当管理者面对发生行政越权的情况时，需要采取以下措施来最小化影响：
立即停止行政越权行为：首要任务是立即停止正在进行的行政越权行为，以避免进一步扩大影响。
调查核实情况：对发生行政越权的情况展开调查，了解具体情况、原因和责任人，确保对问题有充分了解。
与相关部门沟通合作：与法律部门、监管部门等相关部门积极沟通合作，寻求专业意见和支持，确保处理问题的合法性和规范性。
向上级主管报告情况：及时向上级主管报告行政越权情况，说明原因和采取的措施，接受上级领导的指导和决策。
采取纠正措施：根据调查结果和专业意见，采取必要的纠正措施，包括赔偿受损方、调整管理措施、追究责任等。
加强内部管理：加强内部管理制度建设，规范管理程序，加强员工培训和监督，防止类似问题再次发生。
与受影响方沟通：与受影响方积极沟通，解释情况、道歉并提供补偿，维护良好的企业形象和关系。
例如，某公司管理人员在未经许可的情况下擅自签署合同，导致公司面临法律纠纷。公司立即停止该行为，进行调查并向法律部门报告。公司与对方协商解决，并加强内部管理制度，提醒员工严守规定。