第一章:适用范围和主题数据
为了控制费用,加强我公司办公用品的管理,规范我公司办公用品的采购和使用,本着勤俭节约、利于工作的原则,根据我公司的实际情况,制定本规定。
第二章:办公用品采购
办公用品采购细则
第一条:原则
为控制用品规格,节约费用,所有办公用品的采购由行政部门统一负责。
第二条:办公用品的采购
根据办公用品的库存状况和消耗水平,通知行政经理确定采购数量。如果办公印刷品的版式需要调整,或者未来对某些办公用品的需求会发生变化,也应向行政经理提出。
第三条:采购规定
在办公用品库存量小或相关部门提出特殊需求的情况下,应根据最低成本原则选择直接从门店采购或订购的方式。
办公用品的采购应遵循经济、合理、适用的原则。在购买复印纸、大中型设备和用具、大宗办公用品等时,必须有两到三人参与谈判和四处采购,以确保低价格和高质量。严禁经办人收受回扣、红包、贵重礼品、受贿、索取财物。
采购订单:如果要订购的办公用品包含在各部门申请的办公用品中,申请部门还必须填写另一份采购订单,经行政部门确认后直接从相关商店订购。
行政部门必须填写订单进度控制卡根据采购订单。卡片上应注明订购日期、订购数量、单价、订购地点等
第四条购买的办公用品到货后,应根据采购清单及品种、规格、数量等进行验收,应检查数量和质量,确保没有问题。
第五条:各部门申请办公用品
原则上由公司行政管理部门统一向各部门采购、发放办公用品。如遇特殊情况,各部门可在提交《办公用品采购申请表》的前提下采购办公用品。在这种情况下,行政部门有权进行审核,并将审核结果与申请一起保存,作为审核和检查未来使用报告的依据。
第三章:办公用品的分类、领用和报废
第六条:办公用品分为易耗品、管理易耗品和管理用品。
1、耗材:铅笔、刀、胶水、胶带、别针、图钉、复写纸、标签、便笺、橡胶、夹子等
2、经营产品:剪刀、订书机、直尺、笔筒、电脑、文件夹、文件盒、文件袋、票夹、印本等
3、管理耗材:签字笔、圆珠笔、涂改液、笔记本、信封、白板笔、固体胶水等
第七条:管理与发放
1、办公用品由人事行政部统一保管,指定保管人按照公司批准的费用标准发放给用户。
2、采购人员将采购物品交保管人登记入库。保管人根据购买价格核实物品单价,计入收货部门(人)费用,并于每月底填写《办公用品使用汇总表》。
3、核实各部门办公用品费用及相关规定:
(1)、认真履行办公用品领用手续。办公用品的领用和发放应在填写《办公用品领用表》后完成。严禁先借后收的行为。
(2)、所有部门和用户的办公用品使用标准:每人每月最多可收到签字笔。保管不善、遗失的,自行负责购买。办公用品每周三统一领用,其他时间严禁领用。
(3)、批准的费用应按人员增加,按人员和费用减少。各部门费用由人事行政部根据人员变动情况进行调整。
(4)、各部门应控制和合理使用办公用品,杜绝浪费。笔记本签名笔芯、圆珠笔笔芯、胶水涂改液、计算器等办公用品重新领用时,应更换为旧的'。
(5)、办公用品的使用以月度统计和年度结算为准,截止日期为每月末和年底。人事行政部出具报表,财务部审核。超支费用从超支的年终奖金中扣除,节俭费用计入下一年度。
(6)、公司各部门按照公司批准的办公用品成本定额标准,严格控制采购和领用。保管人不得超标准发放办公用品。因工作需要需要超标准领取办公用品的,由行政经理批准。
(7)、各部门因特殊情况需要增加费用的,应当书面报告批准。经主管领导审核后,总经理应特别批准费用的增加。
(8)、调出或离职人员办理离职或交接手续时,应归还所有办公用品(一次性耗材除外)。如有不足,按价格赔偿,否则不予办理相关手续。
第八条:报废
对决定报废的办公用品进行登记,并在报废处理簿上记载报废处理的名称、价格、数量等相关事项。