确定供应商大会的预算和费用分配是一个关键的管理任务，需要综合考虑多方面因素。首先，需要明确大会的规模、时长、地点、参与人数等基本信息，这些将直接影响到预算的大小。其次，需要考虑大会的主题和内容，确定需要哪些项目和服务，比如会场租赁、餐饮、交通、礼品、设备租赁等。在确定预算时，建议可以参考过往类似活动的花费情况，进行合理预估。
在费用分配方面，可以按照大会各项支出的重要性和优先级来确定分配比例。一般来说，会场租赁、餐饮、交通是大会的重要支出项目，可以优先考虑分配更多的预算。同时，也要考虑到一些意外情况的发生，保留一定的预算用于应急情况。此外，可以考虑与供应商进行谈判，争取到更有利的价格和服务，以降低整体费用。
具体操作上，可以建立一个详细的费用清单，将各项支出列出来，并估算每一项的费用。然后根据预算大小，逐一分配费用，并不断优化调整，直至整体费用符合预算要求。在实际执行过程中，要及时跟踪费用支出情况，确保不超支，同时也要留有一定的余地，以应对可能的变化和调整。
总的来说，确定供应商大会的预算和费用分配需要考虑多方面因素，细致规划、合理预算、灵活调整是关键。同时，与供应商的合作和谈判也可以为节约费用提供帮助。