1、申报各级专业技术职务任职资格人员的评审材料分为主、副两卷，并分别装入两个档案袋。主卷中的评审材料为上述第一条所列内容；副卷中的材料为学历证书、资格证书、奖励证书（荣誉证书）、论文（著)、继续教育证书、会计从业资格证书、“三龄审定表”(或学位证书等免试证明材料）及“管理人员、专业技术人员聘用解聘审批表”等原件。
2、申报人员的评审材料应装入结实的档案袋，并将“申报材料一览表”（附件3-4，注意区分申报专业技术职务与申报政工专业职务不同）、“副卷材料明细表”（附件5）分别贴在主、副卷档案袋的正面。主、副卷档案袋的底面均应标注单位、姓名及申报专业技术职务任职资格名称，格式为“开滦矿业公司采煤工程师”。
3、申报高级及委外评审中、初级专业技术职务任职资格人员主卷中的'评审材料，各单位按上述第一条所列内容及顺序排列整齐，并加装隔页纸（隔页纸按集团公司所发式样制作），由集团公司职改办负责统一装订。
申报工程技术系列中、初级专业技术职务以及政工初级专业职务任职资格人员主卷中的评审材料，除上述第一条所列的第1、2项外，其余材料由各单位按上述规定顺序整理并加装隔页纸后连同主卷的内封面“申报材料一览表”一起左侧装订。
4、任现职以来公开发表在期刊杂志上的论文复印件内容为封一、封二、封三、封四、目录、正文；著作复印件内容为封面、内容提要、目录、封底；论文在报纸上发表的，直接提交原件，要求折叠成A4规格，保证露出报刊首页、正文。
申报人员应按提交论文级别、层次的高低将有关内容填写在隔页纸“论文目录”（附件6）中。同时，还应将期刊原件、复印件目录、报纸上本人的论文题目及姓名用红笔标明，期刊原件还要将正文所在页折叠。
申报者提交的“技术报告”亦按上述要求复印和开据证明。证明必须由该项目技术负责人和时任总工程师（技术总负责人）签字并加盖单位公章。
5、职称外语（古汉语）、计算机合格证书（或成绩通知单）、政工业务考试合格证书以及实行考评结合的高级专业技术职务任职资格业务考试合格证书原件和复印件贴在《专业技术职务任职资格评审表》（《河北省思想政治工作人员专业职务评审表》）“考试成绩及答辩情况”栏内，一份贴原件，其余贴复印件。
属于免试的，应将“免试审批表”贴在此处。粘贴时需要注意：原件应夹在两页之间，由评审表左侧用两个订书钉装订紧固，复印件应用胶水粘贴紧固，严禁上侧、右侧装订、粘贴。
6、申报各级专业技术职务任职资格人员主卷中的评审材料统一使用A4规格纸。材料小于A4规格的，要贴在A4规格纸上，大于A4规格的要折叠成A4规格，折叠后应便于查阅。
7、申报者提交的各类证书、论文(著)等有关材料，各单位人事职改部门应认真查验原件，负责查验人员必须在每张复印件上签字，并加盖人事职改部门公章。各类证书原件带封皮的，上报时一律将封皮取下，只需提交证芯。
8、各单位报送材料时，应将每个人评审材料的主、副卷档案袋捆在一起，主卷每人限报1袋（个人提交的申报材料较多时，主卷中的复印件应采取正、反面复印的方式，主卷材料厚度不应超过20mm），如果副卷分装了多个档案袋，则应在每个档案袋上注明“第X袋，共X袋”。
9、各单位应将推荐参评人员按系列（专业）分职级排序后，填写《推荐评审系列级专业技术职务任职资格人员情况登记表》和《推荐评审专业技术职务任职资格人员统计表》，同时发邮件。