行距视情况调整。

5、正文用3号仿宋正文中的第一级标题使用数字“一、二、三……”，；第二级以下标题用（一）、（二）………”,第三级标题可使用数字“1、2、3…”；四级标题用（1）、（2）……。

6、日期：正文的右下方应用大写字体标注成文时间，时间一般为行文机关领导人签发日期。仿宋3号字体。

7、主题词：一般由3至5个关键词组成，“主题词”用三号黑体，内容用三号宋体。

8、附件：若有附件，每一附件的首页左上角顶格注明“附件1：”、“2”等字样，附件的格式要求与正式文件正文相同。

9、抄报、抄送：“抄报、抄送”前空1个字位臵，日期后空1个字位。共印份数后空1个字位。字体用三号仿宋。 附件2

河北省高速公路青银管理处 ××收费站文件

冀青银××字„2010‟××号

★ 关于×××××××××的请示

管理处：

×××××××××××××××××××××××（正文略）

附件：1、××××××××

2、××××××××

二○一○年××月××日

（联系人：×科室□×× 联系电话：办公电话、手机）

主题词：××× ××× 请示 抄报： 抄送： 青银高速××收费站 2010年××月××日印发

（共印××份）

附件3

处属各单位文件编号格式

1、清河主线收费站：冀青银清河主线字„2010‟××号 2、清河收费站：冀青银清河字„2010‟××号 3、南宫收费站：冀青银南宫字„2010‟××号 4、新河收费站：冀青银新河字„2010‟××号 5、宁晋收费站：冀青银宁晋字„2010‟××号 6、赵县收费站：冀青银赵县字„2010‟××号 7、栾城收费站：冀青银栾城字„2010‟××号 8、窦妪收费站：冀青银窦妪字„2010‟××号 9、铜冶收费站：冀青银铜冶字„2010‟××号 10、南宫养护中心：冀青银南宫养护字„2010‟××号 11、石家庄养护中心：冀青银石家庄养护字„2010‟××号 12、清河路政大队：冀青银清河路政字„2010‟××号 13、新河路政大队：冀青银新河路政字„2010‟××号 14、石家庄路政大队：冀青银石家庄路政字„2010‟××号 15、石家庄监控调度中心：冀青银石家庄监调字„2010‟××号 16、清河监控调度中心：冀青银清河监调字„2010‟××号