文控是做什么的
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发布时间：2022-04-23 07:37
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时间：2022-06-17 19:34
01 文件控制程序 1. 目的 对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。 2. 适用范围 本公司所有文件的控制。 3. 职责 3.1. 综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件，以及其他公司级文件的编制、使用、更改；负责所有文件（包括外来文件）的标识、保管、发放、回收、作废等控制。 3.2. 各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。 3.3. 总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。 4. 管理程序 4.1. 文件编制： 4.1.1. 根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要，相关责任部门（见附表1）负责组织职责范围内文件的编写工作。 4.1.2. 各部门根据实际工作的需要增编新文件，须填写《文件编制/更改审批表》，经总经理或管理者代表或主管副总批准，方可以组织文件的编写工作。 4.2. 文件审核、批准： 4.2.1. 文件（含附件）审核，包括文件格式审核和文件内容审核两部分。文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。 4.2.2. 文件编写完成后，由编写人将文件交综合部，首先进行文件格式审核；待格式审核通过后，由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签（会签部门不少于三个）。 4.2.3. 文件审核通过后，报相应的批准人批准。 4.3. 文件发放： 4.3.1. 本公司所有文件均通过综合部发放。 4.3.2. 文件发放前，首先由文件批准人确定文件发放范围，综合部负责登记《文件发放、回收记录》。 4.3.3. 文件发放时，须由领取人签字。 4.4. 文件保管： 4.4.1. 综合部保存并填写《受控文件清单》。 4.4.2. 各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》，包括管理范围内所有正在使用的有效文件。 4.4.3. 借阅与质量环境管理体系有关的文件，应填写《文件/记录借阅、复制清单》，由综合部批准；综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。 4.4.4. 复制文件时须填写《文件/记录借阅、复制清单》，未经原文件批准人审批，不得擅自复制。 4.4.5. 未经总经理批准，公司任何文件不得外借；经批准外借的文件，由综合部登记，并督促借阅人按时归还。 4.4.6. 文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找。文件归档见ZHHK-ZH/ZD-005《文件、记录归档的有关规定》。 4.5. 文件使用： 4.5.1. 文件在使用前，须由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯，确保每位员工均能够准确了解文件的规定，必要时填写培训记录存档。 4.5.2. 各部门在使用文件过程中，发现问题应及时向综合部提出反馈。 4.5.3. 每年十二月份，综合部组织对现有质量环境管理体系文件进行检查和评审，确保相关场所使用的文件均为有效版本，并对不适宜的文件进行修改。 4.6. 文件更改、再次批准： 4.6.1. 文件需要更改时，由综合部填写《文件编制/更改审批表》，经管理者代表审核，总经理批准。 4.6.2. 文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件的更改、修订情况记录在“修改履历表”中。 4.6.3. 综合部应保存所有文件更改的记录。 4.6.4. 当公司内外部环境发生重大变化（如组织机构调整、重大质量事故发生、环境因素变更、法律法规变化等）或者管理评审要求时，由综合部组织集中修订，形成新的版本。 4.6.5. 文件更改后须再次批准，程序同原审核、批准程序。 4.7. 文件回收与作废： 4.7.1. 文件作废时，综合部须及时回收，加盖“作废”章，并填写《文件发放、回收记录》，确保各部门所使用的文件有效，并处于受控状态。 4.7.2. 发放更改后的新文件时，综合部应同时回收更改前的旧文件，加盖“作废”印章，填写《文件发放、回收记录》。 4.7.3. 收回的作废文件应及时销毁。由综合部负责人在《文件/记录销毁清单》上签字批准，两个人以上执行，并在清单中签字确认。 4.7.4. 出于正当理由而需要保留的任何无效文件，须由综合部作“保留作废”标识，和现有文件分开保存，避免误用。 4.8. 文件的编号： 4.8.1. 质量环境手册：ZHHK－ZLHJSC/△△－××××，其中： ZHHK—“中XXXXX”的汉语拼音缩写（下同）； ZLHJSC—质量环境手册的汉语拼音缩写； △△—版号； ××××—年度号。 4.8.2. 质量环境程序文件：ZHHK－ZLHJCX－××，其中： ZLHJCX—“质量环境程序”的汉语拼音缩写； ××—文件的顺序号。 4.8.3. 作业文件：ZHHK（－○○）－△△/□□－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—文件的顺序号。 4.8.4. 记录：ZHHK（－○○－□□）－JL/△△－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—“部门代码”的汉语拼音缩写； JL—“记录”的汉语拼音缩写； △△—相应质量环境程序文件的序号或QT（表示“其它”）； ×××—记录的顺序号。 4.8.5. 质量计划：ZHHK－ZLJH（－○○）－△△/□□－××× ZLJH—“质量计划”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—年度号； ×××—质量计划的顺序号。 4.8.6. 外来文件：ZHHK－WLWJ（－○○）－□□－××× WLWJ—“外来文件”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—外来文件的顺序号。 4.8.7. 部门代码： JK-技术开发部； ZH-综合部； XS-销售公司； SC-生产部； CW-财务部； FP-发泡生产部 GY-钴源辐照部 JS-加速器辐照部； CK-仓库 SG-设备管理部 4.8.8. 文件类别：GC-规程类、ZD-制度类、QT-其它类。 4.9. 外来文件的控制： 4.9.1. 各部门负责将收集并得到确认的外来文件报综合部统一编号、登记。 4.9.2. 综合部负责填写《外来文件清单》，作标识，填写《外来文件处理专用表》，经识别后再发放到相关部门使用。 4.10. 电子版文件的控制： 电子文件的管理按照ZHHK-ZH/ZD-004《电子文件的管理细则》执行。
