一、征文主题和形式
面向材料学院全体同学，以“一封家书”为主题征集稿件。稿件的文体不限、字数不限、题目自拟。投稿分“电子版”和“纸质版”两种方式，电子版稿件发送到，纸质版稿件可以投放到我们所设稿箱中。
二、征文具体时间安排
准备工作在10月7日~8日进行，主要完成4个稿箱、3份彩喷的制作，4份宣传大海报和150份小宣传单的制作。其中，四个稿箱分别设于一校区1、3公寓，二校区3、5公寓;3份彩喷分别设于一校区1、3公寓，二校区5公寓;4份宣传海报中，有一份贴在材料学院楼内，其余3份和彩喷贴于一起。150份小宣传单将发送到材料学院各个学生宿舍，每个宿舍一份。
征稿自10月9日开始，截稿日期为10月21日，为期近两周。在此期间，《材苑》报常务机构将主要负责本学期第一期报纸的1、2版采访组稿工作，3、4版留作此次征文的专版，以刊登获奖文章。同时还须完成各班联络员的设立工作，并召开第一次联络员全会。
10月22日，由《材苑》报常务机构进行稿件的初审，将所选出的优秀稿件全部编辑为电子版，打印成册。
10月23日，将通过初审的稿件交送到评审老师处，由评审老师对这部分文章进行评分。老师的评审用时3天，于10月25日结束。
10月25日晚，由《材苑》报常务机构对老师的打分进行汇总，评出1、2、3等奖及优秀奖，写出获奖榜单4张，于次日分别张贴到一校区1、3公寓大厅，材料学院大厅，二校区阳光大厅四处。同晚，还将完成本学期第一期报纸的排版工作，于次日交付印刷厂印制样刊。
10月26~27日，购买和制作获奖证书。
10月28日进行《材苑》报样刊的校定，交由主管老师审核，次日交由印刷厂正式印制。
约在10月30~31日，发放本学期第一期《材苑》报。并由常设机构举行一次茶话会，邀请学院相关老师、评审老师及获奖选手参与，在会上颁发获奖证书。同时邀请部分获奖选手加入简报社。
三、宣传与奖励措施
为更大程度的调动同学们积极性，我们要利用好简报社立足学院，扎根团委的自身优势，多方式多途径进行宣传。
除了前面提到的彩喷海报之外，我们还希望能在团委老师与各年级辅导员老师的帮助下，通过各班班长向所在班学生宿舍发放宣传单的方式来进行传达，增加征文活动的关注度。在联络员设立之后，这些传达工作就会由联络员来完成。
奖励方面，设立1等奖1名，2等奖2名，三等奖3名，优秀奖若干，分别享受在期末综合测评中加2学分、1.5学分、1学分、0.5学分的待遇，并颁发获奖证书。获奖作品将刊登在《材苑》报上，并向《哈工大报》、《哈工大研究生》等进行推荐。
四、经费预算(单位：元)
彩喷3份
大海报4张
宣传单150份
初审优秀稿件打印
证书
约20份
获奖榜单制作
茶话会小点心准备
总计
120
60
20
25
20
60
10
50
365
五、几点问题
1、征文活动的宣传方面，特别是通过各班班长传达和方式这一部分，希望能得到老师的大力帮助。
2、稿件复审人员的确定，希望得到老师的一些指点。
3、由于征文活动周期相对较长，在各个公寓大厅做长时间宣传可能会遇到一些问题，特别是在二校区《材苑》报尚无专人负责。